Делопроизводитель

Делопроизводитель — специалист, который обеспечивает порядок в документах. Без него организация рискует столкнуться с хаосом: потерянные договоры, просроченные приказы или ошибки в оформлении ведут к штрафам и судебным рискам.

Этот специалист контролирует движение документов, регистрирует их и обеспечивает быстрый доступ к информации. Благодаря ему решения оформляются правильно, архивы сохраняются, а проверки проходят без проблем.

Делопроизводство — зачастую невидимый, но критически важный механизм работы любой структуры. Делопроизводитель следит, чтобы ни один документ не терялся, сроки не нарушались, а конфиденциальные данные оставались в безопасности. Именно он поддерживает порядок, без которого эффективное управление невозможно.

Они держат в идеальном порядке потоки документов в компаниях, государственных учреждениях и даже на космодроме. Подробнее об этом расскажем в нашей статье.

Как проходят рабочие дни специалиста

Делопроизводитель — это документный мастер на все руки. Он не только регистрирует и систематизирует бумаги, но и следит, чтобы всё было по правилам.

Вот как проходит его рабочий день. Специалист:

• Принимает документы. Проверяет корректность оформления служебных записок, приказов, договоров и писем. Если не хватает подписи или даты — возвращает на доработку.
• Регистрирует и нумерует. Вносит каждый документ в журнал или электронную систему —например, «1С:Документооборот». Также присваивает документам индекс и указывает ответственных за исполнение.
• Оформляет документы от руководства. Может заниматься подготовкой проектов документов по поручению руководства. Например, набрать текст приказа или другого документа.
• Сортирует и архивирует. Раскладывает документы по категориям: кадровые, финансовые, юридические, отчётные. Формирует дела и отправляет в архив — как бумажный, так и цифровой.
• Контролирует сроки. Отслеживает, когда нужно сдать отчёт в налоговую, когда заканчивается договор с поставщиком, когда сотрудник должен предоставить справку.
• Подготавливает документы к проверкам. По запросу руководства или контролирующих органов быстро находит нужные папки, составляет описи, делает копии.
• Обучает сотрудников. Проводит инструктажи по правилам оформления документов и работе с электронным архивом.

Кому подойдёт профессия

Тому, кто готов работать с документами много и ответственно. Придётся постоянно держать в голове, где находятся документы, как они связаны с исполнителями и когда истекают сроки ответов.

Делопроизводителю важны такие качества и навыки:

• Системное мышление. Делопроизводитель должен видеть всю систему документооборота — как один приказ влияет на другой, как документ движется от автора к исполнителю, как хранится и когда архивируется. Без системного мышления легко запутаться, особенно в крупных организациях с сотнями и тысячами комплектов документов.
• Гибкость и адаптивность. Делопроизводитель знает законы, стандарты, программы учёта — всё это постоянно обновляется. Хороший специалист должен самостоятельно следить за изменениями и быстрой перестройкой процессов.
• Хороший уровень письменной речи. Документальное оформление требует грамотного изложения мыслей, аккуратности и внимания к стилистике текста. Грамотно составленный документ повышает доверие и уважение к компании.

Где работает делопроизводитель

Ни одна сфера не работает без документооборота. Потому что порядок в документах — это структурированность и прозрачность процессов.

Делопроизводитель востребован в самых разных местах:

• Государственные и муниципальные учреждения. Это одно из самых распространённых мест работы для делопроизводителей. Здесь строгие требования к оформлению и хранению документов, и любое нарушение может повлечь проверку или штраф.
  Например, в администрации города или района, он ведёт документооборот приказов, распоряжений, обращений граждан. А в поликлинике или больнице — оформляет кадровые документы, медицинские отчёты, переписки с поставщиками лекарств.
• Коммерческие компании. В бизнесе делопроизводитель — это гарант порядка в документах. Объёмы договоров, писем и локальным правовых актов могут быть внушительными, и нужен человек, который во всём этом будет ориентироваться.
  Например, в строительной компании делопроизводитель отвечает за сметы, разрешительные документы, учёт договоров с подрядчиками. В банке — контролирует документооборот по кредитам, страховкам, заявкам клиентов и ведёт архивы для проверок.
• Юридические и кадровые службы. Делопроизводитель — ключевой помощник юристов и HR-специалистов, так как большинство их задач связано с документами. Он может вести личные дела сотрудников, трудовые книжки, приказы об отпусках и переводах.
• Архивы и музеи. Здесь делопроизводитель превращается в архивариуса — специалиста по хранению, описанию и оцифровке документов. Например, в музеях и библиотеках он ведёт документацию по экспонатам, фондам, выставкам, научным исследованиям. А в научно-исследовательском институте — архивирует отчёты, патенты, результаты исследований.
• Производственные предприятия и логистические центры. На производстве документы не менее важны. Без них невозможно отгрузить товар, пройти проверку или подтвердить качество. Например, на заводе он может отвечать за техническую документацию, сертификаты качества, акты техосмотров.
• Образовательные и культурные учреждения. Школы, вузы, театры, кинотеатры — все они генерируют огромный объём документов. Тут и приказы по учебному процессу, и зачётки, и дипломы, и договоры с преподавателями.
• Фриланс. Часто если в небольшой компании электронный документооборот, то такие работодатели нанимают сотрудников на аутсорсе.Такой специалист может, например, оказывать услуги по учёту архивов.

Как может развиваться карьера

Профессия делопроизводитель часто кажется ограниченной в карьерных возможностях. Однако на практике это одна из самых стабильных и перспективных административных профессий, особенно в условиях растущих требований к документообороту, цифровизации и юридической прозрачности.

Карьера делопроизводителя может быть разнообразной и динамичной — от работы в архиве до руководства отделом документооборота или открытия собственного консалтингового бизнеса.

