Управление бизнес-процессами: как настроить работу компании на 100%

Управление бизнес процессами – это систематический подход к оптимизации рабочих дел в организации. Метод помогает увеличить эффективность сотрудников, снизить издержки, улучшить качество товаров и услуг. В статье рассказываем, какие существуют способы управления, как они помогают фирме и как автоматизировать рабочие действия в бизнесе.

Что такое управление бизнес-процессами 

Управление бизнес процессами похоже на большой оркестр, где каждый музыкант играет свою партию. Чтобы музыка звучала гармонично, нужен дирижер, который координирует действия всех исполнителей. Он задает темп и следит за тем, чтобы каждый инструмент играл в нужное время с нужной громкостью. Менеджмент выступает аналогом дирижера.

Методология представляет систематический подход к решению задач, которые направлены на достижение целей организации.  Бизнес-процессами называют любую последовательность действий внутри фирмы, которые нацелены на достижение конкретного результата. Цепочка действий повторяется снова и снова. Сюда относится абсолютные любые операции. Пример задач:

• Обрабатывать входящую заявку от клиента
• Закупать материалы для производства товара
• Проводить обучение персонала
• Составлять отчет о проделанной работе 

Зачем оно нужно

Управление бизнес-процессами представляет мощный инструмент для развития бизнеса. Крупное предприятие или небольшая компания – это сложный механизм, который состоит из множества взаимосвязанных деталей. Каждая деталь подразумевает отдельный процесс: производство, закупку, продажу, обслуживание клиентов. Чтобы механизм слаженно работал, требуются четкие правила и контроль их исполнения. В этом и заключается управленческая роль.

Метод помогает улучшить работу организации. Он дает много положительных результатов. Список главных преимуществ:

• Повышает эффективность. Помогает выявить проблемные зоны в работе и устранить их. 
• Автоматизирует рутинные задачи, тем самым освобождает время для более важных дел. 
• Налаживает коммуникацию между отделами. Благодаря четким инструкциям сотрудники начинают лучше понимать обязанности и взаимодействовать друг с другом более эффективно.  
• Снижает издержки. Например, помогает сократить количество брака на производстве, улучшить логистику. 
• Способствует улучшению качества товаров и услуг. Процессы становятся более предсказуемыми, контролируемыми. Продукт начинает больше соответствовать ожиданиям клиента. Это укрепляет репутацию фирмы. 
• Порядок в работе делает команду гибкой и способной быстро реагировать на внезапные перемены. Бизнес легко адаптируется к рыночным изменениям. 
• Показывает единую картину функционирования бизнеса. Это помогает понимать взаимосвязи между разными отделами, выявлять уязвимые места и принимать оптимальные решения. 

Какие бывают виды 

Существует несколько типов бизнес-процессов, которые делятся на четыре основные категории.

• Основные процессы связывают с основной деятельностью организации. Например: производство товара, продажи. Это те действия, которые приносят доход. 
• Вспомогательные поддерживают главные процессы и обеспечивают условия для их эффективной работы. К ним относят: управление кадровым составом, финансовый учет, логистику, юридические процессы – задачи, которые не приносят прибыли напрямую.  
• Управленческие направлены на координацию всей деятельности фирмы. Это пункт нужен, чтобы планировать и организовывать работу всего коллектива. Например, планирование бюджета, бизнес-план, обсуждение проблем и способов их устранения. 
• Процессы совершенствования улучшают и оптимизируют рабочие дела, ищут новые возможности развития. К ним относятся: выход на новый рынок, использование последних технологий, автоматизация рутинных задач, реализация свежих идей, проведение тренингов для персонала.

Процессы тесно связаны между собой. Для эффективного функционирования основных бизнес-процессов, нужны вспомогательные, которые обеспечивают условия для их работы. Вспомогательные бизнес-процессы, в свою очередь, также зависят от управленческих бизнес-процессов, которые обеспечивают координацию и управление деятельностью организации. 

Процессы совершенствования и развития также тесно связаны с основными, вспомогательными и управленческими бизнес-процессами. Например, процесс анализа и оценки эффективности (процесс совершенствования и развития) направлен на улучшение производственного процесса (основной бизнес-процесс), что помогает увеличить производительность и качество продукции.

Взаимодействие между этими четырьмя видами бизнес-процессов образуют цикл. Основные бизнес-процессы приносят доход, вспомогательные бизнес-процессы обеспечивают условия для их работы, управленческие заняты координацией и управление деятельностью организации, а процессы совершенствования и развития направлены на улучшение и оптимизацию бизнес-процессов. 

Каждый вид занимает отдельную важную роль в функционировании организации и достижении поставленных целей.  

Какие есть методы управление бизнес-процессами

Автоматизация подразумевает использование программного обеспечения и технологий, чтобы сократить количество повседневных задач. Цель метода – освободить сотрудников для более значимых дел. Он включает: использование программ для быстрой обработки данных. Например, автоматический расчет показателей эффективности. Роботизированные процессы выполняются быстрее за счет технологический возможностей. Человек подвержен болезням, нуждается в отпуске.  Запрограммированные машины экономят бюджет организации.

