Распределенная команда – это команда сотрудников, которая работает на дистанционном формате, то есть коллектив не привязан к конкретной географической точке. Распределенный формат дает возможность найти эксперта без привязанности к определенной местности. В статье рассказываем, как создать распределенную команду пошагово, рассматриваем рабочие инструменты управления коллективом.
Что такое распределенная команда
Распределенные команды включают как минимум двух сотрудников, которые работают из разных мест. Сотрудники участвуют в проектах из разных уголков страны или даже мира. Такой формат подразумевает бесперебойную поддержку связи, стабильную работу программного обеспечения. Благодаря таким онлайн-инструментам, как видеоконференции, групповые чаты, команда может выстраивать коммуникацию на расстоянии.
Почему распределенные команды популярны в 2024
В период пандемии многие компании перешли на удаленный формат, чтобы поддерживать жизнеспособность выпускаемого продукта. Система продолжает набирать популярность по нескольким причинам.
Она дает возможность:
- Привлекать сильных работников из разных уголков мира
- Поддерживать рабочий процесс круглые сутки
- Значительно сэкономить бюджет на аренде офиса, коммунальных услугах, техническом оснащении рабочих мест
- Находить баланс между работой и личной жизнью сотрудникам
- Экономить временные и денежные затраты участников проекта на дорогу до офиса и обратно
Источник: ru.freepik.com
Как создать команду
Пошаговая инструкция, как создать эффективную команду:
- Выбирайте кандидатов, готовых к удаленному формату. Не каждый эксперт соглашается работать в домашних условиях. Система требует высокой самоорганизованности и умения пользоваться инструментами тайм-менеджмента. На первым этапе прохождения собеседования нужно уточнить этот момент.
- Поставьте конкретные цели и задачи перед сотрудниками. Выделите время на рабочие процессы и на неформальное общение. Установите четкие сроки сдачи проекта. Оформите список требований и разошлите коллегам.
- Как можно чаще пользуйтесь программами для видеосвязи. Посредством видеовстреч собеседники в реальном времени видят и слышат друг друга. Обратная связь происходит без задержек. Видеоформат создает ощущение личного присутствия, что благоприятно влияет на коммуникацию между коллегами и на общую продуктивность работы.
- Проводите планерки регулярно. Поддерживайте коллективное общение и личный формат беседы. 15 минут в день помогут проконтролировать текущую ситуацию, обозначить рабочий план. Благодаря собраниям можно узнать трудности, с которыми сталкиваются работники, выявить проблемы внутри фирмы и найти их решения.
Как наладить взаимодействие внутри команды
Прежде чем налаживать внутренние процессы коллектива, нужно выявить проблемы. Для этого организуйте общий созвон, где участники смогут поделиться своими мыслями и переживаниями по поводу работы. Проводите индивидуальные беседы для получения детальной информации, если это необходимо. Создавайте опросы на интересующие темы в общих чатах.
Для поддержания эффективного взаимодействия внутри коллектива:
- Уделяйте внимание коммуникации внутри коллектива. Проводите еженедельные созвоны для отчетности. Пользуйтесь специальными инструментами для управления проектами.
- Устанавливайте четкие роли между сотрудниками. Каждый член команды обладает своей зоной ответственности. Сотрудник должен понимать, какие задачи ему назначены и какой результат ожидает компания.
- Напоминайте об общей цели. Это помогает сплотить сотрудников между собой, вызывает доверие, минимизирует конфликты внутри рабочей среды.
- Оценивайте проделанную работу коллектива, проводите ретроспективы. Обсуждайте проблемы и находите способы их предотвращения совместно с участниками проекта.
- Поддерживайте неформальное общение между сотрудниками с помощью отдельных чатов. Дружелюбная атмосфера повышает продуктивность работы в целом.
- Оказывайте внимание и поддержку каждому участнику. Поощряйте заслуженные успехи.
Какие инструменты нужны для управления
Для успешного управления распределенной командой используют набор приложений, который справляется с разными функциями. Инструменты помогают эффективно строить коммуникацию с клиентами и сотрудниками, управлять задачами, контролировать результаты проекта.
