У многих руководителей и специалистов есть проблемы с планированием проектов. Это приводит к переработкам или к потере прибыли компании. Научиться планировать время, соблюдать сроки поможет инструмент диаграмма Ганта — что это такое, вы узнаете, прочитав статью.
Диаграмма Ганта: характеристики
Диаграмма Ганта — это график, на котором по вертикальной оси перечислены задачи проекта, по горизонтальной оси указана срочность выполнения. Чем ближе дедлайн, тем выше будет позиция задачи в столбце.
График проектов Ганта выглядит как последовательность горизонтальных цветных линий. Схема дает представление о сроках выполнения проекта. Цвета линий могут показывать срочность задач или сферу, к которой относится задание. Ключевые даты выполнения проекта называют вехами.
У популярной технологии есть недостаток. В системе не предусмотрено ранжирование задач по сложности, по количеству ресурсов, необходимых для выполнения. На сложность задачи косвенно указывает время, выделенное на исполнение поручения.
Для чего можно строить диаграммы?
Инструмент диаграмма Ганта применяется для тайм-менеджмента. Система будет полезна всем исполнителям, которые должны сдавать проекты в определенное время. Линейные сотрудники и фрилансеры могут планировать с ее помощью рабочий процесс.
Руководители могут следить за темпом работы подчиненных, контролировать исполнение задач. Используя наглядную схему, менеджеры по обслуживанию клиентов могут рассказывать об этапах и продолжительности выполнения заказов.
Порядок действий для составления графика
Планировать по Ганту можно на месяц, квартал, полгода. Этот метод не подходит для управления проектами длительностью несколько лет. Не подходит он и для управления крупными проектами с большим числом задач. Диаграмма получится громоздкой, потеряет наглядность. Пользоваться информацией будет неудобно.
Процесс составления диаграммы на бумаге:
- Первым делом определите список задач проекта.
- Запишите задачи по мере убывания срочности.
- Проставьте даты в первой строке.
- Назначьте даты начала выполнения, дедлайны заданий.
- Соедините линиями даты начала и даты окончания.
Внимание:
Указывайте реалистичные даты. Учитывайте сложность процесса, бюджет на выполнение задания.
Инструменты для создания диаграммы Ганта
Строить диаграмму рекомендуется в электронном виде. Сервисы упрощают построение графика. Электронную схему можно рассылать команде по электронной почте или открыть онлайн доступ на облаке. Электронный файл можно быстро исправить при изменении условий работы.
LibreOffice Calc
Бесплатный аналог Microsoft Excel, где создание графика Ганта потребует намного меньше шагов, чем в оригинальной программе.
Алгоритм разработки диаграммы:
- Создайте первую таблицу с колонками: задание, дата начала, время выполнения в днях.
- Выделите заполненные ячейки, исключив первую строку с заголовками.
- Выберите функции меню: «Вставка» — «Диаграмма» — «Линейчатая с накоплением».
- Откройте вкладку «Масштабирование». Выберите способ «В обратном направлении».
- Выберите способ отображения даты во вкладке меню «Числа».
- Во вкладке «Масштабирование» снимите галочки «Автоматически» с основного интервала, максимума, минимума. Вручную задайте ширину указанных полей. Чем меньше значения, тем компактнее будет изображение.
- Чтобы убрать лишние линии, сделайте ход «Формат рядов данных» — «Области» — «Нет».
Получится наглядный материал, где линии выделены одним цветом.
Google Docs
В Google таблицах нет шаблона для системы Ганта. Но создать диаграмму возможно, используя простой функционал:
- Запишите даты в первую строчку.
- Перечислите задания в левой колонке.
- Выберите заливку пустых полей: от даты начала до даты завершения. Получатся цветные полосы.
- При необходимости откройте доступ коллегам.
Преимуществом Google таблиц является коллективный доступ, простое редактирование файла.
GANTTPRO
GANTTPRO — эффективное приложение для составления графиков Ганта. Работать с ним проще, чем с табличными редакторами. Утилита платная с демо-периодом 2 недели.
GANTTPRO не только строит диаграммы, но и содержит контролирующие функции:
- Управление разными проектами команды.
- Простое редактирование названий и сроков задач.
- Возможность создавать зависимости между частями системы.
- Составление расписания работы исполнителей.
- Возможность легко задавать часовую ставку.
- Контроль стоимости выполнения проекта
После установки программа предложит заполнить анкету, чтобы предложить набор шаблонов для составления диаграммы.
Систему Ганта можно применять не только для рабочих целей. Диаграмма — это инструмент универсальный. Можно использовать его для организации ремонта квартиры, для планирования отпуска. Научитесь визуализировать задачи по Ганту, и у вас не будет проблем с долгосрочными планами.
