Что такое фасилитация и как она помогает достигать целей

Фасилитация — это управление работой команды, направленное на достижение конкретных целей и результатов. Фасилитатор помогает участникам эффективно общаться, решать проблемы, приходить к совместным решениям, успешно выполнять задачи. В статье рассказываем, в чем отличие от модерации, из каких этапов состоит, какие инструменты и техники применяют.

Что такое фасилитация

Фасилитация — в переводе с английского facilitation означает «облегчение процесса». Простыми словами, это набор инструментов, которые помогают организовать общение в группе, включить в обсуждение каждого участника, обмениваться идеями, приходить к общим решениям. Задача — выстроить диалог так, чтобы ни одна мысль не осталась незамеченной. В этом помогает фасилитатор — тренер по коммуникации, который следит за направлением беседы и предлагает участникам практики для повышения эффективности разговора.

Впервые понятие «фасилитация» использовал в 1960-х годах американский психолог Роберт Зайонц. Он провел эксперимент с тараканами и выяснил, что насекомые быстрее проходят лабиринт, когда действуют в паре и под наблюдением других тараканов. Сложные лабиринты легче даются без надзора других особей.

Аналогичные исследования поведения людей показали такой же результат. Психолог выдвинул теорию социальной фасилитации, которую развил его коллега Карл Роджерс. Он изучал учителей не как носителей знаний, а как посредников в межличностных отношениях в классе. Карл увидел, что, если создать доверительную атмосферу на занятии, проявлять эмпатию к школьникам, они охотнее станут участвовать в обсуждениях. Для этого нужно исключить оценивание и критику.

Роджерс сделал вывод, что для раскрытия потенциала ученика требуется безоговорочное положительное отношение к нему. Со временем методика стала использоваться не только в образовательной среде, но и в разных видах рабочей коммуникации. Фасилитация применяется на совещаниях, планерках, брейнштормах, семинарах и других мероприятиях, для которых важно групповое обсуждение. В общении может возникнуть тупик, шум, неравное распределение времени и активности между собеседниками. Эту проблему решает грамотная работа фасилитатора.

Зачем она нужна

• Ускоряет работу над проектами и задачами. Устраняет барьеры в коммуникации и сводит к минимуму неэффективные действия.
• Повышает продуктивность команды за счет более качественной коллективной работы.
• Стимулирует творчество и генерацию новых идей. Создает безопасную и открытую атмосферу для обмена мыслями.
• Улучшает взаимодействие между членами команды. Помогает лучше понимать друг друга, работать совместно над достижением общих целей.
• Снижает конфликты, недопонимания. Устанавливает ясные правила, структурирует процесс общения.
• Способствует принятию обдуманных решений. Стимулирует участие всех членов команды в обсуждении.
• Развивает лидерские качества.
• Повышает значимость сотрудников. Компания дает каждому возможность высказаться, участвовать в общем деле.

Чем она отличается от модерации

Фасилитация и модерация часто используются как синонимы, но они существенно отличаются:

• Модерация более регламентирована. Фокусируется на строгом управлении процессом обсуждения. Модератор устанавливает правила общения, контролирует время, подводит итоги.
• Фасилитация более гибкая. Предлагает широкий набор техник для вовлечения участников в активную беседу. Фасилитатор помогает группе генерировать идеи, решать проблемы, приходить к совместным решениям и достигать соглашения. Коммуникативный тренер активно участвует в процессе, использует различные инструменты и техники, чтобы стимулировать творчество и привести групповую встречу к поставленным целям.

Кто такой фасилитатор

Фасилитатор — это специалист, который координирует беседу группы и выполняет роль проводника. Его цель — провести эффективное обсуждение и помочь участникам решить поставленные задачи.

Функции:

• Структурирует разговор. Устанавливает ясные правила и формат обсуждения, чтобы обеспечить эффективную коммуникацию и фокусировку на целях.
• Создает безопасную атмосферу для открытого и честного обмена мнениями. Помогает участникам высказываться без страха критики или неудобства.
• Управляет временем и динамикой обсуждения. Следит за тем, чтобы все важные темы были рассмотрены.
• Предотвращает конфликты и нападки.
• Минимизирует доминирование одних участников над другими.
• Задает вопросы, чтобы двигать разговор в правильном направлении.
• Помогает группе генерировать идеи. Использует творческие методы и техники, чтобы стимулировать инновационное мышление.
• Пресекает повторные разговоры о решенных вопросах. Помогает избежать зацикленности на одной теме.
• Создает документацию и заметки о результатах обсуждения. Обеспечивает последовательность и ясность в дальнейшей работе.
• Оценивает эффективность процесса фасилитирования и вносит необходимые коррективы для улучшения результатов в будущем.

При этом фасилитатор — нейтральная фигура. Он не выбирает чью-то сторону, не навязывает свои идеи, не принимает финальных решений. В роли коммуникативного тренера могут выступать внешний консультант, agile-коуч, руководитель или HR-специалист. Приобрести нужные знания можно самостоятельно или с помощью курсов.

Требуемые навыки:

• Эмпатия. Чтобы фасилитировать группу, необходимо умение замечать переживания, желание высказаться. Это поможет услышать каждого участника разговора.
• Беспристрастность. В основе качественной фасилитации лежит способность занимать нейтральную позицию в споре. Специалист должен приветствовать разнообразие мнений.
• Активное слушание. Недостаточно просто уделить время человеку, который хочет выразить мысль. Фасилитатору и другим собеседникам важно проанализировать сказанное, при необходимости дать обратную связь.
• Коммуникабельность. Работа требует постоянного общения с разными людьми. Умение найти подход к каждому повысит эффективность фасилитации.
• Заинтересованность и скрупулезность. Важно задавать уточняющие вопросы, чтобы глубже раскрыть мнения.
• Лидерские качества. Фасилитатор управляет процессом. Он должен контролировать ход разговора, не позволять участникам уходить в сторону.
• Тайм-менеджмент. Соблюдение регламента — залог результата.

