Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это комбинированные техники планирования времени и управления им с учетом рационального распределения трудоресурсов и затратности. По сути, техники заставляют выработать самоорганизованность и ответственность за свою жизнь и профессиональную деятельность. Чтобы экономить время и ресурсы, каждому стоит разобраться, что такое тайм-менеджмент и каким принципам стоит следовать, чтобы все успевать.

Принципы тайм-менеджмента

Основные принципы управления, позволяющие планировать рациональное распределение времени, делятся на 3 большие группы

Приоритизация

В рамках тайм-менеджмента все задачи разделяются по уровню важности и значимости с учетом личных целей и характеристик. Основные критерии, учитываемые при применении принципа приоритизации

• Срочность;
• Ограниченность сроков исполнения;
• Сложность;
• Важность;
• Значимость в общем плане.

Навык оптимизированной оценки задач и аналитики перед началом выполнения работы помогает не только менеджерам, но и обычным людям успеть всё

Планирование

Разбор задачи на отдельные этапы и комплексный анализ плана выполнения каждой ступени.

В рамках тайм-менеджмента учитывается:

• Что нужно сделать;
• В какой последовательности;
• За какое время.

Данный принцип также включает делегирование полномочий, а также ручной и автоматизированный контроль качества шагов.

Структурирование

После детализации задачи наступает этап действий. Включается динамический контроль завершения подзадач и оценка итогов

В структурировании помогает использование современных онлайн-сервисов и приложений в формате дашбордов и планировщиков задач:

• SingularityApp;
• TickTick;
• Todoist;
• Any.Do;
• Weeek;
• Remember The Milk;
• Microsoft To Do;
• Хаос-контроль;
• Google Tasks;
• EverNote;
• To Do Reminder;
• Bear;
• MyLifeOrganized;
• ЛидерТаск.

В функционал приложений и ресурсов должны входить следующие опции:

• Администрирование;
• Импорт и экспорт данных;
• Многопользовательский доступ;
• API;
• Отчетность;
• Автоматизированная аналитика изменений в процессах.

Следуя данным принципам, вы научитесь использовать тайм-менеджмент в обычной жизни и сможете включить данный навык в перечень личных soft skills

Мотивация

Отсутствие целеустремленности и заинтересованности существенно снижает качество и эффективность тайм-менеджмента.

Причины возникающих сложностей:

• Осознание того, что дело бессмысленное и ненужное;
• Восприятие задачи как несрочной;
• Подключение отрицательных эмоций;
• Отсутствие нужных навыков и знаний;
• Отвлечение на сопутствующие дела.

Лучший способ — изменить подход. Заняться самообучением, создать комфортную окружающую обстановку, мысленно хвалить себя за каждый выполненный этап работы.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент помогает:

• Распределять свободное время;
• Планировать и прогнозировать деятельность;
• Организовывать рабочий процесс;
• Грамотно управлять имеющимися материальными и нематериальными ресурсами;
• Делегировать полномочия;
• Оптимизированно решать сложные и многокомпонентные задачи;
• Стать универсальным специалистом, умеющим подстраиваться под изменяющиеся внешние условия;
• Развить многозадачность;
• Следовать планам;
• Снизить уровень стресса и эмоционального напряжения, связанного с дедлайном;
• Гармонично контролировать выполнение промежуточных задач;
• Освоить расстановку с учетом системы приоритетов;
• Успевать больше за одинаковый промежуток времени;
• Развиваться в профессии, творчестве и хобби;
• Получать максимально возможные результаты;
• Отдыхать и предотвращать выгорание.

Владея навыками тайм-менеджмента, вы успеете сделать все, что запланировали и оставить время на менее важные, но приятные личные дела.

Техники тайм-менеджмента

Методика Ника Улигана

Включает одно правило — планировать все дела и задачи с вечера. В конце рабочего дня проще подводить итоги и составлять план действий на завтра.

Преимущества:

• Оптимизация времени;
• Оценка реальной нагрузки на день;
• Нивелирование утренней спешки;
• Возможность заранее подготовиться к сложным делам;
• Учет всей имеющейся информации.

В качестве инструментов используются календари, печатные или электронные записные книжки, заметки

Техника Эйзенхауэра

Методика разбивки задач на 4 группы по уровням приоритетности, разработанная Стивеном Кови. Автор метода — профессиональный бизнес-коуч и консультант, знающий, как ценно время и насколько дорого оно стоит. Матрица Эйзенхауэра предлагает разделение дел по срочности:

• Важные и срочные — делаются в первую очередь без промедлений;
• Важные несрочные — откладываются с учетом заявленного времени выполнения;
• Срочные неважные — выносятся на перерыв и отдых между основной работой;
• Несрочные неважные — не включаются в проект, выполняются по мере возможности.

С помощью данного метода тайм-менеджмента легко составить эффективное расписание с учетом всех имеющихся задач.

Метод ABCDE

Система планирования, разделяющая дела по группам приоритетов. А — самые срочные задачи, требующие внимания и качественного выполнения. Внутри подгруппы используется дополнительное деление на подзадачи А1, А2, А3. Метод чаще всего применяется в профессиональном тайм-менеджменте и помогает планировать трудовой процесс и управление.

Принцип Парето

Правило Парето гласит — чтобы сделать 80% основной работы, можно затратить всего 20% усилий. Согласно данному методу тайм-менеджмента, необходимо проанализировать:

• Сложность задачи;
• Время для достижения результата;
• Мотивацию;
• Личную заинтересованность;
• Позитивность отношения к работе.