Рассмотрим подробнее некоторые и них:
- Средства коммуникации. Для общения между участниками команды устанавливают такие приложения, как: Zoom, Microsoft Teams, Skype, Telegram. Благодаря инструментам сотрудники обмениваются сообщениями, участвуют в видеоконференциях, обсуждают проекты в реальном времени.
- Системы управления проектами нужны, чтобы планировать и осуществлять контроль за выполнением задач, устанавливать сроки и распределять ресурсы. Как правило, компании устанавливают следующие инструменты: Basecamp, Trello, Bitrix24, Jira. С помощью программного обеспечения менеджер проектов создает задачи, назначает ответственных, следит за процессом работы, контролирует сроки выполнения.
- Облачные хранилища файлов. Для совместной работы над документами, изображениями, файлами удобно пользоваться облачными сервисами. Например, OneDrive, Dropbox, Google Drive, Blomp. Облако предоставляет безопасное место для хранения информации, обмена файлами между коллегами.
- Онлайн-доски предназначены, чтобы визуализировать задачи, идеи, наглядно показывать план действий. Популярные инструменты: Miro, Stormboard, Ziteboard. На онлайн-доске пишут, рисуют, добавляют изображения, графики, видеоролики. Также доступны шаблоны под конкретные задачи.
- Программы для оценки производительности участников проекта. Таск-трекеры помогают менеджерам управлять задачами, следить за их своевременным выполнением. Выделяют такие инструменты, как Microsoft To Do, Gantt PRO, Week, RescueTime.
Как мотивировать и поддерживать сотрудников
Отсутствие мотивации сотрудников напрямую сказывается на эффективности работы компании. Нужно своевременно оказывать поддержку членам команды, уметь грамотно взаимодействовать с каждым участником, помогать находить выходы из трудных ситуаций.
Несколько способов, которые повысят мотивацию персонала даже на расстоянии:
- Воспитайте командный дух. Поддерживайте чувство причастности, несмотря на расстояние. Организуйте онлайн-мероприятия, направленные на сплоченность коллектива.
- Поддерживайте открытый диалог с сотрудниками. Делитесь целями и результатами проекта. Это позволит участникам чувствовать себя уверенными в своей работе.
- Поощряйте работников за рабочие достижения. Делитесь словами благодарности, устраивайте виртуальные церемонии награждения, чтобы продемонстрировать значимость сотрудников, ценность их стараний.
- Заботьтесь о развитии коллектива. Проводите обучающие вебинары, предоставляйте доступ к онлайн-курсам для улучшения профессиональных навыков.
- Обратная связь. Прислушивайтесь к пожеланиям участников. Корректируйте рабочий процесс, если это необходимо.
Источник: ru.freepik.com
Типичные ошибки и как их исправить
- Недостаточная коммуникация между участниками проекта приводит к нарушению сроков поставленных задач и межличностным конфликтам. Регулярно устраивайте онлайн-встречи для взаимного информирования о текущем положении дел.
- Неправильное распределение полномочий приводит к перегрузкам и снижению производительности всех участников проекта. Анализируйте навыки, профессиональный опыт каждого сотрудника.
- Отсутствие контроля над рабочими процессами. Сложно следить за выполнением задач, когда все участники находятся в разных часовых поясах. Назначьте ответственных за конкретные этапы проекта. Используйте инструменты для управления проектами. Например, Basecamp, Trello.
- Чрезмерный контроль над коллективом приводит к негативным переживаниям, демотивации сотрудников. Доверяйте команде, позволяйте коллегам самостоятельно принимать решения. Поощряйте сотрудников за успешный труд.
Главное, что нужно знать
- Распределенная команда – удаленный формат работы, при котором все участники проекта находятся в разных локациях. Общение происходит посредством онлайн-приложений. Работа в разных часовых поясах открывает новые возможности для ведения бизнеса.
- Формат удаленной работы предполагает бесперебойную работу специальных инструментов для эффективной коммуникации между членами команды.
- Распределенный формат нуждается в гибком и прозрачном методе управления. Менеджеры устанавливают четкие задачи для каждого сотрудника, контролируют их исполнение в срок.
- Для удаленного формата разрабатывают специализированные инструменты: программы для видеоконференций, управления проектами, демонстрации идей, хранения документов.
- К преимуществам формата относят экономию бюджета на аренде офисных помещений, возможность находить талантливых экспертов из разных уголков мира, гибкий график работы.
