Онлайн-конференция — инструмент для бизнеса, с помощью которого в реальном времени можно провести обучение, обсуждение или презентацию. Ее дешевле и проще организовать, чем офлайн-мероприятие, но есть свои нюансы. Расскажем, как организовать конференцию онлайн, организационные секреты и какие ошибки не стоит допускать.
Зачем нужны онлайн-конференции
Сейчас многие предпочитают проводить конференции разного масштаба в онлайн-формате. Несколько лет назад это было связано с ковидом, но теперь многие оценили преимущества встреч онлайн:
- Видеоконференция позволяет собрать клиентов и партнеров из разных городов и стран.
- Количество участников почти не ограничено, в отличие от оффлайна.
- Проще приглашать иностранных спикеров и статусных экспертов, которые не тратят свое время на поездки.
- Участвовать может любой человек из любой точки планеты.
- Видеоконференцию организовать дешевле — не нужны затраты на командировки, трансфер, отели, печатную продукцию, кейтеринг
и т. д.
Источник: ru.freepik.com
Как выбрать платформу
Платформ для онлайн-конференций много и выбирать их можно по таким параметрам:
- Количество пользователей — один из основных критериев, зависит от масштаба мероприятия. В сервисах обычно четко оговаривается число участников в платных и бесплатных версиях.
- Российская или иностранная площадка — на зарубежных могут возникнуть проблемы с оплатой, русскоязычной техподдержкой. Чтобы не рисковать, лучше использовать российские разработки.
- Платная или бесплатная — бесплатные варианты имеют много ограничений. Для крупной конференции лучше выбрать платный сервис.
- Конфиденциальность — если на конференции используются закрытые данные, нужно шифрование и защищенные протоколы.
- Длительность сессии — стоит учитывать, что у многих платформ есть лимит по таймингу, мероприятия лучше проводить без ограничений по времени, так как постоянно переподключаться будет сложно.
- Функциональность — учитывайте, что вам понадобится: чат, запись, обмен файлами, демонстрация экрана или другие возможности.
- Техническая поддержка — быстрое решение возникающих проблем.
Сравнение основных платформ
TrueConf | Российская платформа для организации видеовстреч. Есть безлимитные звонки в качестве Full HD, облачная версия. На платном тарифе — до 1000 участников, на бесплатном до 10. |
Zoom | Платформа из США. Работает на любых устройствах, бесплатная версия — до 100 участников, до 40 минут. Платная версия не имеет временных ограничений. Могут возникнуть трудности со связью и оплатой. |
Google Meet | При бесплатном использовании предоставляется не более 60 минут, до 100 человек. По платным тарифам — от 150 или от 500 человек. Запись и хранение на Google Диске. |
SberJazz | Российская платформа, техподдержка на русском языке. Есть тарифы «Бесплатный», «Бизнес» и «Корпоративный». |
Skype | Программа Microsoft для видеозвонков и онлайн-переписки, можно подключать до 50 человек. |
Microsoft Teams | Платформа для коммуникации от Microsoft, можно провести видеоконференцию. Платные сервисы в России недоступны. |
Встречи от МТС Линк | До 100 спикеров и 10000 участников, есть приложение или можно работать из браузера. |
GoToMeeting | Можно подключить от 150 до 3000 человек в зависимости от тарифа. |
Free Conference Hall | Сервис для вебинаров и встреч до 1000 человек. |
Proficonf | До 250 участников в зависимости от тарифа, связь через браузер, работает и при слабом интернет-соединении. Время конференции не ограничено. Бесплатно — до 5 человек. |
VideoMost | Российская платформа, есть приложение. До 100 человек, 45 минут в бесплатной версии. |
Яндекс Телемост | До 40 человек, есть чат, демонстрация экрана. |
Как подготовить конференцию
Время на подготовку конференции зависит от масштаба, оптимально — 2 месяца. Составьте подробный план подготовки с объемом работ и ответственными исполнителями.
Кто нужен в команде:
- Модератор (ведущий). Ведет онлайн-трансляцию, открывает и закрывает сессии, представляет спикеров, объявляет перерывы, заполняет паузы. Отвечает на вопросы участников, следит за чатом, удаляет спам.
- Администратор (координатор). Поддерживает связь со спикерами, работает с платформами, решает текущие вопросы.
- Технический администратор. Подключает оборудование, отвечает за бесперебойную трансляцию, качество изображения и звука.
- Главный организатор. Координирует всю работу конференции, решает форс-мажорные вопросы.
Как пригласить спикеров и участников
Если конференция от компании, желательно использовать не только своих, но и приглашенных спикеров. Сотрудничество с экспертами с опытом придаст мероприятию более высокий статус. При этом спикеры должны уметь вовлекать аудиторию, интересно и эмоционально выступать. Отсутствие ценности информации — ключевая ошибка многих организаторов.
