Как перевести сотрудника на удаленку: пошаговый гид

Удаленная работа — это режим, при котором сотрудники выполняют профессиональный обязанности за пределами офиса. Благодаря такому формату открываются новые возможности для бизнеса, что положительно сказывается на его развитии. В статье рассказываем, как перевести сотрудника на дистанционную работу, плюсы и минусы дистанта, в каких случаях переход необходим и как происходит увольнение на удаленке.

Что такое дистанционная работа

Дистанционной работой называют такой формат трудовой деятельности, который не привязан к месту нахождения работодателя. Удаленщику подходит любая локация, где есть доступ в интернет для связи с руководством и коллегами. Этот вид организации труда набирает популярность благодаря развитию технологий и возможности взаимодействовать с участниками проекта без необходимости физического присутствия.

В отличие от традиционной модели, удаленка предполагает выполнение рабочих задач из дома, кафе, коворкинга. Сотрудник самостоятельно выбирает удобное расположение и пространство.

Существует три главных вида удаленной работы:

• На постоянной основе — распространяется на весь период договора
• Временный период — действует до полугода
• Комбинированный — сочетает офисный формат с удаленным поочередно, сроки прописываются в контракте

Кого можно перевести на дистанционную работу

При переводе сотрудников на дистанционный формат нужно учитывать специфику профессии. Универсального запрета на перевод конкретных специальностей нет. Однако переход не должен противоречить главному положению. Это не должно мешать выполнению прямых обязанностей. Есть профессии, которые требуют личного присутствия. Например, онлайн-формат недоступен для врачей, работникам производства, упаковщикам, водителям, строителям.

Чаще всего удаленка распространяется на офисную деятельность, которая включает цифровой труд. Работа на дому широко популярна в следующих сферах:

• Информационные технологии
• СМИ
• Маркетинг
• Дизайн
• Финансы
• Менеджмент

Условия труда сохраняются при переводе из офиса. Компания обязана обеспечить оплату переработок, компенсировать больничный. Удаленщикам также полагается ежегодный оплачиваемый отпуск.

В каких случаях стоит переводить работника

Перевод работников допускается только в случае согласия обеих сторон. Работодатель не имеет права переводить участников команды на удаленку без их подтверждения. При отрицательном ответе фирма сохраняет место в офисе или прощается с работником.

Исключением служат непредвиденные обстоятельства. К ним относят: природные катаклизмы, стихийные бедствия, аварийные ситуации, пандемии. В таких случаях удаленный формат становится вынужденной мерой, имеет силу на период действия чрезвычайного положения. Экстренный перевод осуществляется по двум причинам:

• Жизнь сотрудников находится под угрозой
• Правительство принимает решение о переходе

Как перевести сотрудника на удалёнку

Переход на удаленку осуществляется по инициативе работника или организации, либо по причине возникновений чрезвычайных ситуацй.

Какие документы подготовить при организации удаленной работы

.Базовый пакет документов при трудоустройстве на дистанционную работу:

• Паспорт
• ИНН
• СНИЛС
• Диплом о среднем или высшем профессиональном образовании или аттестат
• Трудовую книжку
• Военный билет, если есть
• Банковские реквизиты

Список необходимой документации варьируется в зависимости от условий сделки и положения сотрудника. Самозанятые лица дополнительно предоставляют свидетельство о постановке на налоговый учет.

Как организовать временный перевод

Чтобы перевести коллектив или его часть на удаленку, работодатель должен принять локальный нормативный акт, который содержит нормы трудового права. Он вступает в силу со дня утверждения. Следует обратить внимание на мнение профсоюзной организации. ЛНА содержит:

• Указание причины временной смены рабочей модели
• Список сотрудников, которые переводятся
• Установление сроков дистанционного формата
• Порядок оснащения специальным оборудованием
• Положение о компенсации за использование личного имущества в рабочих целях
• Организацию трудовой деятельности: рабочий график, установление сроков по предоставлению отчетов, особенности режима трудового дня
• Дополнительные условия организации рабочих процессов

Что изменить в трудовом договоре

При переводе в экстренной ситуации вносить корректировки в трудовой договор нет необходимости. По завершению временного удаленного формата, участники коллектива возвращается на свои рабочие места.

Что делать с зарплатой

Согласно статье 5.27 КОАП РФ о нарушении трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов, уменьшать заработную плату при переводе нельзя. За несоблюдение законодательных норм для индивидуальных предпринимателей и крупных организаций предусмотрен штраф.

Какие меры охраны труда должны быть соблюдены

Охрана труда направлена на предотвращение производственных травм и защиту от других негативных факторов, которые могут возникнуть на удаленке. Сотрудник должен соблюдать инструкции и правила по охране труда. Работодатель обеспечивает социальное страхование удаленщиков от производственных травм, заболеваний. Компания также выясняет основания для выплаты компенсаций, расследует несчастные случаи. Закон касается не только традиционной модели работы, но и ситуаций, которые происходят в домашних условиях.

Плюсы и минусы

Плюсы и минусы удаленного формата для работодателей и сотрудников:

Как уволить удаленного сотрудника

Онлайн-формат подразумевает такие же варианты расторжения трудового договора, как и при очном режиме работы:

• По соглашению сторон
• По желанию работника
• По инициативе работодателя

Дополнительные основания включают: игнорирование работодателя более двух дней и смену геолокации, в которой невозможно выполнять рабочие задачи на прежних условиях.

Документация оформляется в письменном виде и направляется в бумажном виде по почте.

Главное, что нужно знать

• Сотрудник может перевестись на удаленку только с согласия работодателя, как и руководство обязано подтвердить положительный ответ подчиненного. Исключение составляют ситуации чрезвычайного характера. К ним относятся: землетрясение, наводнение, пожар, авария, эпидемия.
• Онлайн-сотрудничество не избавляет от ответственности в области охраны труда. Работники принимают требования и обязуются их соблюдать. Работодатели исследуют причины возникающих событий, которые приводят к негативным последствиям.
• Дистанционный формат помогает экономить ресурсы компании и привлекать экспертов для постоянного сотрудничества из разных городов и стран. Из минусов выделяют отсутствие живого общения и сложность контроля рабочих процессов.