Как грамотно контролировать исполнение поручений: все, что нужно знать

Система контроля исполнения поручений (СКИП) помогает оптимизировать рабочие процессы и увеличить эффективность организации. Четкое управление задачами необходимо, чтобы снизить финансовые риски компании и добиться роста. В статье рассказываем, как организовать управление, какие инструменты использовать, как избежать типичных ошибок.

Что такое контроль исполнения поручений

Контроль исполнения поручений — это систематический процесс, в ходе которого руководитель ставит задачи, отслеживает их выполнение сотрудниками или подразделениями компании.

Зачем он нужен

Цели СКИП:

• Минимизировать риски. Отслеживание исполнения поручений помогает своевременно выявлять проблемы, принимать меры по их решению.
• Улучшить планирование. Анализируя данные о выполнении задач, можно более точно прогнозировать развитие компании.
• Повысить ответственность. Подчиненные внимательнее относятся к обязательствам, когда их работа отслеживается.
• Улучшить коммуникацию. Правила постановки задач и критерии контроля упрощают общение между руководством и исполнителями. Понятный регламент взаимодействия помогает избежать конфликтов.

Какие есть виды

Контроль направлен на операционные и стратегические задачи.

• Операционные. Рутинные рядовые обязанности.
• Стратегические. Распоряжения от генерального директора, которые значительно влияют на развитие организации, требуют быстрого исполнения.

Основные виды:

• Для подразделений. Начальник дает задание лично или через канбан-доски, сотрудник — исполняет, отправляет отчет о результатах.
• Для поручений от генерального директора. Это стратегические задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. Система выставляет приоритет для таких требований, регламентирует контроль особым образом.
• Для проектов. Список задач формируется на совещаниях и пополняется в ходе реализации основного плана-графика. Отличается новизной. Вместо рутинных дел и правил появляются отдельные договоренности и цели. Чтобы добиться результата в срок, снизить уровень неопределенности в команде, необходима система.
• Для протоколов. Предполагает документальную фиксацию обсуждения. Помогает структурировать договоренности, возникшие в ходе совещаний.

Как правильно формулировать поручения

Критерии постановки:

• Конкретность. Избегайте неопределенностей. Вместо «Сделайте это как можно лучше» — «Сделайте презентацию с тремя слайдами, описывающими ключевые преимущества продукта».
• Ограниченность. Указывайте конкретный срок исполнения. «Завтра до 19:00» — подходит, «как можно скорее» — нет.
• Измеримость. Обозначьте критерии оценки результата. Вместо «увеличьте продажи с сайта» — «повысьте конверсию на 10%". Определите ключевые метрики. Например, «напишите 10 постов за неделю» более измеримо, чем «вести страницу в соцсетях».
• Достижимость. Важна реалистичность. Не требуйте невозможного. Учитывайте ресурсы и компетенции исполнителя. Если работник не имеет опыта в рекламе, не просите его создать рекламную кампанию.
• Актуальность. Поручение должно быть важным для достижения общей цели компании. Не требуйте от подчиненных выполнять бессмысленные действия. Объясните значимость задания. «Эта презентация поможет привлечь новых инвесторов» сильнее мотивирует, чем просто «подготовьте презентацию».
• Четкость и ясность. Избегайте двусмысленности. Используйте простой понятный язык вместо метафор и шуточных фраз. Избегайте длинных сложных предложений. Разбейте объемное поручение на несколько простых шагов.

Кто управляет исполнением поручений

Основные роли в системе контроля:

1. Генеральный директор. Дает стратегические распоряжения руководителям отделов.
2. Руководитель подразделения— ответственный за постановку операционных задач и проверку их исполнения. Определяет сроки, критерии оценки, отвечает за общую координацию процесса.
3. Менеджер проектов. Занимается конкретными проектами. Координирует работу команды.
4. Сотрудник. Непосредственно выполняет распоряжение. Отчитывается о прогрессе и результатах работы. В зависимости от компетенций и объема задания может не требовать постоянного надзора.
5. Департамент аналитики. В крупных компаниях существует отдел, который отвечает за систематический контроль исполнения поручений, разрабатывает процедуры, ведет журналы, собирает данные об эффективности выполнения.

Контроль поручений — многоуровневый процесс, в котором передача задач происходит по цепочке. Высшее руководство дает поручение руководителям среднего звена, которые делегируют обязанности менеджерам. Затем задачи доходят до подчиненных, контролируются руководством по принципу пирамидальной структуры.

