Структура проекта — это схема, по которой происходит организация компонентов проекта. Она помогает определить цели, грамотно распределить ресурсы, назначить роли исполнителей, снизить риски. В статье рассказываем, с чего следует начинать проектную деятельность, как создаётся структура проекта.
Что такое структура проекта и зачем она нужна
Под проектом понимается временной отрезок, направленный на создание уникального продукта. Каждая задумка преследует особую цель.
Основные элементы проекта:
- Конкретная цель
- Индивидуальные черты
- Ресурсы, которые расходуются во время реализации
- Сроки исполнения
Если один из пунктов отсутствует, деятельность нельзя назвать проектной.
Структура проекта подразумевает основу управления командной работой. Она помогает установить иерархию в коллективе, грамотно распределить роли и задания между участниками. Это особенно важно в больших процессах, где несколько задач выполняются одновременно. Структурирование обеспечивает грамотную координацию программы, чтобы ресурсы компании использовались эффективно. Наличие структурного плана уменьшает риск конфликтных ситуаций. Он также упрощает процесс принятия решений, поскольку каждый сотрудник знает к кому обратиться, если результат действий не соответствует намеченному плану.
Источник: ru.freepik.com
Как создать структуру проекта
В основе успешного управления лежит структурная схема, благодаря которой становится ясно, какие ресурсы следует задействовать, какие шаги стоит предпринять, чтобы достигнуть желаемого результата. Процесс начинается с формулирования ясной цели и разработки стратегии. Благодаря этим этапам возможно управление рабочими процессами.
Процесс структуризации напоминает строительство дома. Перед тем как приступить к возведению стен, нужно тщательно подготовить схему строения объекта. Несколько пунктов, которые нужно учесть, прежде чем начать строить план:
- Специфика деятельности
- Масштабы
- Доступные ресурсы
- Заинтересованные лица
Проектная деятельность делится на несколько составных частей. Для формирования структуры потребуется 7 элементов в указанной последовательности:
Как определить цели и задачи
Начинать разработку следует с постановки целей. Для этого в менеджменте используют инструмент под названием «дерево целей». Он помогает обозначить главную миссию проекта, расписать задачи в конкретном порядке. После задач добавляют подзадачи, затем второстепенные подзадачи и так далее. Таким образом, складывается полноценная картина, в которой общее находится в центре, а частное — по краям. Чем детальнее проработана схема, тем выше уровень понимания проекта в целом.
Что такое проектный план и зачем он нужен
Чтобы достичь поставленных целей, нужно разработать план действий. В содержание этого пункта входит составление графика, установка сроков для каждого задания. Здесь же виден критический путь, с помощью которого команда обнаруживает цепочки взаимосвязанных дел, без которых завершить проект невозможно. В результате получается сетевая модель. Этап влияет на скорость выполнения заданий.
Как распределить роли и обязанности в команде
В оргструктуру входит распределение ролей между сотрудниками. Чтобы минимизировать количество конфликтов, нужно заранее прописать зону ответственности каждого участника. Правильно делегировать задачи поможет матрица ролей RACI. Инструмент представляет таблицу, где по вертикали отражены полномочия, по горизонтали — исполнители.
Каждая буква указывает на роль участника и его уровень обязательств:
- R — responsible (исполнитель). Отвечает только за часть задачи. Например, тестировщик проверяет исправность работы нового элемента сайта.
- А — accountable (ответственное лицо). Занимается задачей в полном объеме, дает указания исполнителям. Например, project manager составляет задания для дизайнеров.
- С — consult (консультант). Эксперт в конкретной области отвечает на вопросы команды, помогает находить решения. Например, специалист по информационной безопасности консультирует веб-разработчика по вопросам защиты данных.
- I — informed (информированное лицо). Должен знать состояние рабочих процессов. Сотрудники предупреждают о задержке срока задачи, завершении операции.
Как правильно планировать этапы проекта
Подготовка проекта к запуску включает разработку графика с установленными сроками. В этом помогает сетевая модель. Здесь же анализируется количество ресурсов, которые требуются для завершения проекта в назначенное время.
Как следить за выполнением задач и сроков
Используйте дерево целей для отслеживания прогресса работы. Регулярно проводите встречи с сотрудниками, чтобы обсуждать актуальные вопросы и решать возникающие проблемы своевременно.
Вносите изменения в план проекта по необходимости. Анализируйте следующие компоненты:
- Сроки сдачи
- Эффективность работы сотрудников
- Расход бюджета
Как управлять ресурсами и бюджетом проекта
При разработке бюджетного плана учитывайте ресурсы, которые потребуются для реализации идеи. Список должен включать прямые и косвенные затраты. Установите систему, отслеживающую расходы, чтобы сравнивать планируемые потери с фактическими.
Как оценить риски и управлять ими
Заключительный элемент структуры — управление рисками. Этап включает поиск внутренних и внешних факторов, которые влияют на работу. Например, ошибки в организации рабочего процесса, изменение рыночных условий. Нужно описать возможные варианты, которые могут вызвать негативные последствия.
Наиболее распространенные:
- Задерживаются сроки
- Бюджет выходит за рамки
- Ухудшается качество
- Продукт не попадает в целевую аудиторию
Потенциальные проблемы обсуждаются на собраниях. Команда работает над созданием запасных сценариев. Таким образом, в критической ситуации участники готовы запустить в работу резервный план.
Источник: ru.freepik.com
Типичные ошибки и как их исправить
Распространенные ошибки в построении структуры и способы их устранения:
- Недостаточная заинтересованность со стороны участников приводит к неверному пониманию целей. Регулярно проводите собрания с командой для обсуждения процессов и получения обратной связи.
- Нереалистичное представление о сроках. Учитывайте мнение экспертов и возможность непредвиденных обстоятельств.
- Строгое соответствие разработанной программе. Следите за развитием хода событией. Вносите корректировки, если они требуются.
Главное, что нужно знать
3 главных пункта, которые помогут правильно построить структуру проекта:
- Проектная деятельность образуется при наличии следующих составляющих: цели, задачи, план действий, график, ресурсы, риски, обратная связь участников.
- Дерево целей представляет основу управления. Такой подход охватывает как детальное рассмотрение элементов, так и общую картину задумки.
- Значимую роль в управлении занимает идентификация рисков. Необходимо заранее подготовить стратегию для минимизации и устранения потенциальных угроз.
