Моделирование бизнес-процессов — это способ определения эффективности работы компании, выявления проблем и поиска методов их устранения. Грамотно составленная модель позволяет лучше организовать работу фирмы. Рассмотрим, что такое бизнес-моделирование, как правильно моделировать процессы и какие методы для этого использовать.
Что такое моделирование бизнес-процессов
Бизнес-процесс представляет собой комбинацию действий, которые выполняются для достижения определенной цели. Моделирование бизнес-процессов — это создание визуальных представлений этих действий, их последовательности и взаимодействия между ними. Метод моделирования (Business Process Modeling) помогает понять, насколько эффективно работает компания или направление бизнеса, выявить слабые места, а также подкорректировать бизнес-процессы, сделав их более продуктивными.
Мало создать компанию, нужно еще и сделать так, чтобы она приносила прибыль. А для этого необходимо постоянно отслеживать происходящие процессы, корректировать и оптимизировать их. Но чтобы наглядно увидеть эти бизнес-процессы, необходимо сначала составить модель, которая будет их показывать.
Выпуск любой продукции сопровождается предварительным анализом и планированием. Бизнес-процесс — это по сути набор действий, которые необходимо выполнять, чтобы создать продукцию, продать ее и получить прибыль. Если этот процесс организовать грамотно, то дело будет прибыльным. А чтобы понять, как правильно это сделать, используется бизнес-моделирование.
Источник: ru.freepik.com
Кому и для чего нужно бизнес-моделирование
Модель — это текстовое или графическое представление тех бизнес-процессов, которые идут сейчас и которые компания хочет видеть в будущем. Моделирование нужно компании, чтобы понимать, насколько эффективно она работает, в каких областях имеются проблемы и как их устранить.
Моделирование позволяет решить следующие задачи:
- Нормирование бизнес-процессов. Если в крупной копании разные команды будут выполнять один и тот же процесс по-разному, то эффективность работы снизится. Создав единые нормы и правила, можно улучшить производительность.
- Гибкость процессов. Чтобы компания приносила прибыль, она должна идти в ногу со временем. А для этого необходимо анализировать текущие бизнес-процессы, убирать устаревшие технологии и внедрять новые, настраивать бизнес-операции в соответствии с ними.
- Прозрачность. Когда все сотрудники компании знают, как выполнять те или иные процессы, их работу легко контролировать.
- Повышение эффективности. Моделирование позволяет находить способы улучшить производство, привлечь больше клиентов, повысить конкурентоспособность и тем самым увеличить прибыль компании.
- Распределение ответственности. Если грамотно распределить полномочия между сотрудниками, то это положительно повлияет на результат и облегчит контроль работы.
В качестве методов моделирования используют текстовые описания и анализ процессов, различные графики и таблицы, ментальные карты, наглядно демонстрирующие текущую ситуацию и желаемый результат.
Как правильно моделировать процессы
Правильно смоделированные бизнес-процессы являются ключом к успешному функционированию компании. Моделирование проходит в несколько этапов:
- Определение целей моделирования. Прежде всего необходимо определить, каких целей хочет достичь компания. К таким целям относится: оптимизация текущих процессов, внедрение новых технологий, повышение эффективности работы, снижение издержек
и т. д. Цели должны быть четкими и измеримыми, чтобы можно было оценить, насколько они достигнуты. - Составление текущей модели. Теперь нужно проанализировать текущую ситуацию, выявить слабые места, собрать данные об издержках и результатах. Всесторонний анализ ситуации поможет определить, какие изменения необходимы и в каком направлении следует двигаться.
- Составление желаемой модели. После анализа текущего положения дел нужно составить модель, которая будет отражать конечный результат, к которому стремится компания. Модель можно нарисовать в виде блок-схем, диаграмм, таблиц или других графических инструментов. Важно, чтобы она была понятной для всех участников процесса.
- Внедрение модели. Готовую модель внедряют в работу. Процесс внедрения включает в себя обучение сотрудников, изменение организационных структур, составление новых правил и регламентов. На начальном этапе модель тестируют, и, если она работает хорошо, оставляют для постоянного использования.
