Управление бизнес процессами — это систематический подход к оптимизации рабочих дел в организации. Метод помогает увеличить эффективность сотрудников, снизить издержки, улучшить качество товаров и услуг. В статье рассказываем, какие существуют способы управления, как они помогают фирме и как автоматизировать рабочие действия в бизнесе.
Что такое управление бизнес-процессами
Управление бизнес процессами похоже на большой оркестр, где каждый музыкант играет свою партию. Чтобы музыка звучала гармонично, нужен дирижер, который координирует действия всех исполнителей. Он задает темп и следит за тем, чтобы каждый инструмент играл в нужное время с нужной громкостью. Менеджмент выступает аналогом дирижера.
Методология представляет систематический подход к решению задач, которые направлены на достижение целей организации. Бизнес-процессами называют любую последовательность действий внутри фирмы, которые нацелены на достижение конкретного результата. Цепочка действий повторяется снова и снова. Сюда относится абсолютные любые операции. Пример задач:
- Обрабатывать входящую заявку от клиента
- Закупать материалы для производства товара
- Проводить обучение персонала
- Составлять отчет о проделанной работе
Зачем оно нужно
Управление бизнес-процессами представляет мощный инструмент для развития бизнеса. Крупное предприятие или небольшая компания — это сложный механизм, который состоит из множества взаимосвязанных деталей. Каждая деталь подразумевает отдельный процесс: производство, закупку, продажу, обслуживание клиентов. Чтобы механизм слаженно работал, требуются четкие правила и контроль их исполнения. В этом и заключается управленческая роль.
Метод помогает улучшить работу организации. Он дает много положительных результатов. Список главных преимуществ:
- Повышает эффективность. Помогает выявить проблемные зоны в работе и устранить их.
- Автоматизирует рутинные задачи, тем самым освобождает время для более важных дел.
- Налаживает коммуникацию между отделами. Благодаря четким инструкциям сотрудники начинают лучше понимать обязанности и взаимодействовать друг с другом более эффективно.
- Снижает издержки. Например, помогает сократить количество брака на производстве, улучшить логистику.
- Способствует улучшению качества товаров и услуг. Процессы становятся более предсказуемыми, контролируемыми. Продукт начинает больше соответствовать ожиданиям клиента. Это укрепляет репутацию фирмы.
- Порядок в работе делает команду гибкой и способной быстро реагировать на внезапные перемены. Бизнес легко адаптируется к рыночным изменениям.
- Показывает единую картину функционирования бизнеса. Это помогает понимать взаимосвязи между разными отделами, выявлять уязвимые места и принимать оптимальные решения.
Какие бывают виды
Существует несколько типов бизнес-процессов, которые делятся на четыре основные категории.
- Основные процессы связывают с основной деятельностью организации. Например: производство товара, продажи. Это те действия, которые приносят доход.
- Вспомогательные поддерживают главные процессы и обеспечивают условия для их эффективной работы. К ним относят: управление кадровым составом, финансовый учет, логистику, юридические процессы — задачи, которые не приносят прибыли напрямую.
- Управленческие направлены на координацию всей деятельности фирмы. Это пункт нужен, чтобы планировать и организовывать работу всего коллектива. Например, планирование бюджета, бизнес-план, обсуждение проблем и способов их устранения.
- Процессы совершенствования улучшают и оптимизируют рабочие дела, ищут новые возможности развития. К ним относятся: выход на новый рынок, использование последних технологий, автоматизация рутинных задач, реализация свежих идей, проведение тренингов для персонала.
Процессы тесно связаны между собой. Для эффективного функционирования основных бизнес-процессов, нужны вспомогательные, которые обеспечивают условия для их работы. Вспомогательные бизнес-процессы, в свою очередь, также зависят от управленческих бизнес-процессов, которые обеспечивают координацию и управление деятельностью организации.
Процессы совершенствования и развития также тесно связаны с основными, вспомогательными и управленческими бизнес-процессами. Например, процесс анализа и оценки эффективности (процесс совершенствования и развития) направлен на улучшение производственного процесса (основной бизнес-процесс), что помогает увеличить производительность и качество продукции.
Взаимодействие между этими четырьмя видами бизнес-процессов образуют цикл. Основные бизнес-процессы приносят доход, вспомогательные бизнес-процессы обеспечивают условия для их работы, управленческие заняты координацией и управление деятельностью организации, а процессы совершенствования и развития направлены на улучшение и оптимизацию бизнес-процессов.
Каждый вид занимает отдельную важную роль в функционировании организации и достижении поставленных целей.
Какие есть методы управление бизнес-процессами
Автоматизация подразумевает использование программного обеспечения и технологий, чтобы сократить количество повседневных задач. Цель метода — освободить сотрудников для более значимых дел. Он включает: использование программ для быстрой обработки данных. Например, автоматический расчет показателей эффективности. Роботизированные процессы выполняются быстрее за счет технологический возможностей. Человек подвержен болезням, нуждается в отпуске. Запрограммированные машины экономят бюджет организации.
