Как контролировать поручения?

Во многих компаниях есть проблема с организацией работы персонала. Поручения руководителей не выполняются в срок или выполняются не полностью. Из-за задержек с исполнением поручений организация теряет прибыль. Как контролировать поручения, должен знать руководитель любого уровня: от генерального директора компании до менеджеров.

Правила формулировки поручений

Поручения следует грамотно составлять. Эффективность исполнения определяется точностью донесения информации. Четкие формулировки помогают организации в управлении персоналом.

Формулируйте поручения по методу SMART. Информация должна соответствовать 5 критериям:

• Конкретность. Указание содержит ясное, точное описание результатов. Назначен работник, ответственный за реализацию. Двусмысленное толкование исполнителем недопустимо.
• Измеримость. Формулировка содержит критерии оценки результата. Контроль поручений проводится по установленным критериям.
• Достижимость. Срок выполнения указаний соответствует их сложности. Нельзя поставить заранее невыполнимое указание: это снижает мотивацию у персонала. Нельзя оставлять указания без ограничений дедлайна.
• Адекватность. Поручение руководителя соответствует компетенции работника. Запрещено ставить задачи, не относящиеся к рабочему процессу: это нарушение корпоративной этики.
• Ограниченность. Установлен срок реализации. Дедлайн соответствует важности. Заданный дедлайн не переносится. Нельзя называть дела срочными, проверяя результат 1−2 недели: снижается мотивация быстрого исполнения.

Неправильная формулировка исполнения задачи: «Срочно подготовить доклад по продажам».

Формулировка конкретного указания исполнителю по методике SMART: «Менеджеру Иванову И.И. подготовить отчетность по выполнению плана продаж за июнь по установленной форме. Сдать отчетность до 12:00 05.07.2021».

Кто должен управлять исполнением, на каких этапах?

Контроль поручений является многоуровневым процессом. Цепочка передачи поручений бывает длинной или короткой. Примеры видов цепочек по передаче ответственности:

1. Генеральный директор организации — руководитель отдела — помощник руководителя — менеджер — стажер.
2. Заказчик дизайна — менеджер креативного агентства — дизайнер.

Цепочку нет смысла рассматривать единым целым. Директор и помощник руководителя в крупных компаниях не взаимодействуют с линейным персоналом: это в компетенции менеджеров. Работа корпораций основана на пирамидальной структуре и праве делегирования.

Цепочку передачи стоит рассмотреть по звеньям: высшее руководство — руководитель среднего звена — подчиненные. Организация контроля происходит по единым принципам на всех уровнях пирамиды:

• Руководитель подразделения получает задачи высшего руководства. Формулировка задач происходит устно, по телефону, рабочей почте. Определяется срок исполнения поручения. Если поручение непонятно, он обязан выяснить детали, прежде чем передавать указание.
• Руководитель подразделения заносит новое поручение в систему контроля. Фиксирует срок выполнения. Планирует занятость подчиненных, доносит правила реализации задачи, срок исполнения. Разграничивает зоны ответственности подчиненных.
• Руководитель проводит проверку сроков исполнения поручения, качества сданной работы. Взаимодействует с персоналом, отвечает на вопросы, проводит решение проблем.
• При несоблюдении дедлайнов руководитель подразделения применяет регулирующие меры. Мотивирует сотрудников работать сверхурочно или информирует о лишении премии за просрочку.
• Руководитель составляет отчеты, доносит сведения вышестоящему начальнику. Проверка включает регулярную отчетность или отчетность по реперным точкам (часто применяются оба правила отчетности).

Этапы сдачи крупных заданий называются реперными точками. Любые реперные точки должны формулироваться по методике SMART. Проверка реперных точек позволяет не затягивать работу над долгосрочными инициативами.

Регулярные отчеты проводятся в установленное время. Например, руководитель компании может проводить еженедельные совещания по понедельникам. На совещаниях проводится обсуждение и распределение нагрузки, сбор отчетности за прошедшую неделю.