Как контролировать исполнение поручений

Пошаговая инструкция:

1. Выбор системы управления. Наиболее современное и эффективное решение — канбан-доски.
2. Обучение сотрудников. Важно познакомить коллектив с процедурой и функционалом выбранного таск-менеджера (трекера).
3. Фиксация. Четко и ясно сформулированные обязательства с указанием сроков, ответственных лиц и критериев исполнения. Закреплено документально — в виде письменного обращения, записи в системе управления.
4. Отслеживание. Регулярная проверка прогресса, сбор информации о достигнутых результатах, связь с ответственными сотрудниками для получения отчетов, разъяснения ситуации.
5. Анализ и оценка. Сравнение реального прогресса с плановыми показателями. Выявление проблемных зон и рисков. Оценка качества выполненной работы.
6. Корректировка. Разработка методов устранения проблем, изменение плана работы. Предоставление подчиненным необходимой поддержки, инструкций.

Советы, как контролировать исполнение поручений удаленных работников:

• Используйте системы управления задачами, чтобы отслеживать прогресс, делегировать обязанности, управлять сроками, вести историю изменений.
• Проводите регулярные звонки и видеоконференции. Удерживайте связь с сотрудниками через общение вне чатов, обсуждайте прогресс и методы решения возникающих проблем.
• Применяйте программы для мониторинга рабочего времени. Они помогают отслеживать время, проведенное сотрудниками за работой, но не всегда точно отражают реальную продуктивность.
• Запрашивайте еженедельные отчеты о проделанной работе, препятствиях.
• Обеспечьте удаленным сотрудникам доступ к необходимым материалам.
• Предоставляйте регулярную обратную связь о качестве выполненной работы, чтобы мотивировать и помогать подчиненным улучшать навыки.
• Дайте сотрудникам пространство для самостоятельной работы, не контролируя каждый шаг.
• Учитывайте индивидуальные особенности членов команды. Некоторые люди предпочитают частую обратную связь, другим достаточно еженедельных отчетов.
• Определите правила, когда удаленные сотрудники должны принимать звонки, отвечать в чатах. К примеру, быть на связи с 09:00 до 18:00. Разработайте дисциплинарный протокол за просрочку, отсутствие за компьютером, игнорирование звонков и сообщений.

Какие инструменты использовать

• Таск-менеджер. Инструмент, в котором руководитель ставит задачу, а сотрудник реализует. Система часто предлагает шаблоны отчета о текущем статусе поручения, формирует рейтинг исполнителей для повышения дисциплины, создает удобный план-график, отмечает, какие обязательства уже выполнены. Платформы: ADVANTA, Yandex Tracker, Kaiten, Wrike, Planfix.
• Программа для мониторинга рабочего времени. Непрерывно проводит запись экрана, отслеживает переписки, записывает поисковые запросы. Сервисы — CleverControl, Kickidler, StaffCop, TimeDoctor.
• CRM-системы для управления персоналом и отслеживания взаимодействий с клиентами. Популярные программы: Битрикс 24, Мегаплан, Простой Бизнес.
• Сервисы для командной работы в документах — «Яндекс.Документы», OnlyOffice, Slite.

Типичные ошибки и как их исправить

• Отсутствие четкой системы контроля. Нет конкретных процедур, регулярных отчетов. Введите систему управления задачами, определите частоту отчетов, формат документации, установите критерии оценки качества работы.
• Микроменеджмент. Слишком частый контроль, недоверие к сотрудникам, вмешательство в процесс работы. Давайте сотрудникам пространство для самостоятельной работы.
• Недостаток обратной связи. Исполнители не получают информацию о работе, не знают проблемные зоны, ошибки. Предоставляйте регулярный фидбек о качестве выполненной задачи, отмечайте сильные стороны, помогайте устранять ошибки.
• Несоответствие методов контроля специфике работы. Подбирайте средства управления в зависимости от вида, объема задачи, компетенций и индивидуальных особенностей сотрудников.

Главное, что нужно знать

1. Система контроля исполнения поручений (СКИП) — это процесс, в ходе которого руководитель ставит задачи и отслеживает их выполнение. Помогает сократить финансовые и репутационные риски, улучшить планирование, повысить ответственность сотрудников, выстроить общение в коллективе.
2. Правила постановки задач: конкретность, ограниченность по сроку, измеримость, достижимость, актуальность, четкость и ясность.
3. Контроль поручений — многоуровневый процесс, в котором передача задач происходит по цепочке. Высшее руководство дает поручение руководителям среднего звена, которые делегируют обязанности менеджерам. Затем задачи доходят до подчиненных и контролируются руководством по принципу пирамидальной структуры.
4. Контроль состоит из нескольких этапов: выбор системы управления задачами, обучение сотрудников, фиксация поручений, отслеживание результатов, анализ и оценка, корректировка системы.