Оффбординг — это процесс увольнения сотрудника и взаимодействия с ним после ухода из компании. Правильный подход помогает сохранить дружеские отношения и снизить риск утечки информации. В статье рассказываем, какие способы, инструменты и типичные ошибки существуют, даем пошаговую инструкцию, как осуществить.
Зачем нужен оффбординг
В отличие от термина «онбординг», который означает адаптацию новых специалистов, оффбординг — это выход сотрудника из компании, предполагающий минимальные потери и стресс.
Работник, который покинул фирмы, может быть использован конкурентами для получения ценной информации. Позитивное расставание уменьшает риск утечки данных и повышает вероятность положительных отзывов об организации, полезных рекомендаций в будущем.
Основные задачи:
- Сберечь детали внутренней «кухни» от выхода за пределы компании.
- Обеспечить возможность последующего обращения к бывшему сотруднику по внезапно возникшим вопросам.
- Сохранить репутацию хорошего работодателя;
- Поддержать имидж начальства внутри коллектива.
- Плавно распределить полномочия.
- Позаботиться об атмосфере в команде, предотвращении конфликтов.
- Вовремя увидеть необходимость замены нерезультативного специалиста.
Источник: ru.freepik.com
Каким он бывает
Виды оффбординга по способам реализации:
- Увольнение по собственному желанию.
- Увольнение по инициативе работодателя.
- Обоюдное согласие.
- Влияние внешних обстоятельств. Например, кризисов.
Распространенный прием при разговоре с сотрудником — «позитив-негатив-позитив». Сначала укажите на сильные стороны и вклад работника в общее дело. Мягко сообщите об увольнении и поясните причины. Поблагодарите за сотрудничество и обсудите варианты взаимодействия в дальнейшем.
К инструментам оффбординга относятся:
- Опросы персонала об удовлетворенности работой и мотивации.
- Тестирование для отслеживания эмоционального состояния коллектива.
- Беседы для выяснения причин сниженных KPI и поиск решения проблемы.
- Контроффер. Предложение ценному сотруднику обновленных условий труда — повышение зарплаты, расширение социального пакета, бонусов.
- Exit-интервью. Окончательная беседа перед увольнением для выяснения деталей ухода.
Этап 1. До оффбординга
Главная задача — обсудить критерии потенциального расторжения договора в начале найма.
Пошаговая инструкция:
- Расскажите о нарушениях, которые ведут к увольнению.
- Ознакомьте сотрудника с порядком выхода из компании: предупреждение за 2 недели, неразглашение корпоративных тайн.
- Перечислите права и обязанности сторон в разных ситуациях: уход до окончания испытательного срока, смена отдела.
Распространенная ошибка — односторонняя постановка условий. Предложите специалисту поделиться ожиданиями от работодателя и требованиями к деловым процессам.
Этап 2. Подготовка к оффбордингу
Цель — выяснить степень вовлеченности персонала в рабочие процессы и риск токсичного расставания.
Пошаговая инструкция:
- Регулярно собирайте обратную связь в коллективе, чтобы понимать настроения, тенденции, видеть разногласия и недовольства.
- Контролируйте KPI и мотивацию. Аналитика покажет, какой работник выгорел, а какой готов развиваться дальше.
- Отслеживайте эмоциональное состояние сотрудников по программе СБИС. Тест позволяет ставить оценки по четырем критериям: энергия, счастье, спокойствие, здоровье.
Часто работодатели игнорируют обратную связь. Это приводит к потере ценных кадров. Своевременно реагируйте на возникающие конфликты и недопонимания.
Этап 3. Старт оффбординга
Задача — проинформировать HR-отдел и команду об увольнении.
Пошаговая инструкция:
- Обсудите причины ухода. Рассмотрите условия удержания сотрудника.
- Если изменить ситуацию не удалось, сообщите новость HR-специалисту.
- Дайте поручение менеджеру по подбору рассказать коллективу об уходе и обосновать причины, соблюдая этические нормы. Предложите использовать для этого электронную почту, мессенджеры.
- На общем совещании повторите информацию для всех.
Распространенная ошибка — отношение к увольнению как к предательству команды. Это естественная часть трудового процесса. Задача руководителя — отвечать за развитие и благополучие компании. Для этого нужно сформировать мотивированный и готовый к работе коллектив.
Этап 4. Подготовка документации и расчета
Цель — провести юридическую процедуру увольнения
Этапы:
- Предоставьте сотруднику шаблоны документов для подписания.
- Выдайте зарплату, согласно расчетам бухгалтерии.
Чтобы избежать споров, проинформируйте специалиста о важных правовых аспектах. Проследите за соблюдением всех сроков и правил, указанных в законодательстве.
Этап 5. Распределение полномочий
Суть — передать невыполненные обязанности другим подчиненным.
Шаги:
- После решения об уходе обяжите специалиста провести встречи с коллегами, которые заберут его функционал. Попросите передать задачи, инструкции, ответить на возникшие вопросы.
- Проверьте понимание процессов со стороны сотрудников.
Одна из частых ошибок — неграмотное распределение обязанностей. При передаче функций исходите из компетенций и возможностей персонала.
Этап 6. Итоговое exit-интервью
Суть — узнать мнение сотрудника по проделанной работе, получить отзыв о компании.
Шаги:
- Дайте обратную связь о сотрудничестве. Укажите на сильные стороны, предоставьте рекомендации по развитию.
- Подготовьте вопросы об опыте взаимодействия с компанием и попросите ответить честно.
- Обсудите варианты дальнейших контактов. Узнайте, может ли сотрудник оставаться на связи, пока персонал не разберется с новыми задачами, готов ли оставить отзыв на площадках работодателей.
- Предложите помощь. К примеру, написать рекомендательное письмо.
Ошибки:
- Завершение разговора на негативной ноте. Постарайтесь закончить беседу воспоминаниями о лучших моментах.
- Отсутствие аудиозаписи. Пригодится при возникновении споров. Предупредите сотрудника о фиксировании диалога.
- Отсутствие анализа. Найдите слабые места в деятельности компании как работодателя. Устраните проблемы, если они привели к потере результативного специалиста.
Источник: ru.freepik.com
Этап 7. Завершение оффбординга
Задача — отстранить работника от внутренних процессов компании.
Этапы:
- Попросите сдать имущество предприятия — технические устройства, корпоративные абонементы, пропуск.
- Ограничьте доступ к деловым чатам, аккаунтам, облачному хранилищу.
- Отключите переадресацию писем, телефонию.
- Проведите встречу-проводы с командой. Подарите фирменный мерч на память, сделайте совместное фото. Поддерживайте связь в будущем.
Ошибки:
- Отсутствие конкретных инструкций сотруднику, как завершить рабочие обязанности перед уходом. Создайте подробный список задач в период увольнения.
- Последующее обращение к бывшему сотруднику с вопросами. Обсудите, как долго компания может беспокоить по рабочим моментам. Общение в таком формате не должно превышать трех недель.
Главное, что нужно знать
- Оффбординг — это процесс увольнения сотрудника и взаимодействия с ним после ухода из компании.
- Помогает сохранить репутацию фирмы, снизить угрозу утечки корпоративных тайн, поддержать имидж руководства в глазах коллектива, обеспечить позитивный микроклимат.
- Для эффективного оффбординга нужно: обсудить правила работы в момент трудоустройства, отслеживать эмоциональное состояние команды, мотивацию и показатели эффективности, обсудить с сотрудником увольнение, проинформировать HR-отдел и коллектив, выполнить юридические процедуры, провести exit-интервью, отстранить работника от дел, перераспределить обязанности.
