Усложнение бизнес-процессов требует эффективных инструментов управления данными. В качества такого инструмента можно использовать базы данных в таблице Excel. Рассмотрим, для чего нужны БД, чем они удобны и как создать базу данных в Excel.
Зачем нужна база данных в Excel
База данных — один из основных инструментов для хранения и обработки данных. Программа MS Excel имеет широкий функционал, поэтому считается одним из лучших инструментов для создания БД. По сути, база данных — это упорядоченный определенным образом набор информации, которая хранится в одном месте. Данные, хранящиеся в такой базе, можно легко найти, скопировать или отредактировать.
Есть приложения, разработанные специально для создания базы данных, однако они не получили такого распространения, как таблицы Excel.
Excel имеет следующие преимущества перед другими программами:
- Один из самых простых и доступных инструментов для работы с данными. Работа в Excel не требует специального обучения или навыков программирования и подходит даже новичкам.
- Позволяет работать с различными типами данных (текст, числа, даты
и т. д. ) В таблицах можно хранить любую необходимую информацию. - В отличие от других систем управления базами данных, Excel дает возможность легко менять структуру таблицы, добавлять новые поля и удалять ненужные.
Программа позволяет вести базу клиентов, сотрудников, продаж
Как создать базу данных в Excel: пошаговая инструкция
База данных в Эксель представляет собой обычную таблицу с информацией. Она состоит из строк, в которые вписаны данные, и столбцов — полей базы. Каждое поле имеет свое название. Оно показывает, какую информацию содержит тот ли иной столбец. При создании электронных табличных баз данных нужно заполнять все строки поочередно, не оставляя пустых ячеек. В противном случае база не будет считаться единым объектом и управлять ей будет сложно.
Давайте разберемся с процессом создания базы данных в Excel на практике. Возьмем для примера информацию о продаже автомобилей.
Шаг 1
Сначала нужно построить таблицу. Открываем программу Excel и вводим названия заголовков столбцов. У нас будут такие заголовки:
- «Менеджер»
- «Дата продажи»
- «Марка, модель»
- «Цвет»
- «Год выпуска»
- «Объем двигателя, л»
- «Цена, руб.»
Выделяем заголовки цветом, чтобы они визуально отличались от основного текста, который будет находиться в ячейках ниже.
Шаг 2
В каждый столбец вписываем соответствующие данные. В поле «Менеджер» вносим фамилии менеджеров по продажам автомобилей, в поле «Дата продажи» — число, когда была продана та или иная машина, и таким образом заполняем каждый столбец.
При составлении таблицы нужно придерживаться единого стиля. Например, все фамилии пишем в таком формате: «Козлов И. П.» Внимательно следим, чтобы все пробелы и точки были проставлены одинаково. Если записать одну или несколько фамилий в другом формате, например, «Козлов Игорь Петрович», то база данных будет выдавать ошибку при поиске. Поэтому важно придерживаться единой формы написания.
Шаг 3
Проверим, соответствует ли формат ячеек вписанным в них данным. Изначально все ячейки имеют одинаковый формат. Его можно изменять по своему желанию. В нашем примере столбцы с фамилиями, маркой и цветом авто имеют текстовый формат. Столбец с датами продаж имеет формат даты. Столбцы с годом выпуска и объемом двигателя записаны в числовом формате, а поле с ценой — в финансовом.
Чтобы изменить формат, наведем курсор на нужное нам поле и нажмем правую кнопку мыши. Откроется окошко с опциями. Выбираем опцию «Формат ячеек».
Опция предлагает список форматов. В открывшемся окошке выбираем необходимый и настраиваем его. Допустим, нам нужно настроить формат цены. Выбираем «Финансовый», обозначаем отображение числа без десятичных знаков и убираем обозначение значка рубля ₽, потому что он нам не нужен.
Шаг 4
Теперь нам нужно присвоить базе данных имя, чтобы мы легко могли найти ее среди других файлов. Для этого выделяем все столбцы и строки таблицы, в том числе и заголовки, и нажимаем правую кнопку мыши. Открывается окошко с опциями. Выбираем в этом окошке опцию «Имя диапазона».
После выбора нужной опции откроется окошко с полями. В поле «Имя» вписываем имя нашей базы. Допустим, она у нас будет называться БД1. Название вводим без пробелов.
Теперь нажимаем в окошке «Ок», и база данных готова. Теперь в ней содержатся все необходимые сведения.
Шаг 5
Теперь попробуем что-нибудь изменить в базе данных. Например, отфильтровать записи, чтобы база из всего объема данных показывала то, что требуется в текущий момент. Например, отфильтруем продажи одного менеджера из списка.
Для этого выберем любую ячейку в таблице и нажмем левой кнопкой мыши на вкладку «Данные», которая расположена на верхней панели таблицы. Выбираем в этой кладке опцию «Фильтры».
После этого в ячейках с заголовками полей появляются стрелочки. Нажимаем на стрелочку в столбце «Менеджер», ставим галочку напротив нужной фамилии (в нашем случае это будет Тригубова М.) и нажимаем кнопку «Применить фильтр».
Теперь в базе отображаются продажи одного менеджера. А возле стрелки в заголовке поля появился значок, который означает, что фильтрация применена. Если необходимо убрать фильтрацию, достаточно нажать на этот значок и выбрать опцию «Очистить фильтр».
По такому же принципу можно отфильтровать любое поле базы данных.
Шаг 6
Также можно упорядочить данные в базе, чтобы ей удобно было пользоваться (по алфавиту, по датам
Открывается окошко с параметрами сортировки. Выбираем «От старых к новым» и подтверждаем кнопкой «ОК».
Сортировка применилась. Теперь все продажи менеджера автоматически выстроились в хронологическом порядке.
Таким образом можно сортировать и упорядочивать всю информацию в базе данных в любом удобном порядке.
Главное о базах данных в Excel
- Электронные таблицы Excel — это один из самых доступных и удобных инструментов для создания простейших баз данных.
- В БД Excel можно вносить данные любого формата (текстовые, числовые, финансовые
и т. д. ) и упорядочивать их по своему желанию. - Таблицы Эксель позволяют легко менять и редактировать базу, удалять ненужные сведения и добавлять актуальные.