Распространенной практикой департаментов продаж является почасовая отчетность. Например, работники заполняют отчеты о выполнении дневного плана продаж в 12:00, 15:00, в конце смены. Начальник проверяет записи подчиненных, реагирует на снижение продаж, выясняет причины.

Работа удаленных сотрудников: добиваемся порядка и дисциплины

Удаленный персонал должен чувствовать присутствие начальства. Надомная работа располагает к прокрастинации, отвлечению, откладыванию дел. Контроль поручений удаленным работникам проводится дистанционно. Неправильная организация вызывает потери времени. Уменьшается мотивация персонала к продуктивному труду.

Эффективным решением для надзора за удаленной работой является установка приложений. Специальные приложения мониторят занятость персонала, передают отчетность начальству.

ТОП-5 программных решений для дисциплины контролируемых исполнителей:

Начинайте смену сбором удаленных исполнителей на видеоконференцию. Проводите совещание, чтобы обсудить итоги труда, поставить задачи на смену. Для координации действий удаленных и офисных исполнителей создавайте корпоративные чаты, документы с общим доступом

Определите правила, когда удаленные сотрудники обязаны принимать звонки, отвечать в чатах (например, с 10:00 до 18:00). Продумайте дисциплинарный протокол за просрочку, отсутствие за рабочим компьютером, игнорирование звонков и сообщений.

Инструменты контроля поручений: автоматизация процедуры

Бумажный контроль исполнения поручений неэффективен. Оформление документов, организация документооборота вызывает потерю времени. Бумаги захламляют стол исполнителя, теряются и портятся. Систему стоит организовывать в электронной форме. Компьютерная система наглядно показывает список указаний с дедлайнами.

Google документы

Для управления персоналом удобно использовать таблицы Google Docs c общим доступом. Вести онлайн-таблицу удобнее, чем заполнять файлы Excel. Число столбцов определяется спецификой деятельности компании.

Минимальный стандарт оформления столбцов:

• Порядковый номер.
• Текст: описание сути указания.
• ФИО отвечающего сотрудника.
• ФИО соисполнителей
• Установленный дедлайн.
• Дата промежуточной отчетности.

Сроки исполнения в документе фиксируются отдельным столбцом. Выполнив сортировку по сроку исполнения, дате отчетности, можно определить приоритеты. Преимущества Google документов — возможность доступа с любого устройства, бесплатная регистрация.

CRM

CRM — это программа для управления персоналом, отслеживания взаимодействий с клиентами.

Популярные CRM для контроля поручений:

• Битрикс 24
• Мегаплан
• Простой Бизнес
• Brizo.
• ClientBase

Для каждого указания начальник создает и заполняет карточку CRM. К карточке прикрепляется ответственный исполнитель, соисполнители. Подчиненные видят описание поставленного задания в учетной записи.

Сроки исполнения в документе указывает его создатель. Ответственные видят срок исполнения задачи в календаре. Некоторые CRM показывают отсчет установленного дедлайна. В документе фиксируются этапы реализации, проводится переписка сотрудников.

Trello

Система проверки исполнения Trello основана на методике Kanban. Вопросы к исполнению в Trello оформляются списками и карточками. Для каждого проекта создается отдельная доска карточек. В карточках начальник указывает промежуточные этапы, сроки исполнения поручений. Доступ к доске планирования открывается для группы специалистов. В документах можно комментировать содержимое, переписываться с коллегами.

Gantt Pro

Система проверки исполнения Gantt Pro помогает организовать взаимодействие. Интерактивная утилита позволяет мониторить реализацию поручений любой сложности. Для планирования используется вид диаграммы Ганта.

Предусмотрена разбивка целей на подзадачи, составление схемы зависимостей. Можно ставить дедлайны методом календарного планирования. Достоинством является наглядная визуализация целей и результатов.

Организация контроля поручений позволяет работать эффективно, развивать и расширять бизнес. Создание системы контроля начните правильной постановкой задач по методу SMART. Задачам присваивайте ФИО отвечающего работника, срок исполнения. Используйте системы для проверки исполнения, чтобы автоматизировать управление персоналом