Кто может быть спикером:
- Известные нишевые специалисты — «хедлайнеры», они привлекают аудиторию и обычно выступают не бесплатно.
- Спикеры немедийного уровня, но с высоким уровнем экспертности, которые выступают в обмен на рекламу, чтобы увеличить число своих подписчиков.
- Спикеры из начинающих экспертов, которые готовы заплатить за участие ради раскрутки.
Где искать спикеров
- Найти ключевых экспертов в нише.
- Посмотреть, кто выступал на конференциях у конкурентов.
- Изучить специализированные чаты, социальные сети.
- Обратиться к знакомым экспертам и партнерам.
- Спросить у целевой аудитории, например, в соцсетях, кого они хотели бы видеть в качестве эксперта.
- Пригласить своих клиентов, у которых есть интересный опыт.
- Сделать анкету для потенциальных спикеров на сайте конференции с определенными условиями.
- Поискать на специальных биржах спикеров.
Всем будущим спикерам нужно разослать коммерческое предложение с информацией о мероприятии, их выгодами от участия в вашем мероприятии, условиями выступления, call for papers. С каждым экспертом нужно работать индивидуально: утверждать тему выступления, сообщать о концепции и плане конференции, тайминге, дедлайнах по докладам. Если спикеры из других городов и стран, учитывайте разницу во времени.
До конференции с каждым выступающим нужно провести тестирование сервиса — контрольное подключение к платформе.
Как подготовить контент
При разработке программы учитывайте ЦА и определите концепцию мероприятия. От нее будут зависеть все выступления. Желательно, чтобы все доклады дополняли друга и постепенно раскрывали основную идею.
Выступления не должны быть длинными — оптимально 20 минут, максимум 40. Между выступлениями должны быть перерывы 5−15 минут.
Используйте, кроме докладов, различные способы вовлечения слушателей: игры, конкурсы, розыгрыши, опросы. Подготовьте призы — интересные товары или услуги от партнера. Их можно вручать с помощью рандомайзера или тем, кто правильно ответил на вопрос ведущего, разместил пост с хэштегом конференции
Как организовать продвижение
Для конференции необходимо, чтобы люди о ней узнали. Поэтому обязательно нужно сделать отдельный лендинг под мероприятие, с именами спикеров, всей нужной информацией (дата, время, цена участия). В лендинге должна быть форма для регистрации участников.
Способы продвижения:
- Таргетированная реклама.
- Соцсети.
- Email-рассылки.
- Информационная поддержка от спикеров и партнеров.
- Реклама у блогеров.
Как организовать техническую поддержку и тестирование
Прежде чем выбирать сервис, остановитесь на нескольких, которые отвечают нужным вам функциям, проведите тестовые подключения. На бесплатной пробной версии уже можно оценить уровень и скорость техподдержки, технические параметры. Выберите самую стабильную платформу. Желательно, чтобы была возможность записать конференцию и сохранить ее в облаке.
Лучше всего записать конференцию, чтобы ее могли посмотреть люди, не присутствовавшие в онлайне. Ее можно продавать отдельно как полезный контент или выкладывать бесплатно.
На что обратить внимание во время тестирования перед конференцией:
- Интернет должен быть стабильным. На случай форс-мажорного отключения лучше иметь запасной вариант, например, портативный wi-fi-роутер.
- Вся техника должна работать — камеры, проекторы, компьютеры, микрофоны, гарнитуры.
- Платформа должна быть проверена заранее, доступ должен быть оплачен.
Источник: ru.freepik.com
Какие типичные ошибки допускают организаторы
- Неудачное время конференции. Не планируйте конференцию на те даты, в которые проходит похожее мероприятие. Не стоит организовывать ее в будний день, если целевая аудитория в это время работает.
- Спикеры не оправдали ожиданий аудитории. Внимательно надо отнестись к подбору спикеров — если они не будут интересными, мероприятие не получится даже с хорошей организацией. Доклады каждого выступающего нужно изучить заранее и при необходимости внести коррективы.
- Помехи и перебои со связью. Не проверили связь и звук перед подключением.
- Экономия на модераторе. Без хороших модераторов мероприятие может превратиться в хаос.
- Нет розыгрышей и призов и других активностей. Аудитории может быть скучно.
Главное, что нужно знать
- Готовить онлайн-конференцию нужно не менее чем за два месяца. Необходимо найти хороших спикеров и продумать концепцию.
- Важно подобрать хорошую онлайн-площадку, которая подходит по параметрам, проверить ее с помощью тестовых подключений.
- Конференции нужно продвижение: лендинг, рекламу, информационную поддержку.
- Перед началом мероприятия надо проверить, как работает связь и оборудование, готовы ли спикеры и модераторы.