- Мониторинг и контроль. Недостаточно просто внедрить модель в работу компании. Важно отслеживать и контролировать ее эффективность. Мониторинг предполагает сбор данных о затратах, результатах, качестве выполнения процессов. Это помогает выявлять недочеты в модели, исправлять их, улучшать процессы и достигать поставленных целей.
Чтобы работа компании была эффективной, недостаточно один раз построить и внедрить модель и постоянно следовать ей. Необходимо корректировать и совершенствовать ее с учетом меняющихся обстоятельств.
Как моделировать процессы в разных сферах
Моделирование можно использовать в разных сферах бизнеса. В торговле оно помогает увеличить продажи и привлечь больше покупателей, в производственной сфере — повысить производительность и снизить издержки.
Юридическим и консалтинговым компаниям, а также медицинским учреждениям моделирование может помочь улучшить качество обслуживания клиентов, оптимизировать рабочие процессы и выявить возможности для повышения эффективности. В сфере логистики с помощью моделирования можно определить наиболее эффективные маршруты, минимизировать время доставки и снизить затраты.
Есть три основных способа построения бизнес-моделей:
- Текстовый формат. Все процессы описывают в виде текста, без структуры и строгих правил. Текстовое описание бизнеса — самый простой способ, но его неудобство в том, что информация получается неструктурированной и в ней сложно разобраться постороннему человеку.
- Табличный формат. Информацию заносят в таблицы. Это могут быть таблицы Excel, Google Sheets или специализированные программы. В таком виде она более наглядна и структурирована. Однако не все процессы можно отразить в табличной форме.
- Графический формат. Информацию подают в виде блок-схем. Это самый универсальный формат. Все бизнес-процессы можно пошагово расписать в виде текста, добавив к нему графические изображения. По такому принципу можно прописать даже самые мелкие действия.
Есть специальные инструменты, с помощью которых удобно строить графики, диаграммы, схемы и таблицы. Наиболее популярные программы: AllFusion Process Modeler, Draw io, MS Visio, Bizagi Process Modeler, Business Studio, ELMA BPM, Fox Manager.
Источник: ru.freepik.com
Типичные ошибки и как их исправить
Рассмотрим наиболее частые ошибки, которые случаются в процессе бизнес-моделирования.
Ошибка | Как исправить |
Отсутствие четкости при постановке целей и задач. | Четко прописать, чего именно хочет достичь компания в результате. |
Отсутствие ответственных лиц. | Распределить, какой сотрудник или отдел будет отвечать за тот или иной бизнес-процесс. |
Недостаточная детализация процессов. | Для составления наглядной модели необходимо подробно расписать все процессы, включая самые мелкие. |
Отсутствие метрик для измерения результатов. | Чтобы понять, насколько результативно работает модель, нужно ввести метрики и ключевые показатели эффективности. |
Нехватка ресурсов для реализации цели. | При составлении модели нужно учесть, какие ресурсы понадобятся для ее реализации и есть ли возможность привлечь их. |
Использование разных методов моделирования. | Необходимо придерживаться единого метода моделирования, чтобы все процессы были наглядно видны и понятны любому, кто взглянет на схему. |
Главное, что нужно знать о бизнес-моделировании
- Основная задача бизнес-моделирования состоит в определении эффективности работы компании, выявлении слабых мест и поиске решений для устранения проблем и повышения продуктивности.
- Руководители небольших компаний могут смоделировать бизнес-процесс самостоятельно, с помощью различных программ. Крупным компаниям лучше прибегнуть к помощи специалистов.
- Моделировать процессы можно в виде текста, таблиц и блок-схем. Блок-схемы — наиболее удобный и наглядный метод, позволяющий фиксировать все действия.
- Моделирование включает в себя составление текущей модели и той, которую компания хочет достичь в результате.
- Чтобы модель работала эффективно, ее нужно контролировать, улучшать и корректировать с учетом меняющихся обстоятельств.
