Одна из основных должностных обязанностей менеджера – организация рабочего процесса. Она реализуется в составлении графиков, смен, создании координационных связей между отделами, филиалами и подразделениями. Чтобы успешно справляться с таймингом для сотрудников, трудовые будни управленца начинаются с планирования дня руководителя. Без четкого собственного расписания, успешно справиться с намеченными целями не получится.
Принципы правильного планирования времени
Ежедневный распорядок дня развивает самоорганизацию. Благодаря рационализации можно успеть разрешить максимальное количество задач, без проблем вписать в график отдых, прогулки или занятия спортом. Существуют методики, позволяющие гармонично распределять обязанности в течение дня:
- Айви Ли – метод, разработанный американским журналистом в 20 веке. Суть: в конце рабочего дня в ежедневник выписываются 6-10 основных дел на завтра по степени значимости. Не завершенный пункт плана переносится. Методика подходит руководителям, работающим в строгом графике. Для непредвиденных ситуаций способ не применяется.
- Выставление оценок – задачи расписываются по уровню важности и обязательности. Поручения, требующие немедленного выполнения или ограниченные по срокам, получают 3 балла, растянутые во времени проекты – 2, занятие с беспроблемным переносом и расположением в свободных окнах – 1 балл. После выставления оценок составляется сводная таблица, отображающая порядок действий на день, неделю или месяц.
- Getting Things Done – принципиально иной подход, с ключевой позицией о равнозначности целей. Дела нельзя разделять по степени превалирования, руководитель должен выполнить их все. Новая функция сразу записывается в расписание с указанием крайней даты решения.
Для разделения рабочего времени не по задачам, используются другие современные способы.
Автоматизация процессов
Метод заключается в использовании специально разработанных IT-сервисов, позволяющих рационально распределять энергию во время трудового процесса.
- Todoist – мультифункциональное приложение для ПК или ноутбука, с окошками для записи запланированных мероприятий с указанием дедлайна. К любому пункту дополнительно загружаются файлы и документы, для удобства применения организаторами занимающимся проектами или стратапами. После напоминания о сроках сдачи заказа, прикрепленный контент отправляется клиенту.
- Any.Do – голосовой помощник, составляющий список дел и распределяющий их по времени выполнения. Сервис синхронизируется с календарем и заранее уведомляет о приближающимся событии.
- Google Calendar – простое приложение с удобным интерфейсом в виде таблицы с датами. В ячейку можно добавлять комментарии и прикреплять участников, что удобно для разбивки не только собственного времени, но и организации работы внутри отдела.
- 24me – подходит для директоров по закупкам. На главном экране составляется список заданий, распределяющихся по датам. Сервис заранее предупреждает о предстоящем событии, обеспечивает возможность привязки карты и оплаты покупки, что особенно важно при совершении торговых сделок.
Многозадачность
На день можно запланировать сколько угодно дел, но решить больше 9 крупных вопросов сложно. Метод рационального использования времени строится на сокращении всех рабочих мероприятий: выделяют 3 особо важные цели (решение потребуется сегодня), 3 средние, дополняющих основные, и 3 мелкие, укладывающиеся в свободное время между центральными заданиями. Небольшие поручения можно перенести или отложить, а главные обязательно выполнять ежедневно.
Техника Pomodoro
Поминутное расписывание рабочего дня: 25 минут интенсивной деятельности с максимальной концентрацией внимания, затем 5-минутный отдых, и так 4 периода. После завершения четвертого цикла работы в таком режиме делается длительный перерыв в 20 минут, и так по кругу. Преимущества метода – профилактика переутомления, уменьшение действия отвлекающих факторов (заниматься сторонними делами разрешается только во время отдыха), повышение производительности и быстроты сдачи проектов.
Принцип 10 минут
На неважное задание, рекомендуется выделять хотя бы 10 минут времени ежедневно без внесения в планировочные диаграммы, тогда постепенно задача будет разрешена без прописывания ее в основной график рабочего тайминга.
Энергетическое распределение и делигирование полномочий
Если часть функций можно распределить между подчиненными с меньшей загруженностью, то стоит воспользоваться этой возможностью. Проконтролировать качество результата и внести корректировки проще, чем выполнять все задание самостоятельно. Оставшиеся дела классифицируются по трудозатратам. Рекомендуется начинать день с самого сложного и трудоемкого процесса, а затем переходить к более легким задачам.
