Система Getting Things Done или GTD разработана американским бизнес-консультантом Дэвидом Алленом. Название методики Getting Things Done переводится как «завершение начатых дел». Но перевод книги Дэвида Аллена опубликован с измененным названием: «Искусство приводить дела в порядок».
Что такое GTD?
GTD — это популярный прием тайм-менеджмента. Автор системы рекомендует записывать любую информацию о делах, а не держать в памяти. Организация планирования на внешнем носителе уменьшает когнитивную нагрузку, помогает лучше сосредоточиться на выполнении заданий.
Принципы работы
Эффективность методологии основана на четырех принципах. На первом месте находится принцип, согласно которому запоминание не является ведущим процессом. Все поступающие данные должны быть зафиксированы.
Записи подлежат задачи любой сложности и срочности, включая бытовую рутину. Это освобождает мозг от хранения избыточной информации.
Вторым принципом является наглядное перечисление заданий и действий. Записи должны легко восприниматься, когда после составления списков проходит некоторое время. Следует избегать многословия, затрудняющего восприятие заметок, и сокращений со сложной расшифровкой.
Концентрация на решении одной проблемы является третьим принципом. Планирование должно занимать ограниченное время. Рекомендуется концентрироваться на одной задаче, избегая переноса внимания на посторонние мысли.
Четвертым принципом является выделение подзадач. Лучше всего разбивать объемные планы на простые этапы. Фиксировать разделение на подзадачи можно с помощью интеллект-карты или перечисления списком. Соблюдение всех перечисленных принципов позволяет систематизировать информацию и повысить эффективность рабочего процесса.
Возможности системы
Система GTD помогает научиться планировать, избегать многозадачности и заканчивать начатые проекты. Метод позволяет больше успевать, не забывая про начатые дела и управлять стратегией достижения успеха. Предложенная технология подходит человеку любой профессии, вне зависимости от сложности выполняемых задач.
Цели применения
Система планирования Get Things Done помогает:
- Определить жизненные приоритеты.
- Планировать день, месяц, 1 год, 3−5 лет.
- Структурировать поступающие сведения.
- Определять критерии завершенности заданий.
- Заканчивать начатые дела.
- Концентрироваться на текущем проекте.
- Отслеживать прогресс по выполнению планов.
Как использовать метод GTD?
Рассмотрим схему управления заданиями по GTD. Предложенный шаблон подходит для решения задач любой сложности.
Сбор данных
Планирование начинается с выписывания запланированных дел. Проекты нужно распределить по спискам: рабочие планы, бытовая рутина, саморазвитие, семейные отношения, медицинские обследования, хобби
Далее проводится анализ каждой выписанной задачи:
- Важность: зачем выполнять.
- Срочность: когда выполнять.
- Перечень шагов (подзадачи).
- Ближайшее действие.
- Ожидаемый результат.
Для планирования подходит любой удобный документ: блокнот, файл или программа. Следует фиксировать выполненные подзадачи, записывать поступающие данные. Не стоит записывать в нескольких местах: часть записей потеряется, и эффективность планирования уменьшится.
Распределение по спискам
Рекомендуется сразу завершить задачи, на которые требуется менее 3 минут. Например, отправить электронные письма, сделать телефонные звонки, полить цветы, запустить стиральную машину.
Долгосрочные планы следует разбить на простые шаги. Для мечты «выучить английский» первым шагом будет «найти репетитора», вторым «купить учебные пособия», третьим «посетить занятия».
Действия, занимающие более 3 минут, следует отмечать в календаре. Календарь предназначен для записи действий, начало или окончание которых привязано ко времени. Лучше не вносить в календарь записи без дедлайнов.
Следует записывать планы, к выполнению которых нельзя приступить в ближайшее время. Нужно определить точные или примерные сроки начала выполнения отложенных задач. Самые важные задачи можно отметить галочками, чтобы приступить к их выполнению в первую очередь.
Делегирование неважных задач позволяет сэкономить время для важных. Рабочие задания можно передавать подчиненным. Для бытовой рутины можно нанять специалистов. Следует записывать делегированные задания в планировщик и контролировать качество работы исполнителей. без конкретики можно выделить в отдельный список. Стоит регулярно перечитывать его и вычеркивать неактуальные планы. При появлении ясности о сроках и этапах исполнения мечты можно перенести ее в рабочий календарь.
Аналитика
Составленные списки нужно проверять и корректировать. Новые планы следует сразу записывать в планировщик, чтобы записи не терялись. Стоит вычеркивать завершенные и отмененные планы. Актуальность информации сокращает затраты времени на планирование действий.
Приложения для планирования
Для GTD планирования подходят следующие сервисы:
- Gtdagenda. Управление списками происходит в режиме онлайн. Есть бесплатная версия и платное расширение функционала.
- Evernote. Программа доступна на компьютере и мобильном телефоне. Сервис позволяет быстро фиксировать поступающие задачи.
- Trello. Позволяет составлять списки заданий и отмечать этапы прогресса. К спискам задач можно подключать других пользователей сервиса.
- Smthings. Браузерная утилита для систематизации заметок. Работает без подключения к интернету.
Система GTD позволяет обрабатывать много заданий, относящихся к разным сферам. Технология помогает систематизировать данные, видеть этапы достижения поставленных целей. Следование принципам GTD избавляет от стресса, вызванного многозадачностью.