Особо опытные специалисты могут:

• Вырасти до должности старшего делопроизводителя или ведущего специалиста по документообороту. Такие специалисты настраивают электронный документооборот, обучают сотрудников, участвуют в оптимизации, контролируют соблюдение стандартов и могут разрабатывать регламенты документооборота.
• Перейти в смежные профессии — архивариус, специалист по юридическим документам, HR-специалист. Например, специалист по юридическим документам может заниматься проверкой договоров и оформлением юридических документов.
• Занять руководящие должности — начальник канцелярии, начальник архива или руководитель службы документооборота. После нескольких лет работы можно занять руководящую позицию и начать управлять командой специалистов, помогать разрабатывать внутренние регламенты и внедрять новые системы учёта.

Сколько зарабатывает делопроизводитель

Современные инструменты и системы электронного документооборота сильно влияют на зарплату. Компании, использующие современные технологии, готовы платить больше специалистам, освоившим такие системы и способные эффективно ими пользоваться.

Также работать с медицинской документацией, финансовыми отчётами или международными контрактами гораздо сложнее, чем вести обычные канцелярские документы. Чем сложнее работа, тем выше оплата труда.

Примеры вакансий (на июль 2025-го года):

• Делопроизводитель в Набережных Челнах. Специалисту с опытом работы от года предлагают от 60 000 рублей в месяц. Работать предстоит в компании, специализирующейся на продаже шин и автотоваров.
• Делопроизводитель в Косине. Специалисту с опытом работы от года готовы платить от 70 000 до 80 000 рублей в месяц. В обязанности входит ведение и оформление путевых листов, контроль за документами транспортных средств, согласование и организация проведения технических осмотров.
• Секретарь-делопроизводитель в Казани. Специалисту без опыта готовы предложить от 100 000 рублей в месяц. В числе обязанностей: отвечать за организацию и координацию встреч, переговоров и других мероприятий, а также за подготовку необходимых материалов.

Как стать делопроизводителем

Делопроизводителю достаточно получить среднее профессиональное образование. Чтобы расти в карьере затем можно освоить программы высшего образования и пройти курсы.

Рассмотрим подробнее варианты образовательного пути:

Среднее профессиональное образование (СПО). Поступить можно с аттестатом 9-го или 11-го класса. Сроки обучения: от 2-х до 4-х лет. СПО — это отличные практические навыки и возможность как можно скорее начать работать по профессии. Подробнее про такое образование мы рассказали в статье «Что такое среднее профессиональное образование».

В Колледже «Синергия» есть несколько подходящих программ:

• «Специалист торгового дела (Предпринимательство)». Программа ориентирована на подготовку специалистов в области малого и среднего бизнеса, и напрямую с делопроизводством не связана, но даёт навыки управления и ведения документации.
• «Бухгалтер». Обучение связано с оформлением и хранением финансовых документов. Плюсом сверху будут знания бухгалтерского учёта, экономического анализа и аудита.

Эти направления не готовят делопроизводителей напрямую, но дают знания, полезные для работы с документацией, включая базовую обработку и хранение. Также возможна работа в офисе, на административных позициях, в госучреждениях или бизнесе.

Высшее образование. Его получают после окончания школы, колледжа, училища или техникума. Подробнее о преимуществах высшего образования читайте в в статье «Что такое высшее образование».

Учёба в университете занимает от 4-х до 6-ти лет. В вузах изучают не только профильные предметы по специальности, но и общие дисциплины.

Здесь тоже есть смежные направления, где изучаются вопросы документооборота, управления информацией и работы с документацией. Чаще всего для этой сферы подходят направления в области управления, юриспруденции или бизнес-администрирования. Всё зависит от того, в какой сфере вы хотите применять свои знания.

В Университете «Синергия» подойдут:

• «Государственная и муниципальная служба». Программа построена на уникальном сочетании глубоких теоретических знаний в политической, юридической и социологической сферах, с опытом практической работы в госучреждениях и навыками цифровой обработки больших данных.
• «Общий менеджмент». Студенты получают фундаментальную подготовку в области современной теории менеджмента и экономики, а также реально работающие практические инструменты. Потом можно вырасти в руководителя самого высокого класса.

Курсы переквалификации. Профессиональная переподготовка даёт возможность сменить профессию и работать в другой отрасли. Например, прийти в делопроизводство можно вообще из любой специальности за счёт специальных курсов. При этом, курс переподготовки займёт всего несколько месяцев, а после можно будет работать с документами.

Например, есть курсы переподготовки «Делопроизводство и документооборот на государственной службе». Образовательная программа включает изучение законодательной и нормативно-методической базы, правил документирования управленческих решений. Слушатели получают соответствующее удостоверение о повышении квалификации, которое станет весомым аргументом в пользу соискателя при прохождении собеседования.

Для тех, кто уже работает делопроизводителем есть курсы, которые помогут прокачать свои навыки и стать круче:

• Онлайн-курс «Excel для эффективной работы». Вы научитесь создавать таблицы, вести отчётность, анализировать данные и работать с базой, а также проводить расчёты в популярной программе для работы с электронными таблицами.
• Онлайн-курс «Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации». Курс поможет понять, зачем и как проводятся инвентаризации, какие документы используются, как оформлять результаты и отражать их в бухгалтерском учёте. Вы изучите правила учёта и контроля имущества, научитесь оформлять типовые формы и анализировать выявленные расхождения.

Рекомендованные программы обучения

«Специалист торгового дела (Предпринимательство)», колледж«Бухгалтер», колледж«Общий менеджмент», бакалавриат«Excel для эффективной работы», курсы«Государственная и муниципальная служба», бакалавриат«Делопроизводство и документооборот на государственной службе», курсы