Project management body of knowledge (PMBoK) — это набор стандартов и рекомендаций в области управления проектами, который описывает профессиональные знания и навыки, нужные для эффективного управления. Представляет единую систему для сотрудников в области менеджмента, что способствует лучшему пониманию процессов управления. В статье рассказываем, из чего состоит процесс управления проектом, главные инструменты и принципы PMBoK.
Что такое PMBoK и зачем он нужен
Методология ПМБОК подразумевает стандарты управления, которые включают рекомендации, терминологии, пошаговое руководство для эффективного планирования, реализации и контроля проектов. Это обеспечивает системный подход, что помогает менеджерам решать поставленные задачи в рамках ограниченного времени, ресурсов, бюджета. Правила регулируются на международном уровне некоммерческой профессиональной организаций — Project Management Institute (PMI), что расшифровывается как «институт управления проектами».
В конце 1980-х PMI выпустили первое руководство с целью стандартизировать методы и принципы работы управления проектами. Издание содержит описание процессов, которые эксперты того времени признали лучшими. Публикация упростила коммуникацию между сотрудниками, работающими в менеджменте. Она помогла найти общий язык для качественного ведения проектов. С тех пор PMBoK регулярно обновляется, подстраивается под современные условия, находит новые инструменты.
Из чего состоит
Структура Guide Project Management Body of Knowledge состоит из следующих элементов:
- Вводная часть, которая описывает общие принципы управления и цели.
- Факторы, которые влияют на процесс. Сюда входит структура организации, культура, правила, требования к сотрудникам.
- Жизненный цикл.
Каждый проект проходит 5 стадий, которые включают следующие группы контроля процессов:
- Инициация включает подготовку к созданию нового project. Сюда входит определение целей, анализ данных.
- Планирование — разработка документации, руководства к выполнению действий. Изучает риски, вероятность возникновения непредвиденных ситуаций и способы их устранения. Нужно уметь вовремя корректировать стратегию.
- Выполнение подразумевает осуществление поставленных целей. Сюда входит набор команды, пополнение ресурсов, постановка и реализация конкретных задач.
- Контроль процесса нужен, чтобы обязанности выполнялись в установленные сроки. На данном этапе оценивается качество результата, отслеживается бюджет.
- Завершение предполагает анализ проделанной работы, закрытие проекта. Формируется отчет, результат передается заказчику, коллектив прекращает деятельность и распускается.
- Приложение включает дополнительные сведения о проекте.
Источник: ru.freepik.com
Какие роли играют участники
Каждый участник проекта занимает особую роль, обладает конкретными обязанностями:
- Менеджер проекта — центральная фигура, которая планирует, контролирует и передает результат заказчику. Менеджер координирует работу сотрудников, управляет ресурсами, обеспечивает коммуникацию между заинтересованными сторонами и стремиться к эффективной реализации идей.
- Исполнитель — организация или группа компаний, которая осуществляет работу над заказом. Предоставляет необходимые ресурсы, включая персонал, материалы. Несет ответственность за качество выполнения поставленных задач.
- Команда представляет группу людей, которая выполняет требования заказчика. Включает экспертов из разных областей.
- Заказчик — физическое лицо или организация, которая составляет требования, ожидает исполнения задач. Он финансирует работу и влияет на утверждение главных этапов разработки.
- Источники влияния — группа лиц, которая воздействует на воплощение идеи, при этом не считается прямым участником. Сюда входят государственные органы, общественные объединения и другие организации.
Как использовать PMBoK на разных этапах
Области знаний менеджмента состоят из 10 элементов, которые включают такие виды управлений:
- Интеграция включает постановку, объединение и регулирование процессов, которые рассматриваются ниже.
- Содержание отвечает за внутреннюю сторону работы. На этом этапе устанавливают требования к исполнению задач, контролирует процесс деятельности.
- Время регулирует сроки выполнения обязанностей команды. Отвечает за своевременную сдачу работы заказчику.
- Стоимость — планирование, оценка, контроль бюджета.
- Качество — проверка результатов на соответствие требованиям клиента.
- Распределение трудовых, материальных, технических ресурсов.
- Закупки. На данном этапе происходит поиск подрядчиков, приобретаются нужные материалы.
- Коммуникация подразумевает взаимодействие между лицами, которые тем или иным образом связаны с реализацией продукта.
- Риски. Учитываются незапланированные моменты, которые могут положительно или отрицательно повлиять на результат работы.
- Строится коммуникация для вовлечения заинтересованных сторон. Сюда же входит общение с заказчиком.
Какие плюсы и минусы
Плюсы | Минусы |
|
|
|
|
|
|
| |
|
Типичные ошибки и как их исправить
Начинающие менеджеры проектов не сразу могут адаптироваться к справочнику PMBoK. Распространенные ошибки менеджера в работе с Project Management Body of Knowledge и способы их исправления:
- Недооценивает роль коммуникации между командой и стейкхолдерами. Такое отношение приводит к внутренним и внешним конфликтам. Нужно придерживаться разработанной стратегии коммуникации.
- Игнорирует риски или неправильно оценивает ситуацию. Нужно разработать детальный план, обозначить неопределенные моменты, продумать запасные варианты решений.
- Следует инструкции без учета специфики проекта. Нужно понимать цели, изучить особенности работы над конкретной идеей.
- Создает избыточную документацию. Нужно фокусироваться на главных отчетах, которые несут значимость для заказа.
Источник: ru.freepik.com
Главное, что нужно знать
- Project Management Body of Knowledge помогает менеджеру в управлении проектами. PMBoK представляет набор практик и руководящих указаний для грамотной реализации поставленных целей.
- PMBoK содержит терминологическую базу, группы процессов, области знаний.
- Project Management Body of Knowledge улучшается вместе с развитием технологий.
- Инструменты управления подходят для крупных и небольших проектов в разных областях.
