Система автоматизации бизнес процессов

Современные технические решения помогают автоматизировать рутинные дела. Автоматизация позволяет быстро и качественно выполнять стандартные операции, организовать единую базу данных. Рассмотрим, как работает система автоматизации бизнес процессов, и чем она полезна для компании.

Что означает автоматизация бизнес процессов

Бизнес процесс — это цепочка последовательных действий, направленная на достижение цели. В качестве бизнес процесса может рассматриваться обслуживание клиентов, изготовление товаров, организация внутренней работы компании.

Автоматизация подразумевает передачу функций, которые ранее выполняли работники, в пользу программных алгоритмов. В результате монотонная работа осуществляется без участия человека.

Автоматизация бизнес процессов — это внедрение цифровых технологий в работу. Она ускоряет выполнение повторяющихся однотипных действий. Рутинные дела преобразуются в алгоритмы, содержащие механизмы выполнения заданий.

Для чего применяется цифровизация

Внедрение цифровизации освобождает сотрудников от выполнения однотипных задач. Система позволяет эффективно использовать рабочее время. Она создает условия для масштабирования бизнеса. Компьютеризация упрощает открытие филиалов и выход на новые рынки.

Система автоматизации бизнеса дает возможность:

• экономить рабочее время;
• вести учет движения продукции;
• регистрировать поступающие заявки;
• стандартизировать рабочие процессы;
• проверять качество обслуживания клиентов;
• заполнять бланки по шаблонам.

Компьютеризация освобождает время на стратегическое планирование, переговоры с клиентами и другие задания, которые невозможно переложить на алгоритмы. Не получится автоматизировать процессы, требующие творческого мышления и развитых коммуникативных навыков.

Способы автоматизировать бизнес процессы

Для каждой группы процессов применяются свои способы цифровизации:

Этапы внедрения новых технологий

Рассмотрим базовый алгоритм, который позволяет автоматизировать работу фирмы. Стандартная схема цифровизации включает 6 этапов, актуальных для любой сферы деятельности.

Шаг 1: Определение глобальной задачи

Работа начинается с формулировки глобальных целей. Задание определяется на основе проблем, с которыми сталкивается бизнес. Например, работники бухгалтерии могут часто ошибаться при счете и поздно сдавать отчетность. Тогда в первую очередь необходимо автоматизировать работу бухгалтерии.

Распространенной проблемой является отсутствие единой базы данных. Часть документов может храниться на компьютерах исполнителей, другая часть — на облаке, и третья часть — в бумажном виде. Автоматизация будет направлена на цифровизацию архива, перенос файлов в интернет и открытие данных для работников.

Шаг 2: Составление технического задания

Глобальную цель следует разбить на промежуточные задачи и соотнести их с процессами внутри компании. На основе списка можно подготовить техническое задание и перечислить, какие задачи должен выполнять компьютер.

Шаг 3: Выбор платформы

При выборе ПО следует ориентироваться на список задач. Для автоматизации ведения бизнеса применяется универсальное и специализированное ПО. Малый бизнес можно автоматизировать, используя бесплатные демо версии продуктов.

Шаг 4: Установка и настройка софта

Автоматизировать работу можно самостоятельно или обратиться к специалистам. Чтобы внедрить программные алгоритмы самостоятельно, потребуется много времени, но это сэкономит бюджет. Обратившись к программистам, можно быстро получить готовый функционал, но за разработку, установку и настройку софта придется заплатить.

Шаг 5: Тренинг для работников

Сотрудникам потребуется время, чтобы научиться работать с новыми процессами быстро и без ошибок. Ускорить освоение алгоритмов поможет подготовка подробных инструкций. Для обучения персонала можно использовать статьи, чек-листы и видео от разработчика софта или написать собственные инструкции.

Учебные материалы должны содержать теорию, примеры выполнения задач, типичные сложности при работе с алгоритмами. Проводить занятия удобно в форме командного тренинга и работы на онлайн тренажерах. Для проверки усвоения новых знаний организуется тестирование персонала.

Шаг 6: Корректировка ошибок

При проведении автоматизации могут быть допущены ошибки. Если после настройки алгоритмов у сотрудников прибавилось работы, требуется проверить алгоритмы и провести опрос. Проверка может выявить, что процессы настроены неправильно и при работе возникают технические сбои. Тогда нужно обратиться в поддержку для настройки и отладки софта. Если затруднения возникают из-за некомпетентности работников, нужно дополнить план тренинга и повторить учебный курс.

Средства для цифровизации процессов

Чтобы автоматизировать бизнес, можно использовать разные категории ПО. Выбирая софт, нужно проверять набор доступных инструментов и наличие бесплатной лицензии.

CRM

СРМ позволяет управлять отношениями с клиентами. Она предназначена для записи информации о каждом заказчике, координации работы менеджеров и отслеживания цикла сделок.