Оптимизация. Этот метод управления направлен на улучшение эффективности и организации. Она включает устранение лишних шагов, минимизацию потерь и совершенствование рабочих процессов для достижения лучших результатов с минимальными ресурсами. Оптимизация представляет непрерывный процесс, который помогает адаптироваться к меняющимся условиям рынка, потребностям клиентов.

Моделирование – это методология, которая помогает охватить всю деятельность организации и проследить за внутренними процессами. Это мощный инструмент, который дает понимание, как функционирует организация. Он помогает обнаружить, где находятся слабые стороны фирмы и найти возможности для их устранения. 

Из каких этапов оно состоит

Менеджмент бизнес-процессов включает несколько этапов. Каждый шаг играет важную роль в обеспечении эффективности компании.

Распределение –  это первая ступень в организации работы компании. Здесь определяют цели и задачи фирмы, а также распределяют ресурсы и ответственность между сотрудниками и отделами. На этом этапе:

• Определяют цели организации. Сначала ставят крупные задачи, а затем разбивают их на небольшие. 
• Назначают роли и устанавливают зоны ответственности между сотрудниками и отделами
• Распределяют материальные и финансовые ресурсы 
• Разрабатывают план действий для достижения целей

Проработка подразумевает детальное проектирование операций. 

• Формируют подробный список дел в виде моделей и диаграмм
• За каждой задачей закрепляет ответственного исполнителя
• Указывают средства достижения поставленных целей: инструменты и ресурсы

Выполнение – на этом этапе происходит принятие новых решений

• Вносят изменения в привычную стратегию
• Проводят тренинги профессионального развития

Оптимизация представляет этап, на котором бизнес-процессы постоянно анализируются и улучшаются. 

• Осуществляют мониторинг деловых операций
• Ищут проблемные зоны
• Работают над устранением ошибок
• Вносят изменения

Оценка эффективности определяет соответствие между ожиданиями и достигнутым результатом.

• Определяют метрики
• Анализируют эффективность нововведений и оценивают итоги работы

Как управлять бизнес-процессами

Менеджмент бизнес-процессов осуществляется с помощью разных подходов. Рассмотрим на примере метода DMAIC. Подход состоит из пяти  шагов:

• Define (Определить). Подробно опишите каждый процесс работы. Добавьте участников процесса, используемые ресурсы, документацию.
• Measure (Измерить). Найдите показатели. Узнайте стоимость действий, сроки, сколько раз требуется выполнять задачу за конкретный период.
• Analyze (Проанализировать). Оцените результаты. Подумайте, как можно ускорить процессы, улучшить их качество, оптимизировать.
• Improve (Улучшить). Внесите изменения и запустите в работу.
• Control (Контролировать). Определите метрики. Внесите корректировки, если это необходимо. 

Как помогает автоматизация

Автоматизация ускоряет выполнение задач, минимизирует ошибки и помогает, избавляет сотрудников от лишних  движений. Автоматизация повышает точность выполнения задач, минимизирует риски, связанные с человеческим фактором. 

Распространенные инструменты:

• Автоматизация продаж помогает оперативно реагировать на заявки клиентов и своевременно отвечать на их вопросы.
• Электронный документооборот представляет алгоритм действий для быстрой обработки и передачи данных. Сервис содержит готовые шаблоны отчетов, договоров, которые заверяется электронной подписью. 

Как оценить эффективность

Для оценки эффективности менеджмента бизнес-процессов используйте методы:

• SWOT-анализ применяют для выявления сильных и слабых сторон. Кроме того, показатели отражают потенциальные риски и возможности. 
• АВС-анализ помогает рассчитать расходы по каждому действию. По итогам оценивают степень влияния конкретной задачи на общий результат.

Какие компании успешно внедрили процессное управление

Действия, которые происходят внутри фирмы напрямую связаны с ее отраслью. Например, в финансовой сфере компании стараются автоматизировать такие действия, как:

• Обработка платежей
• Управление рисками
• Кредитный скоринг

Типичные ошибки и как их исправить

• Недостаточное внимание к анализу процессов. Проводите регулярную оценку работы. Используйте методы моделирования, визуализируйте процессы, чтобы достичь глубокого понимания процессов.

• Отсутствие системы мониторинга и контроля. Регулярно отслеживайте ключевые показатели эффективности, анализируйте результаты и вносите коррективы по необходимости.

Главное, что нужно знать

• У каждого дела есть свои бизнес-процессы. Управление ими одинаково важно как в крупных фирмах, так и среди индивидуальных предпринимателей. 
• Автоматизация помогает оптимизировать рутинные задачи. Это избавляет сотрудников от лишних задач. 
• Компании используют процессный менеджмент, чтобы запустить новые процессы, оценить используемые ресурсы и внести изменения, адаптировать необходимые действия к текущим условиям, избавиться от устаревших ненужных задач.