Оптимизация. Этот метод управления направлен на улучшение эффективности и организации. Она включает устранение лишних шагов, минимизацию потерь и совершенствование рабочих процессов для достижения лучших результатов с минимальными ресурсами. Оптимизация представляет непрерывный процесс, который помогает адаптироваться к меняющимся условиям рынка, потребностям клиентов.
Моделирование — это методология, которая помогает охватить всю деятельность организации и проследить за внутренними процессами. Это мощный инструмент, который дает понимание, как функционирует организация. Он помогает обнаружить, где находятся слабые стороны фирмы и найти возможности для их устранения.
Из каких этапов оно состоит
Менеджмент бизнес-процессов включает несколько этапов. Каждый шаг играет важную роль в обеспечении эффективности компании.
Распределение — это первая ступень в организации работы компании. Здесь определяют цели и задачи фирмы, а также распределяют ресурсы и ответственность между сотрудниками и отделами. На этом этапе:
- Определяют цели организации. Сначала ставят крупные задачи, а затем разбивают их на небольшие.
- Назначают роли и устанавливают зоны ответственности между сотрудниками и отделами
- Распределяют материальные и финансовые ресурсы
- Разрабатывают план действий для достижения целей
Проработка подразумевает детальное проектирование операций.
- Формируют подробный список дел в виде моделей и диаграмм
- За каждой задачей закрепляет ответственного исполнителя
- Указывают средства достижения поставленных целей: инструменты и ресурсы
Выполнение — на этом этапе происходит принятие новых решений
- Вносят изменения в привычную стратегию
- Проводят тренинги профессионального развития
Оптимизация представляет этап, на котором бизнес-процессы постоянно анализируются и улучшаются.
- Осуществляют мониторинг деловых операций
- Ищут проблемные зоны
- Работают над устранением ошибок
- Вносят изменения
Оценка эффективности определяет соответствие между ожиданиями и достигнутым результатом.
- Определяют метрики
- Анализируют эффективность нововведений и оценивают итоги работы
Как управлять бизнес-процессами
Менеджмент бизнес-процессов осуществляется с помощью разных подходов. Рассмотрим на примере метода DMAIC. Подход состоит из пяти шагов:
- Define (Определить). Подробно опишите каждый процесс работы. Добавьте участников процесса, используемые ресурсы, документацию.
- Measure (Измерить). Найдите показатели. Узнайте стоимость действий, сроки, сколько раз требуется выполнять задачу за конкретный период.
- Analyze (Проанализировать). Оцените результаты. Подумайте, как можно ускорить процессы, улучшить их качество, оптимизировать.
- Improve (Улучшить). Внесите изменения и запустите в работу.
- Control (Контролировать). Определите метрики. Внесите корректировки, если это необходимо.
Как помогает автоматизация
Автоматизация ускоряет выполнение задач, минимизирует ошибки и помогает, избавляет сотрудников от лишних движений. Автоматизация повышает точность выполнения задач, минимизирует риски, связанные с человеческим фактором.
Распространенные инструменты:
- Автоматизация продаж помогает оперативно реагировать на заявки клиентов и своевременно отвечать на их вопросы.
- Электронный документооборот представляет алгоритм действий для быстрой обработки и передачи данных. Сервис содержит готовые шаблоны отчетов, договоров, которые заверяется электронной подписью.
Как оценить эффективность
Для оценки эффективности менеджмента бизнес-процессов используйте методы:
- SWOT-анализ применяют для выявления сильных и слабых сторон. Кроме того, показатели отражают потенциальные риски и возможности.
- АВС-анализ помогает рассчитать расходы по каждому действию. По итогам оценивают степень влияния конкретной задачи на общий результат.
Какие компании успешно внедрили процессное управление
Действия, которые происходят внутри фирмы напрямую связаны с ее отраслью. Например, в финансовой сфере компании стараются автоматизировать такие действия, как:
- Обработка платежей
- Управление рисками
- Кредитный скоринг
Типичные ошибки и как их исправить
- Недостаточное внимание к анализу процессов. Проводите регулярную оценку работы. Используйте методы моделирования, визуализируйте процессы, чтобы достичь глубокого понимания процессов.
- Отсутствие системы мониторинга и контроля. Регулярно отслеживайте ключевые показатели эффективности, анализируйте результаты и вносите коррективы по необходимости.
Главное, что нужно знать
- У каждого дела есть свои бизнес-процессы. Управление ими одинаково важно как в крупных фирмах, так и среди индивидуальных предпринимателей.
- Автоматизация помогает оптимизировать рутинные задачи. Это избавляет сотрудников от лишних задач.
- Компании используют процессный менеджмент, чтобы запустить новые процессы, оценить используемые ресурсы и внести изменения, адаптировать необходимые действия к текущим условиям, избавиться от устаревших ненужных задач.
