Удаленный формат снижает затраты компании на аренду офиса, помогает привлечь талантливых специалистов из регионов, улучшить производительность сотрудников за счет работы в комфортной обстановке. В материале рассматриваем основные принципы дистанционки и даем инструкцию по внедрению в бизнес.
Какой должна быть эффективная удаленка
Для качественной работы вне офиса компания должна соблюдать ряд принципов:
- Постоянная коммуникация. Сотрудникам важно получать ответы на возникающие вопросы и обратную связь о качестве работы. Для этого подходят онлайн-совещания, формы для сбора мнений, личные деловые переписки.
- Постановка целей. Организация должна распределить задачи между сотрудниками. Это поможет каждому члену команды понимать обязанности, ориентироваться на общую стратегию и видеть собственную значимость.
- Установка KPI и планирование. Персоналу нужны инструменты для отображения сроков, объемов, требуемых показателей эффективности. Прозрачность процессов повысит лояльность и результативность коллектива.
- Контроль и оценка. Руководителям необходимо отслеживать процесс работы, итоги. Это поможет вовремя заметить недопонимания и разрешить их.
- Развитие корпоративной культуры. Удаленным сотрудникам требуются регулярные встречи для тимбилдинга, бизнес-игры, участие в конференциях, корпоративные выезды. Это помогаем чувствовать себя частью команды, формирует доброжелательную атмосферу в компании.
- Обеспечение необходимыми технологиями. При переходе к режиму home-офиса следует позаботиться о требуемых инструментах для дистанционной работы — расширенные версии программ для видеоконференций, облачное хранилище данных, проектное управление.
Источник: ru.freepik.com
Шаг 1. Выберите средства для коммуникации персонала
Живое общение позволяет быстро обсудить большой объем вопросов. Но при правильной организации удаленная коммуникация имеет преимущества. Такой формат снижает вероятность отступления от тем, помогает придерживаться дедлайнам благодаря планированию звонков, улучшает концентрацию внимания на конкретном вопросе.
Инструменты для взаимодействия:
- Текстовые: электронная почта, мессенджеры (Telegram, Discord и другие).
- Видео- или аудио-платформы: Viber, Skype, Google Hangouts Meet, Zoom.
Пропишите инструкцию по общению:
- Укажите этические нормы.
- Отразите правила связи для обсуждения срочных дел, экстренных ситуаций.
- Перечислите, какие приложения для коммуникации должны быть установлены на ПК и смартфон.
Шаг 2. Организуйте систему планирования
Чтобы не допустить срыв сроков и замедление процессов, выберите сервис для удобной постановки задач и контроля за выполнением.
Полезные ресурсы:
- Trello. Предлагает единую канбан-доску с указанием дедлайнов, исполнителей и целей.
- Google Календарь. Таск-менеджер с уведомлениями.
- «Планировщик» Microsoft. Дает возможность создавать группы по работе над проектами, прописывать план.
- Asana. Веб-приложение для постановки целей с распределением приоритетов.
- «Битрикс24». СРМ-система для планирования крупных проектов, отслеживания маркетинговых метрик, показателей эффективности с визуализацией аналитики.
- Яндекс.Трекер. Виртуальная доска для управления задачами, согласования макетов и документов.
Шаг 3. Выберите ресурсы для совместной работы в режиме реального времени
Сервисы:
- Google Документы. Для редактирования текстовых документов, таблиц, презентаций.
- Miro. Для подготовки схем, мудбордов.
- Figma. Для разработки дизайна.
- Bubbl.us. Для проведения мозгового штурма.
- Twiddla. Для обсуждения веб-страниц, сайтов.
Шаг 4. Организуйте безопасное хранение корпоративных данных
Обеспечьте доступ каждому сотруднику, приобретите релевантную вместимость данных.
Для этого подойдут:
- Dropbox. 2 Гб в пробной версии.
- Google Диск. 15 Гб в бесплатном формате.
- Яндекс.Диск. 15 Гб базового пространства.
- OneDrive. Вмещает 1 Тб данных.
Шаг 5. Продумайте, как контролировать и мотивировать коллектив
Успех проекта при дистанционном формате зависит от KPI и мотивационной программы. Разбейте большие задачи на несколько мелких и обяжите персонал отчитываться о каждом завершенном этапе работы. Это поможет сотрудникам ощущать контроль и развить самодисциплину.
Запланируйте еженедельные созвоны для подведения итогов. Обсуждайте итоги, обменивайтесь фидбеком, предложениями. Улучшайте эффективность совместных бесед, чтобы избежать пустой траты времени и планерок ради «галочки». Для этого сформулируйте вопросы заранее, проинформируйте коллектив о теме онлайн-встречи и попросите подготовиться.
Выберите систему мотивации в зависимости от специфики бизнеса. Например, оклад копирайтера может зависеть от количества написанных текстов, а зарплата менеджера по продажам — от суммы закрытых сделок.
Источник: ru.freepik.com
Типичные ошибки и как их исправить
- Пренебрежение стратегией перехода на дистанционный формат. Прежде чем перестроить бизнес-процессы, разработайте детальный план действий, обеспечите инфраструктуру, предоставьте коллективу необходимую технику.
- Отсутствие правил. Обозначьте график рабочего времени, нормы постановки целей и обсуждения сроков, принципы общения.
- Невнесение задач в планировщик. Помогите персоналу сформировать привычку по добавлению каждого этапа проекта в календарь. Придерживайтесь правила: нет записи — нет поручения.
- Отсутствие каналов для обратной связи. Используйте такие ресурсы, как Yandex Forms и Google Forms, чтобы дать возможность сотрудникам делиться мнением и вносить предложения.
- Проблемы с тайм-менеджментом. Проводите тренинги по совершенствованию рабочего места, распределению времени, борьбе с прокрастинацией. Это поможет коллективу чувствовать поддержку от компании и получить полезные знания.
Главное, что нужно знать
- Дистанционный формат снижает затраты работодателя на аренду офиса, помогает привлечь экспертов со всего мира и повышает результативность команды.
- Для эффективной удаленки нужна постоянная коммуникация сотрудников, четкая постановка целей, система управления, развитие корпоративной культуры и специальное техническое оснащение.
5 шагов по внедрению режима home-офиса: выбор средств передачи информации, платформ для совместной работы, планирование, обеспечение безопасного хранения данных, разработка инструментов контроля и мотивации.
