Секретарь

Секретарь — это специалист, который обеспечивает бесперебойную работу офиса и поддерживает эффективность руководителя. Его задачи выходят далеко за рамки стереотипного «приёма звонков и кофе» — это ключевой сотрудник, отвечающий за коммуникации, документооборот и организационные процессы.

Хороший секретарь не просто выполняет указания руководителя, а предугадывает его потребности и оптимизирует рабочие процессы во всей компании. А ещё он держит под контролем все звонки, письма и даже посетителей организации.

Многие управленцы начинали свою карьеру с позиции секретаря, ведь именно так можно научиться многозадачности, тайм-менеджменту и правильному оформлению документации.

Кстати, работают секретарями не только молодые девушки — это стереотип. Профессия не имеет гендерных или возрастных ограничений — важно умение систематизировать информацию и работать с людьми. А все подробности читайте далее.

Как проходят рабочие дни специалиста

Посмотрите, из чего складывается рабочий день секретаря. Предположим, он работает в офисе фирмы — вот что конкретно делает специалист:

• Обрабатывает входящие запросы. Он принимает звонки, фильтрует обращения, направляет их нужным людям. Например, секретарь может переключить клиента на менеджера по продажам.
• Ведёт документацию. Создаёт и оформляет служебные записки и протоколы. Например, секретарь набирает текст какого-то поручения сотруднику после устного указания директора.
• Проводит подготовку к встречам. Секретарь заблаговременно собирает материалы к мероприятию, предупреждает других сотрудников организации о времени и месте встречи.
• Контролирует исполнение поручений. Он отслеживает, чтобы все задачи были выполнены в срок. Например, может напомнить отделу маркетинга о предоставлении отчёта директору.
• Работает с письмами. Отвечает на рутинные вопросы, помогает в подготовке официальной переписки. Также регистрирует письма других сотрудников и вносит их в системы.

Также в этой профессии есть узкие специализации:

• Секретарь-референт. Связывает начальство, сотрудников, клиентов и партнёров. Он составляет расписание директора, пишет речь для выступлений, заполняет протоколы встреч.
• Пресс-секретарь. Представитель фирмы перед журналистами и прессой. Рассказывает о новостях компании, помогает готовить статьи, устраивает встречи директоров с репортёрами.
• Секретарь-переводчик. Участвует в переговорах с иностранцами, переводит письма и документы. Он должен свободно говорить и писать на другом языке.

Кому подойдёт профессия

Эта профессия для тех, кто готов к многозадачности. Иногда секретарь одновременно отправляет письма, отвечает на звонки и на вопросы посетителей. Помощь этого специалиста нужна сотрудникам, клиентам и руководству, поэтому придётся выполнять несколько дел сразу.

Секретарю следует быть:

• Понимающим и тактичным. Хороший секретарь сохраняет спокойствие, грамотно распределяя время руководителя. Он создаёт комфортную рабочую обстановку, способствующую продуктивности сотрудников.
• Ответственным и коммуникабельным. Секретарь должен иметь навык коммуникаций, быть внимательным к мелочам и действовать на опережение. Только тот, кто помнит всё и всегда и умеет ориентироваться в любой ситуации, сможет быть надёжным специалистом.
• Спокойным и уравновешенным. Руководители ценят тех, кто спокойно воспринимает любые рабочие ситуации, будь то срочные задания или стрессовая обстановка. Если человеку удаётся оставаться сосредоточенным, несмотря на внешнее давление, он станет хорошим секретарём.

Где работать секретарю

Секретарей можно встретить в самых разных местах:

• Коммерческие офисы и производства. Здесь секретари организуют работу руководителя, поддерживают внутренние процессы, работают с корреспонденцией.
• Государственные учреждения. Специалисты помогают начальникам структурных подразделений, работают с гражданами и регистрацией документов.
• Медицинские и образовательные центры. Секретари обеспечивают административную поддержку руководству, преподавателям, врачам: регистрируют документы, отвечают на звонки, принимают посетителей.
• Театры, кино, телевидение. Они работают с актёрами, режиссёрами, администраторами. Секретари организовывают мероприятия, взаимодействуют с гостями площадок, звонят и отправляют письма подрядчикам.

Секретарям необязательно сидеть в офисе. Современные специалисты могут работать в удалённом формате или на фрилансе. Например, у бизнесменов и блогеров есть онлайн-секретари или секретари-менеджеры. Они отвечают на звонки и письма, приоритезируют информацию, составляют расписание руководителя.

Как может развиваться карьера

Работа секретарём — это хороший старт для карьеры в разных направлениях. Специалист может повысить квалификацию в рамках должности, перейти на руководящие позиции или вообще перейти на смежную специальность. Расскажем подробнее.

