Система канбан: что это и как использовать для максимальной эффективности

Канбан — это инструмент управления проектами, который создает визуализацию рабочего процесса. Этот метод улучшает взаимодействие между сотрудниками, минимизирует количество незавершенных задач, повышает скорость их выполнения. В статье рассказываем, из чего состоит канбан, его преимущества и недостатки, даем краткое руководство, как внедрить технику в рабочий процесс.

Что такое канбан

История канбан начинается с 1950 года. Японский инженер Таити Оно придумал метод, который помог наладить производство компании Toyota в послевоенный период. Фирме удалось сократить расходы за счет принципа «точно в срок». Карточки канбан представляли бумажные таблички, на которых указывалось необходимое число продукции. С их помощью осуществлялся контроль запасов. Запчасти приобретались по необходимости, чтобы избежать лишних расходов. Со временем инструмент канбан обрел широкую известность. Компании по всему миру стали использовать технику, что положительно отразилось на бережливом производстве товаров в целом.

Расшифровка 看板 (kanban) — сигнальная вывеска, в переводе японского. Метод нашел распространение в области IT- разработок. Благодаря ему команды быстрее адаптируются к изменениям и эффективно справляются со сложными проектами. Канбан получил внимание не только в производстве, но и в службе поддержки, маркетинге, ИТ-индустрии, строительстве — в сферах, где нужно быстро и грамотно распределять ресурсы.

Каковы основные принципы

Методика основывается на канбан-досках, которые визуально отображают задачи проекта. Идея состоит в том, что участники видят процесс работы целиком. Это помогает равномерно распределять обязанности и следить за их своевременным исполнением.

3 главных принципа введения канбан метода, которые формируют его основу и оказывают значительное влияние на управление проектами:

• Начните с того, что уже имеется. Для этого нужно понимать, как работают текущие процессы. Визуализация незавершенных задач не подразумевает новых обязанностей. Здесь демонстрируется сам процесс, как команда работает на разных стадиях, что происходит внутри проекта. Первый этап не предлагает новые роли, не вызывает у сотрудников страх перед появлением незнакомых задач.
• Обсудите с командой готовность развиваться с помощью эволюционных изменений. Выясните, что конкретно требует изменений. Этап предполагает постепенный рост качества продукта или внутренней работы команды через небольшие шаги, которые встраиваются в систему и положительно влияют на нее. Здесь нужно своевременно отслеживать изменения. Если результат не оправдывает себя, следует вернуться к предыдущему шагу и попробовать другой метод. В случае удовлетворительного исхода, нужно закрепить новое положение.
• Приветствуйте инициативные проявления. Побуждайте команду к активному обсуждению, генерации идей. Значительную роль на этом этапе играет доверительное отношение между участниками. Сотрудникам проще делиться мыслями в открытой, дружественной атмосфере.

Источник: ru.freepik.com

В чем преимущества перед другими методами

Канбан обладает рядом особенностей. Плюсы и минусы подхода, которые выделяют чаще всего:

• Устанавливает корпоративный тайм-менеджмент. Наглядная демонстрация рабочего процесса с установленными сроками, приоритетными проблемами. Кабан-доски показывают текущие задачи в одном разделе. Это дает представление, на какой стадии находится проект, помогает выявить трудности в работе.
• Предполагает гибкий подход к планированию. Приоритет задач меняется в ходе развития событий. Внимание сотрудников сосредоточено на актуальных проблемах.
• Влияет на сплоченность коллектива. Сотрудники делятся мнением по поводу происходящих процессов, совместно ищут оптимальные решения, предлагают свежие идеи.
• Прозрачность метода позволяет участникам проекта отслеживать внутренние процессы. Если у одного из сотрудников возникнут трудности, команда сможет оказать помощь, чтобы быстрее наладить работу и вернуться к необходимому темпу.
• Снижает время цикла поставленных проблем. WIP-лимиты ограничивают число задач, что приводит к их эффективной обработке.
• Обратная связь формирует доверительное отношение внутри коллектива. Сотрудники анализируют проделанную работу, что приводит к развитию производства.

К сожалению, канбан не относитсяк идеальным инструментам. Главные минусы метода:

• Подходит для небольших команд до 5−7 человек. Контролировать большое количество сотрудников в этой системе трудно. Обычно большой коллектив делят на несколько групп и создают для них отдельные доски.

• Канбан нацелен на краткосрочное планирование. В списке указываются только приоритетные задачи, которые требуют осязаемого результата в указанные сроки. Здесь нет места для долгосрочного прогноза.
• Подразумевает коллективную ответственность. Техника не подойдет командам, где каждый сотрудник наделен конкретной ролью, отвечает только за часть работы.

