Существуют разные методы оценки эффективности бизнеса. Один из них KPI – ключевой показатель эффективности. С его помощью можно понять, насколько продуктивно работает каждый отдельно взятый сотрудник, отдел или вся компания в целом. Рассмотрим, что такое KPI простыми словами, для чего он нужен и как правильно его рассчитать.
Что такое KPI
KPI – это ключевой показатель эффективности бизнеса. Говоря простыми словами, это показатели, к которым стремится компания. Они могут быть любыми: количество проданных единиц товара, количество клиентов, которые воспользовались услугами, подписчиков в группе и т. д. Например, для фирмы, которая производит и продает телефоны, в качестве кипиай может выступать цель продать 10 000 единиц в месяц. Расшифровка аббревиатуры KPI – Key Performance Indicator.
Key Performance Indicator помогает оценить эффективность работы. Он должен иметь не только четкие параметры измерения, но и ограничения по времени, то есть, за какой период нужно продать заданное количество единиц товара или получить определенную сумму прибыли.
KPI может выражаться в цифрах или процентах, которые показывают соотношение запланированного результата к проделанной работе. Если компания перевыполнила план, то ее кипиай превысит 100%.
Этот показатель позволяет наглядно демонстрировать успехи и неудачи и мотивировать сотрудников на лучший результат. В некоторых компаниях величина зарплаты и премии зависит от показателей KPI.
Источник: freepik.com
Для чего нужен KPI
KPI помогает компании делать следующее:
- Оценивать эффективность работы всей фирмы, каждого отдела или сотрудника.
- Контролировать качество выпускаемых товаров и предлагаемых услуг.
- Мотивировать работников лучше выполнять свою работу.
- Отслеживать ошибки и неудачные решения, чтобы своевременно исправлять и корректировать их.
- Делать прогнозы на будущее по производству товаров, продажам, клиентам и другим показателям, которые отслеживает компания.
Введение KPI способно повысить эффективность бизнеса. Однако он подходит не всем. Его нельзя внедрять в сферы, связанные с творчеством. Кипиай не подходит для оценки труда дизайнеров, художников, иллюстраторов, писателей, музыкантов, журналистов, копирайтеров и т. д. Также его нельзя использовать для профессий, которые взаимодействуют с эмоциональной сферой человека, например, психологов, психотерапевтов, социологов. Это «нелинейные» профессии, поэтому их эффективность нельзя измерить цифровыми показателями.
Также KPI неэффективно использовать в тех отделах компании, работа которых зависит от других отделов, потому что специалисты могут тормозить производительность труда другого отдела своими задержками.
Кроме того, кипиай позволяет оценивать только количественные, но никак не качественные показатели результативности. И работники компании могут начать гнаться за количеством производимых товаров и услуг, пренебрегая их качеством.
Как правильно измерить KPI
Для оценки деятельности сотрудников, отделов или компании в целом можно использовать разные показатели. Это может быть количество выпущенных единиц товара, заключенных сделок, продаж, привлеченных клиентов, и любые другие параметры, в зависимости от деятельности компании.
Чтобы понять, насколько продуктивно работает сотрудник или отдел фирмы, можно ввести такие индикаторы эффективности:
- Количество задач. Показывает, сколько рабочих задач выполняет сотрудник или отдел за определенный промежуток времени. Например, количество договоров, которые заключил торговый представитель за месяц или год.
- Доля объема работ на сотрудника. Помогает оценить продуктивность конкретного сотрудника, который выполняет одинаковую работу вместе с другими. Например, количество принятых звонков специалистами службы технической поддержки.
- Скорость выполнения задачи. Применяется, чтобы оценить, насколько быстро была выполнена работа. Например, как быстро курьер доставил заказ, или работники клининговой службы сделали уборку.
Критерии, которые наглядно демонстрируют эффективность одного бизнеса, могут совершенно не подходить для другого. Для того чтобы правильно разработать систему KPI, нужно ответить на следующие вопросы:
- Какого результата мы хотим достичь?
- Почему этот результат важен для нас?
- Как и с помощью чего мы будет измерять прогресс?
- Как мы можем влиять на результат?
- Кто отвечает за достижение желаемого результата?
- Как мы поймем, что желаемый результат достигнут?
- Как часто мы будем оценивать прогресс?
Допустим, вы хотите увеличить доход от продаж в текущем месяце. Тогда ответы на вопросы будут звучать примерно так:
- Увеличить доход от продаж на 3%.
- Достижение этой цели сделает бизнес более прибыльным.
- Измерять прогресс будем в виде динамики роста прибыли.
- Чтобы повлиять на результат, мы запустим рекламу товара.
- За результаты отвечает отдел продаж.
- Бухгалтерская отчетность покажет увеличение дохода на 3%.
- Отслеживать прогресс будем каждую неделю.
Для расчета кипиай используется специальная матрица, в которую вносят ключевые параметры:
- Вес KPI – показатель значимости индикатора для компании. Его можно выражать в виде числа или процента, где максимальное значение будет равняться 1.
- База – это базовый (самый маленький) результат, которого нужно достичь. Если реальный результат будет ниже базы, значит он равен нулю.
- Норма – это план, который обязательно нужно выполнить.
- Факт – фактический результат работы.
- Цель – это результат, к которому нужно стремиться. Цель должна превышать норму.
Индекс KPI рассчитывают по следующей формуле: ((Факт – База) / (Норма – База)) х 100%. Если результат превышает 100%, значит сотрудник, отдел или компания работает эффективно.
Например, продавец в магазине обуви продал товара на общую сумму 50 000 рублей. Его база составляет 15 000, а норма – 30 000 рублей. Вычисляем KPI по формуле: ((50 – 15) / (50 – 30)) х 100 = 175%. Расчет показал, что работа продавца эффективна, поскольку он превысил план.
Источник: freepik.com
Типичные ошибки и как их исправить
Выбрать кипиай, наиболее подходящий для оценки производительности труда, непросто, поэтому компании часто допускают типичные ошибки.
Ошибка | Как исправить |
Внедрять в каждый отдел свою систему оценивания без учета их влияния на работу друг друга и общие показатели. | Поскольку разные отделы фирмы могут тормозить работу друг друга, показатели их эффективности должны быть подобраны таким образом, чтобы промахи одного отдела не отражались на показателях другого. |
Использовать субъективные параметры, которые нельзя измерить цифрами (например, удовлетворенность клиентов работой компании). | Внедрять в систему оценок только те показатели, которые можно четко измерить. |
Объединять работников в команду, тем самым, не давая им возможности влиять на свой личный KPI. | Выстраивать работу так, чтобы KPI каждого сотрудника зависела от него самого. |
Что еще важно знать
- Введение и отладка KPI, а также создание отчетности по нему потребует дополнительных ресурсов, сил и времени, поэтому нужно определить, насколько целесообразно вводить этот показатель.
- Нужно доходчиво объяснить сотрудникам, для чего вводится этот коэффициент, какую пользу он принесет компании и им лично (бонусы, повышение зарплаты, премии). В противном случае сотрудники будут думать, что руководство просто хочет усложнить их работу ради непонятной цели или меньше платить.
- Необходимо реально оценивать возможности сотрудников, не ставить перед ними невыполнимых задач, прописывая завышенные требования в KPI.
- Недобросовестные работники могут указывать ложные результаты в отчетах, чтобы получить премию или прибавку к зарплате. Поэтому нужно следить за тем, насколько фактический результат соответствует том, что написано на бумаге.
Чтобы KPI был эффективным, его нужно периодически пересматривать и корректировать в соответствии с задачами компании.