Начинать стоит с важных, не сильно долгих дел и интересных пунктов плана. Тогда трудовой процесс будет приносить максимум положительных эмоций. За счет оптимизации расходования времени проект будет выполняться быстрее.

Pomodoro

Техника, созданная Франческо Чирилло, помогающая разделить время работы на труд и отдых с позиции полезности.

Основные моменты:

• 25 минут уделяется сконцентрированным действиям для решения поставленной задачи;
• Отдых — 3 минуты.

алее следует повторение цикла. Через 4 круга рекомендуется сделать пролонгированный перерыв в 15−20 минут. Специально под данный метод было создано авторское приложение-таймер Tomato Timer, помогающее в организации рабочего процесса напоминаниями.

Другой вариант разделения времени на интервалы и короткие промежутки — 18 минут Питера Брегмана. Алгоритм действий в рамках данного метода тайм-менеджмента:

• Утром 5 минут отвести на внимательное и аккуратное планирование дел;
• 1 минуту из часа анализировать, правильно ли использовалось время за этот период;
• 5 минут после работы выделить на аналитику и составление отчета по продуктивности.

Способ Брегмана лучше подходит для управления работой подчиненных и ее организации.

GTD (Getting Things Done)

Метод, основанный на обязательном доведении дел до конца. Автор — Дэвид Аллен

Основные шаги:

• Бумаги, записки, стикеры, наводящие хаос на рабочем месте и создающие эффект дезорганизации, систематизировать и перенести в электронный или письменный формат;;
• Просматривать полученную информацию несколько раз за день, учитывать время на выполнение дела;
• Упорядочить задачи;
• Составить иерархическую систему с распределением дел по датам в календаре;
• Обязательно выполнять ежедневный план.

Метод действует на организацию работы и тренирует навык общей самоорганизованности. Способ рекомендуется объединить с таймбоксингом — установкой дедлайнов по каждому делу.

POSEC

Метод тайм-менеджмента, напоминающий пирамиду потребностей Маслоу. Пункты плана и распределения времени на дела:

• Приоритетная расстановка задач;
• Организация и рационализация ежедневных дел;
• Оптимизация времени и упрощение сложных и многоэтапных задач;
• Вычеркивание срочных и неважных пунктов, отвлекающих от основной работы;
• Перенос «на потом» дел, не приносящих общественную пользу.

Метод POSEC дополняет сортировка. Начальное разделение целей и задач на дела, требующие немедленного выполнения, с переносом и пустую трату времени и сил.

Хотя бы N минут

Метод менеджмента, позволяющий проработать прокрастинацию. Способ помогает выполнить дела, вызывающие негативные эмоции. Когда делать работу не хочется, стоит уговорить себя потратить на выполнение 5 — 15 минут, оставляя возможность передумать доводить начатое до конца. Такая психологическая методика позволяет создать более комфортные условия труда, убрать фактор принуждения и увеличить чувство личного контроля над ситуацией, вызывающего положительный психоэмоциональный отклик.

Поедание «лягушки»

Метод тайм-менеджмента, разработанный коучем Брайаном Трейси. Каждое утро предлагается выделять время на «поедание лягушки» — выполнение самого сложного и неприятного дела за день. После пробуждения мозг меньше загружен сопутствующей информацией, отдохнувший организм готов к работе и выполнить задуманное легче. Когда трудное задание решено, остальные дела кажутся легкими и реализуются на позитивной волне.

Сделайте это завтра

Автор метода, расписанного в целую книгу, Марк Форстер, предлагает не делать срочные и важные дела сразу, а перенести их на завтра. Человек составляет закрытые списки заданий с невозможностью корректировки запланированных пунктов. Новую цель разрешается записать только в план следующего дня. Метод помогает создать четкую систему планирования с учетом имеющейся информации и не смещать фокус дел при изменении внешних факторов. С помощью метода Форстера уменьшается стресс и психоэмоциональное напряжение, формируется чувство тотального контроля и спокойствия.

Одна задача в один промежуток времени

Ученые из университета Стенфорда утверждают, что многозадачность мешает. По данным эксперимента, выполнение ряда интеллектуальных процессов одновременно снижает качество каждого. При одновременном разговоре по телефону и внесении данных в таблицы на ПК или ноутбуке уменьшается восприятие и запоминание услышанных слов, увеличивается количество ошибок. Рекомендуется выделить время на выполнение одного задания и не отвлекаться до завершения работы.

Zero Inbox

Метод «пустой папки „Входящие“». Во время трудового дня все письма, приходящие на электронную почту, обязательно отслеживаются и сортируются:

• Удаляется лишнее и спам;
• Важная информация переносится в документы;
• На вопросы и заявки формируются ответы.

Таким способом закрывается большое количество рутинных ежедневных заданий.

Хронометраж

Кропотливое заполнение дневника с учетом всего затраченного за день времени в течение недели. После внесения сведений проводится анализ, помогающий оптимизировать деятельность.

Канбан

Визуализация рабочего процесса и заданий в табличном формате печатных или электронных планеров. Улучшает контроль и системность.

Интеллект-карты

Метод создания дерева заданий с учетом ответвлений на сторонние и сопутствующие процессы. Визуализация способствует лучшему восприятию данных и составлению алгоритма действий.

Следуя эффективным техникам и методикам тайм-менеджмента, вы успеваете управлять всеми задачами, оптимизировано распределять имеющееся время, сделать все, что запланировано, с учетом рисков срыва из-за возникающих изменений внешних условий.