Как работает

Основные правила работы kanban помогают:

• регулировать систему управления материальными потоками
• контролировать сроки
• обеспечить непрерывное течение процесса

Методология включает следующие инструменты управления:

• Канбан-доска представляет рабочую поверхность, где фиксируется список задач. Таблица визуализирует цели, их текущее состояние. Она делится на три столбца: to do — что делать, in progress — в разработке и done — готово. Сотрудники переносят карточки из одного блока в другой, когда задача меняет статус выполнения.
• Каденция в переводе с английского означает ритм. В системе канбан термин подразумевает регулярные встречи сотрудников, которые поддерживают ритм работы над проектом. Выделяют следующие виды мероприятий в технике канбан:

1. Ежедневные. Их длительность занимает не больше 15 минут. Встреча предполагает интенсивное обсуждение текущих процессов. Участники поднимают актуальные вопросы, находят решения.
2. Пополнение запасов. Бэклог — список задач, выстроенных по приоритету. Здесь определяются загруженность команды. Обсуждается готовность сотрудников брать новые задания. Расставляется приоритетность.
3. Обзор предоставления услуг. Между исполнителем и заказчиком, происходит анализ проделанной работы. Проверяется качество результата, соблюдение сроков, других договоренностей.
4. Оценка рисков. Раз в месяц команда встречается, чтобы обсудить трудности, с которыми она сталкивалась в работе над проектом.
5. План поставки. Здесь рассчитывается комплексный объем работы. Встречу организуют, когда поступают новые задачи.
6. Обзор операций. Встреча менеджеров, которая направлена на поиск баланса в организации всех рабочих процессов.
7. Обзор стратегии. Руководители проектов встречаются, чтобы обсудить глобальные темы. В результате выявляются потенциальные проблемы, находятся способы их устранения.

• Канбан-доска включает установление лимитов на количество заданий в колонке. Ограничения обеспечивает плавный поток задач. Помогают выстроить выгодную стратегию, обратить внимание на главные проблемы. Правила работы включают постоянное обновление доски, разделение задач на подзадачи, установление четких сроков выполнения.
• В канбан используются разные метрики для оптимизации процесса выполнения задач. Например:

1. WIP (Work In Progress) — задачи, которые находятся в работе. Деляться на разные стадии работы.
2. Throughput — количество заданий, которое сотрудники успевают выполнить за конкретный срок (5 часов, неделя).
3. Wasted Time — время ожидание задачи до перехода в работу.

• Классы обслуживания определяют приоритетность задач. Благодаря им команда решает, какие задачи следует выполнить в первую очередь, а какие можно оставить на потом. Допускается использование не более 6 классов обслуживания. Самые распространенные:

1. Expedite — ускоренный
2. Standard — стандартный
3. Intangible — нематериальный
4. Fixed date — с фиксированной датой

Как внедрить канбан в проект

Пошаговая инструкция, которая поможет реализовать методологию канбан в проекте:

• Определите текущий процесс команды. Включите каждый этап работы над задачей.
• Создайте канбан-доску в виде карты. Добавьте столбцы, заполните каждый этап разработки.
• Установите лимиты WIP для каждого столбца, чтобы контролировать количество задач, которые выполняются в одно время.
• Перемешайте карточки с выполненными задачами на уровень выше.
• Проводите ежедневные встречи для обсуждения текущего статуса работ.
• Проводите командное обучение. Формируйте ценности сотрудников, в основе которых лежат доверительные отношения внутри компании.
• Используйте обратную связь, чтобы выявить слабые стороны проекта и вовремя исправить ошибки.

Примеры использования в реальных проектах

Примеры успешной реализации метода канбан:

• Компания Spotify применила технологию для управления процессами запуска новых музыкальных продуктов. Руководители выбрали систему из-за ее гибкости и небольшой стоимости. Канбан изменил стиль работы, что привело к высокому результату. Эффективность команды значительно увеличилась.
• Zara успешно использует принципы канбан для налаживания производственных процессов. Благодаря методу компания сократила время производства, снизила затраты на запасы.

Источник: ru.freepik.com

Типичные ошибки и как их исправить

Неправильное применение метода снижает эффективность работы команды. Распространенные ошибки и способы их устранения:

• Отсутствие вовлеченность сотрудников. Непонимание принципов метода отдельными участниками приводит к сопротивлению, негативной реакции на изменения, что замедляет процесс роста компании. Проводите обучающие тренинги, чтобы передать суть техники и показать команде ее преимущества.
• Загруженность процессов. Чрезмерное количество задач приводит к потере качества их исполнения. Установите ограничения в каждой колонке доски канбан, чтобы контролировать нагрузку.
• Игнорирование времени цикла приводит к непредсказуемому результату. Изучайте временные отрезки, которые требуются на выполнение разных заданий.

Главное, что нужно знать

• Kanban — вытягивающий способ управления проектами. Благодаря ему компании достигают баланса между между непрерывным потоком деятельности и минимальным количеством задач в конкретный период.
• Главный инструмент канбан представляет доску, которая делится на столбцы. Каждая колонка отображает стадию рабочего процесса. Задачи выглядят в форме карточек. После завершения одних процессов — карточка перемещается в последующий столбец.
• Чтобы избежать лишних нагрузок и оптимизировать поток работы, канбан вводит ограничения на количество выполняемых задач одновременно. Таким образом, метод устанавливает лимит на незавершенную работу.