Из каких этапов состоит фасилитация

1. Начало сессии. Фасилитатор рассказывает о целях разговора и правилах, создает комфортную атмосферу, информирует о значимости совещания для развития компании.
2. Обсуждение идей. Участники предлагают варианты решения проблемы, делятся мыслями в отведенное время.
3. Определение пула решений. Все идеи фиксируются, чтобы выбрать наиболее подходящие.
4. Разработка плана реализации. Из конечных решений формируют проект по воплощению идей в реальность. Устанавливают сроки, определяют ресурсы, KPI.
5. Окончание фасилитационной сессии. Благодарность участникам, подведение итогов.

Какие есть методы

• Фокусировка группы. Фасилитатор изначально создает маршрут диалога, регулярно напоминает о целях. Метод помогает сохранить внимание людей на теме обсуждения.
• Фиксация промежуточных результатов. Устно или письменно на карточках, флипчарте, доске.
• Сбор мнений. Специалист проявляет эмоциональный интеллект, чтобы раскрыть потенциал каждого, дать выразить мнение, найти как можно больше идей.
• Принцип достижения консенсуса. Фасилитатор помогает участникам обязательно прийти к компромиссу.

Какие существуют техники

• Мозговой штурм. Генерация идей, при которой участники свободно высказывают любые мысли, без критики и осуждения.
• Ментальная карта. Визуальный способ структурирования мнений, который помогает группе увидеть связь между разными смыслами и создать целостную картину проблемы. В центре изображают круг с названием темы. После каждого высказывания вокруг центральной проблемы появляются кружки с предложениями.
• Карты мнений. Участники самостоятельно фиксируют варианты решения вопроса на листах. Фасилитатор собирает их, анализирует, озвучивает, находит точки соприкосновения.
• Эмоциональные карты. Выдаются карточки разного цвета. На них сотрудники пишут, какие случаи на работе связаны с тем или иным настроением. Потом коуч проводит обсуждение.
• Мировое кафе. Собеседники рассаживаются по столам с разными темами дискуссии, списком вопросов. Позже они меняются до тех пор, пока не выскажутся за каждым столом.
• Открытое пространство. Способ самоорганизации группы, который дает участникам самим определять темы обсуждения.
• Голосование. Выбор наилучшего варианта.
• Поле сил. Техника помогает понять, что мешает решить проблему.

Какие инструменты используются

Офлайн-инструменты:

• Флипчарт. Закрепляется на стену или ставится на пол. Это доска с возможностностью переворачивания бумажных листов.
• Маркерные доски. Позволяют создавать структуру обсуждения, фиксировать главные темы, ключевые моменты.
• Стикеры и цветные карточки. Используются для группировки идей, голосования и создания визуальных представлений.
• Таймер. Помогает контролировать время.
• Карточки с вопросами. Стимулируют обсуждение, задают направление разговора.

Онлайн-технологии:

• Miro. Доска для совместной работы команды над задачами. Дает возможность оставлять заметки, размещать документы.
• Slido. Сервис для подготовки онлайн-опросов.
• Ziteboard. Интерактивная доска с минимальным интерфейсом.
• Zoom, Skype. Платформы для проведения онлайн-конференций.

Плюсы и минусы

Какие компании успешно используют фасилитацию

Примеры:

• OpenAI. Компания известна своим инновационным подходом к работе, широко использует фасилитацию для проведения воркшопов по генерации идей, решения проблем, разработки продуктов.
• Amazon. Применяет фасилитацию для управления проектами, проведения планирования, разработки стратегий.
• Spotify. Известна гибкой культурой работы. Фасилитация помогает быстро адаптироваться к изменениям, принимать решения, разрабатывать новые проекты.
• Zappos. Бренд отличается ориентированностью на клиента и принципом открытого общения. Фасилитация помогает командам Zappos работать совместно, генерировать идеи, решать проблемы, связанные с улучшением пользовательского опыта.

Когда нужна фасилитация

Подходит для:

• Стратегического планирования. Необходимо составить долгосрочный план работы.
• Проведения масштабных нововведений. К примеру, ребрендинг, внедрение самоуправления.
• Выхода из финансового кризиса.
• Ежедневных задач. 20-минутные планерки для обсуждения итогов и планов.

Не подходит для собраний с проверенным алгоритмом действий. Например, если копирайтер не выполняет обязанности, руководителю не нужна фасилитация, чтобы высказать свои требования.

Главное, что нужно знать

1. Фасилитация — это процесс управления работой команды, направленный на достижение конкретных целей и результатов.
2. Помогает участникам эффективно общаться, решать проблемы, приходить к совместным решениям, экономить время и действовать сообща.
3. Фасилитатор — это специалист, который координирует беседу группы и выполняет роль проводника. Его цель — провести эффективное обсуждение и помочь участникам решить поставленные задачи.
4. Фасилитация состоит из нескольких этапов: начало сессии, обсуждение идей, определение пула решений, разработка плана реализации, окончание сессии.
5. Среди популярных техник: мозговой штурм, ментальная карта, эмоциональные карты, мировое кафе, открытое пространство, голосование, поле сил.