Установка СРМ дает возможность автоматизировать процессы:

• запись и сохранение входящих заявок;
• выполнение исходящих звонков;
• подготовка базы для email-рассылки;
• контроль над работой менеджеров;
• проведение финансового анализа.

Многие СРМ поддерживают интеграцию с площадками сквозной аналитики, инструментами email рассылок и приложениями для отслеживания и записи телефонных звонков.

ERP

ERP-системы позволяют автоматизировать управленческие процессы в компании. Они сохраняют информацию о бизнесе в единой базе. ERP синхронизирует работу подразделений: производства, логистики, отдела продаж, кадровой службы. У сотрудников появляется возможность работать с единым хранилищем данных, которое всегда будет оставаться актуальным.

Системы распределения заданий

Системы распределения заданий помогают координировать работу исполнителей над проектами. Они позволяют ставить задания, разбивать их на промежуточные этапы, назначать ответственных и контролировать сроки. Интерфейс показывает, чем заняты пользователи, и насколько загружены отделы. К лидерам рынка в области управления относятся Trello, Asana, Jira.

Бухгалтерское ПО

Специализированный софт позволяет автоматизировать работу бухгалтерии. К данной категории относится софт, выполняющий:

• ведение бухгалтерского учета согласно закону;
• автоматический расчет суммы налогов и взносов к уплате;
• заполнение договоров, счетов и прочих бланков по шаблонам;
• организацию кадрового учета и начисление зарплаты;
• учет наличия товаров на складах и в розничных магазинах.

Популярным инструментом для автоматизации бухгалтерии и ведения товарного учета является платформа 1С.

Системы управления персоналом

Решения из этой категории предназначены для хранения записей об отработанном времени. Они выполняют автоматический расчет заработной платы, учет количества свободных дней отпусков. Через некоторые программы работники могут подавать заявления на отпуск. Эта опция доступна пользователям продуктов Bamboohr и Hurma.

Как оценить эффективность

Для оценки эффективности компьютеризации подходят следующие показатели:

• Время выполнения рутинных операций. После установки софта бизнес процессы занимают меньше времени. За день работник успевает выполнить больше заданий.
• Жизненный цикл сделки: промежуток от поступления заявки до заключения сделки. После цифровизации продолжительность цикла обслуживания клиента сокращается.
• Метрики KPI. Внедрение цифровизации повышает личную эффективность. Объем продаж у каждого менеджера увеличивается.
• Число жалоб на обслуживание или число обращений в поддержку. После установки софта количество недовольных клиентов уменьшается.

Для оценки эффективности нужно выбрать показатели и сравнить значения до компьютеризации и спустя 2−3 месяца после установки софта.

Преимущества автоматизации предприятия

Система автоматизации бизнеса позволяет оптимизировать процессы и максимально уменьшить время на выполнение рутины. Применение специального софта упрощает руководство компанией и дает возможность увеличивать прибыль.

• Оптимизация бюджета. Автоматизированная компания сокращает затраты на фонд оплаты труда. Большую часть работы выполняют алгоритмы, и фирма сокращает штат.
• Устранение ошибок. При выполнении однотипных заданий сотрудники ошибаются из-за невнимательности. Ухудшение концентрации внимания происходит в связи с накопившейся усталостью. Под конец рабочего дня человек работает менее эффективно, чем утром. Но программные алгоритмы не ошибаются и не устают при обработке множества процессов.
• Экономия времени. Компьютер может выполнять несколько задач одновременно, в отличие от реального сотрудника. Алгоритм обрабатывает информацию намного быстрее человека. Работа с алгоритмами ускоряет выполнение процессов и помогает успевать больше за ограниченное время.
• Упрощение регламентов. Цифровизация бизнеса позволяет сократить и упростить должностные инструкции. С работников снимаются обязанности, которые будут выполнять алгоритмы. Элементы инструкций переносятся в настройки софта. Упрощение регламента помогает исполнителям быстрее обрабатывать заявки и обслуживать клиентов.
• Порядок в финансах. Автоматизация бухгалтерии уменьшает время на подготовку отчетности. Бухгалтеры составляют электронные отчеты. Владелец компании может в любой момент проверить документы, чтобы проанализировать финансовые процессы.
• Увеличение прозрачности. Цифровизация делает бизнес прозрачным. Руководство и сотрудники компании взаимодействуют в единой информационной системе. Исполнители видят работу коллег, что снижает вероятность конфликтов. Владелец компании оценивает результаты подчиненных и принимает управленческие решения.
• Безопасность. Автоматические системы управления обладают высоким уровнем защиты. Они защищают данные от посторонних и сохраняют конфиденциальность клиентов. Работать в системе безопаснее, чем держать файлы на персональных компьютерах.

Автоматизацию можно внедрить в работу любой компании. Наличие системы автоматизации дает возможность ускорить обслуживание клиентов и упростить управление бизнесом. Цифровизация позволяет нанимать меньше работников и экономить на зарплатах. Выполнить компьютеризацию бизнеса можно самостоятельно, либо воспользоваться услугами специалистов.