Правила повышения личной эффективности
- Визуализация. Список дел прописывается на бумаге или в электронном виде. Наглядность помогает лучше ориентироваться в распорядке и вносить незапланированные изменения.
- Крупные проекты разбиваются на мелкие подзадачи, выполняющиеся в логической последовательности.
- Сделанное задание вычеркивается. Наблюдение за уменьшением списка дел, создает дополнительную мотивацию для достижения поставленных целей.
- Педантичность в организации рабочего процесса. Комфортное расположение нужных для трудовой деятельности вещей и инструментов экономит время на их поиск и сокращает длительность выполнения задания.
- Достижение оптимального рабочего ритма. Медленное продвижение должностных обязанностей в начале, может привести к напряженной работе перед сроком сдачи заказа. Такой ритм создает повышенное психоэмоциональное напряжение, требует затраты большого количества физических ресурсов, заставляет человека находится в стрессовой ситуации. Если сразу равномерно распределить нагрузку на весь период выполнения проекта, этого можно избежать.
Планирование на профессиональном уровне
Эффективно организовывать рабочее время руководителя помогает прохождение специальных курсов, обучающих правильному и рациональному таймингу. В академии «Синергия» разработана отдельная образовательная программа – Project-менеджер. Она позволяет обычным управленцам перейти на качественно новый уровень работы, связанной со структурированием, ведением и конечной презентацией проектов. Специалист не только руководит подчиненными, он занимается подбором подходящих кадров, проводит личные собеседования и переговоры с подрядчиками, координирует деятельность отделов, вовлеченных в выполнение заказа. Такой подход позволяет сдавать проекты в строго оговоренные сроки.
Обучение дистанционное с использованием онлайн-образовательных платформ и открытым доступом к лекциям через личный кабинет. Формат позволяет совмещать учебу с основной трудовой деятельностью и личными делами, слушать теоритический материал и выполнять практические задания в свободное время. Длительность курса 6 месяцев.
Образовательная программа подходит для новичков в сфере менеджмента, желающих получить востребованную высокооплачиваемую профессию, и для специалистов из смежных дисциплин, которым организаторские качества и грамотное руководство требуется для максимально успешного выполнения должностных обязанностей (маркетологи, руководители отделов, частные предприниматели).
Список профессиональных компетенций менеджера
- Построение маркетинговых стратегий;
- Анализ конкурентов, мониторинг рынка и ценовой ниши;
- Разрешение споров и конфликтных ситуаций;
- Использование анкетирования и тестирования для анализа целевой аудитории и качества работы;
- Выстраивание коммуникационных связей между подразделениями;
- Тайм-менеджмент.
Программа обучения включает 7 основных модулей: введение в специальность, теория и практика управления продуктом, маркетинговая аналитика, методы и способы управления проектами, дизайн, проработка профессиональных обязанностей продакт-специалиста, расчет бюджета.
Обучение проводится в 4 этапа:
- Изучение теории. Материал доступен на дистанционных образовательных платформах в виде презентаций и видеолекций.
- Решение практических кейсов. После пройденной темы слушатель получает домашнее задание, которое в дальнейшем используется для составления портфолио.
- Получение оценки и корректировка недочетов от тьютора. Куратор проверяет точность и качество предоставленного материала, дает рекомендации по улучшению результата.
- Защита диплома. Выполнение большого итогового проекта, в качестве дипломной работы.
Студентов сопровождает персональный куратор (аккаунт-менеджер), отвечающий за адаптацию и круглосуточную техническую поддержку.
При академии функционирует «Центр развития карьеры», помогающий составить резюме и портфолио из домашних проектов, подготовиться к собеседованию, подобрать вакансию среди предложений компаний-партнеров.
Планирование дня руководителя и грамотное распределение рабочего времени – залог успеха любой деятельности, поэтому project-менеджеры востребованы во всех отраслях и сферах общественной деятельности. Без рационального распределения трудно добиться высоких результатов, подняться по карьерной лестнице или обойти конкурентов.
