Менеджер или руководитель отдела должен уметь правильно ставить задачи участникам проекта. Распределение ролей между членами команды позволяет быстро получать результаты и избежать конфликтов. Прочитав статью, вы узнаете, что такое зона ответственности сотрудника и как можно распределить роли при работе над проектом.
Что такое зона ответственности
Зона ответственности в менеджменте — обособленный процесс, за исполнение которого отвечает конкретный сотрудник компании. У специалиста есть необходимые инструменты для выполнения работы. Компетенция работника позволяет выполнять поставленные цели, контролировать сроки сдачи отчетности и самостоятельно решать возникающие проблемы. За распределение функций в коллективе отвечают менеджер проекта и руководитель отдела.
Типы ответственности
Есть несколько классификаций зон ответственности. По первой классификации ответственность бывает личной и групповой. В одном случае за выполнение работы отвечает сотрудник, во втором случае достижение цели зависит от действий нескольких участников команды.
Вторая классификация показывает степень влияния:
- зона ответственности;
- зона влияния;
- зона смирения.
Зона ответственности — это функции, находящиеся под контролем. Специалист выполняет работу и отвечает за результат.
Зона влияния — область, где сотрудник является консультантом, проверяет сделанную работу или участвует в голосовании при принятии решений. Работник влияет на реализацию процесса, но не является ответственным за выполнение задания.
Зона смирения — область, где у исполнителя нет рычагов влияния на принятие решений. Часто это направления, которыми занимается другой отдел компании.
Преимущества установки границ
Правильная организация деятельности позволяет руководству эффективно управлять командой, а сотрудникам быстрее выполнять работу:
- Упрощается реализация проектов, потому что команда работает по шаблону.
- Возможна ротация исполнителей в коллективах, занимающихся разными проектами.
- Новые исполнители сразу понимают правила работы и роли участников группы.
- Вероятность возникновения конфликтов в коллективе становится минимальной.
- Увеличивается скорость принятия решений при разработке проектов.
- Руководство видит, чем заняты работники, и получает прозрачную отчетность.
- Становится легко установить ответственных в провале задания или проекта.
- Менеджер может разработать эффективную систему мотивации персонала.
При отсутствии четких границ появляются проблемы: от конфликта внутри команды до увольнения ценных кадров. Поэтому разграничить функции исполнителей рекомендуется до начала работы.
Матрица ответственности сотрудников
Эффективным инструментом для организации деятельности команды является матрица RACI. В ней показаны возможности участников команды. Матрица RACI подходит для любого направления бизнеса. Она наглядно демонстрирует, какими функциями занимается работник, и за что отвечает.
Роли участников команды в матрице RACI:
- Исполнитель (Responsible). Отвечает за выполнение отдельной задачи. У каждой функции, необходимой для реализации проекта, должен быть исполнитель. У масштабной функции может быть несколько исполнителей. Но лучше выделить подзадачи и распределить между работниками.
- Ответственный (Accountable). Управляет проектом или является его владельцем. Получает отчеты исполнителей, принимает работу или просит внести правки. Может утверждать или отклонять предложения по улучшению проекта. Роли ответственного и исполнителя может выполнять один работник.
- Эксперт (Consulted). Проводит консультации по конкретным вопросам. Помогает наладить взаимодействие подразделений внутри компании, согласовывать выполненную работу. Не занимается реализацией функции, а обеспечивает поддержку исполнителей.
- Информируемый (Informed). Получает информацию о результатах работы команды. Часто в матрице информируемый является исполнителем следующего этапа реализации проекта.
Матрица RACI отображает связи участников команды. В схему можно добавлять дополнительные роли. Делать это рекомендуется при необходимости и не усложнять управленческую структуру.
VS: подтверждающий (Verifier) и подписывающий (Signatory). Первый проверяет, соответствует ли работа установленному стандарту, второй согласовывает отчет. Обе роли может выполнять один человек.
Q: контроллер качества (Quality). Проверят качество готового продукта не только по техническим стандартам, но и по удобству для пользователей или другим критериям.
S: поддержка (Support). Помогает базовому исполнителю выполнить задание. Например, обучает стажера или подменяет работника при болезни.
Как распределить ответственность
Построить матрицу RACI необходимо до начала работы над проектом. Визуализировать матрицу можно таблицей, где горизонтальные строки — задачи проекта, а вертикальные столбцы — имена участников команды. Буква в ячейке на пересечении столбца и строки показывает роль участника команды при разработке.
Этапы установки границ по стандарту RACI:
- Определение целей проекта и требований к качеству работы.
- Составление списка функций, необходимых для запуска продукта.
- Распределение ролей среди участников команды.
- Обсуждение и утверждение составленной матрицы.
- Проведение инструктажа участников коллектива.
- Периодический контроль установленных границ.
Создание матрицы начинается с составления списка заданий. Итоговая таблица не должна быть перегруженной. Не стоит указывать очевидные цели, например, «присутствовать на совещаниях».
Цели прописываются в первом столбце. Шапка таблицы отводится под перечисление должностей и имен работников компании. При обсуждении проекта таблица заполняется: на пересечении строчек и столбцов появляются буквы, показывающие степень ответственности.
Ошибки менеджеров и руководителей
Структура матрицы RACI помогает проверить, правильно ли разделены сферы влияния. Следует посмотреть на заполнение таблицы, чтобы увидеть, были ли допущены ошибки при планировании работы.
Если участник команды становится исполнителем ® нескольких задач, необходимо проверить, насколько они масштабны, и не будет ли работник перегружен. Желательно снять часть ролей с исполнителя и передать коллегам.
Если на одно задание назначено много ответственных (А), при проверке работы часто возникают сложности. Мнения проверяющих могут не совпадать, что приводит к возникновению конфликтов и затягиванию сроков. Желательно сделать так, чтобы у процесса был один ответственный.
Участник команды может совмещать R и A функцию при выполнении работы. Но рекомендуется сделать так, чтобы эти буквы попадали в одну ячейку не часто. Иначе участники коллектива будут перегружены и не смогут оперативно реагировать на нестандартные ситуации.
Когда у работника нет ни одной R или A функции, следует подумать, нужен ли человек в команде, и можно ли оптимизировать штат.
Не следует назначать много консультантов © и информируемых (I) на задание. Коммуникации по заданиям не должны отвлекать работников от базовых функций. Избыточное число согласований затягивает сроки сдачи проекта.
Оформление документов
Разграничение ответственности сотрудников компании можно закрепить на бумаге. Руководитель вправе издать Приказ о распределении обязанности, где перечислены ФИО работников и указаны задания, которые они выполняют.
Если функция работника остается прежней, и Приказ только уточняет его полномочия, то согласия не требуется. Когда после издания Приказа должностные полномочия меняются, следует получить письменное согласие работника и заключить дополнительное соглашение.
Разделения зон ответственности помогает сотрудникам четко осознать границы своего влияния на реализацию проекта и сосредоточиться на главных задачах. Руководитель понимает, как работает система и кто отвечает за каждый процесс. Разделение обязанностей помогает команде быстро и эффективно выполнять работу, что позволяет вывести бизнес на новый уровень.