Опытные специалисты могут:

• Стать персональным ассистентом или помощником руководителя. Такой специалист решает не только административные задачи, но и участвует в стратегическом планировании, организует командировки и встречи, контролирует выполнение поручений.
• Работать в международной среде. Если секретарь владеет иностранными языками, он может претендовать на работу в международных компаниях или филиалах за границей.
• Сменить профиль. Некоторые секретари переходят на должность менеджера, особенно если получают дополнительное образование. Например, можно стать менеджером по работе с клиентами или координатором проектов.

Сколько зарабатывает секретарь

На зарплату влияют навыки специалиста: чем больше функций специалист может выполнять, тем выше будет доход. Например, перевод документов с иностранного языка на русский или владение бухгалтерским учётом — это дополнительные навыки, с которыми можно рассчитывать на более высокую зарплату. К тому же, ещё доход зависит от места работы.

Мы подобрали примеры вакансий (июль 2025-го года):

• Секретарь офиса в Екатеринбурге. Специалисту обещают платить от 52 500 до 57 500 рублей в месяц. Опыт работы не требуется. Однако работодатель отдельно выделил, что у потенциального сотрудника должно быть образование, желательно высшее.
• Секретарь руководителя в Республике Саха. Специалисту без опыта обещают платить от 80 000 рублей в месяц. Работать предстоит в дорожно-строительной организации.
• Секретарь офиса во Владивостоке. Специалисту будут платить от 75 000 до 85 000 рублей в месяц. Опыт работы не важен. Работать предстоит у оператора связи.

Как стать секретарём

Секретарю не всегда нужно профессиональное образование. Однако в некоторых вакансиях всё же можно встретить такое требование работодателей. К тому же, с дипломом легче передвигаться по карьерной лестнице — занять руководящие должности в будущем или перейти в смежную область.

Итак, чтобы получить базовые знания и навыки в работе с документооборотом и делопроизводством, можно окончить училище, техникум или колледж. Там получают среднее профессиональное образование уже после 9-го класса или же после других учреждений.

Подойдут программы в разных учебных заведениях:

• Национальный социально-педагогический колледж (НСПК) обучает секретарей на профиле «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Выпускники колледжа получают сразу два диплома: государственный диплом о среднем профессиональном образовании и диплом о профессиональной переподготовке.
• Экономический колледж Санкт-Петербурга предлагает специальность «Секретарь». Можно рассмотреть сразу два профиля: секретарь-стенографист и секретарь-машинист. Упор программ сделан на работе с компьютером и оформлении документов.
• Колледж «Синергия». У нас есть программа «Комьюнити-менеджмент». Это новейшее направление. Студенты осваивают современные инструменты коммуникации через соцсети, мероприятия и платформы, а также учатся психологии взаимодействия людей. Специалисты помогают трансформировать старый уклад компаний в современный вид.

Кстати, есть миф о том, что среднее образование — неполноценное и с ним не найти хорошую работу. Рассказываем, почему это не так в статье «Справочника по поступлению» «Где и кем можно работать со средним профессиональным образованием».

А если захотите расти в карьере, понадобится высшее образование. После работы секретарём обычно идут в менеджмент, делопроизводство или координацию проектов. Идеально подойдёт программа «Общий менеджмент» в Университете «Синергия». Это углублённая подготовка в области современной теории менеджмента и экономики, а также реально работающие практические инструменты. Всё это позволит вырасти в руководителя высокого класса.

Ещё освоить профессию секретаря вполне реально, окончив специализированные курсы, которые предлагают многие образовательные учреждения. Такие программы включают изучение делопроизводства, правил ведения документации, основы работы с офисной техникой и компьютерными программами. Выпускники курсов получают знания и навыки, позволяющие начать трудовую деятельность в качестве помощника руководителя или офис-менеджера.

В «Синергии» есть курс «Эффективный помощник руководителя».Он рассчитан на месяц. Программа разработана для сотрудников, отвечающих за организацию работы офиса.

Студенты изучают:

• современные методы и инструменты для ведения документооборота;
• инструменты для планирования мероприятий и деловых поездок руководителя;
• основы общей социальной психологии и этики;
• методы создания и оформления документов, в том числе межведомственных запросов.

Подробнее о подходящих программах расскажут менеджеры. Оставьте контакты, чтобы специалисты связались с вами и помогли с выбором.

Рекомендованные программы обучения

«Эффективный помощник руководителя», курсы«Общий менеджмент», бакалавриат«Комьюнити-менеджмент», колледж