Организация веб-конференции с нуля: пошаговая инструкция

Онлайн-конференция — инструмент для бизнеса, с помощью которого в реальном времени можно провести обучение, обсуждение или презентацию. Ее дешевле и проще организовать, чем офлайн-мероприятие, но есть свои нюансы. Расскажем, как организовать конференцию онлайн, организационные секреты и какие ошибки не стоит допускать.

Зачем нужны онлайн-конференции

Сейчас многие предпочитают проводить конференции разного масштаба в онлайн-формате. Несколько лет назад это было связано с ковидом, но теперь многие оценили преимущества встреч онлайн:

• Видеоконференция позволяет собрать клиентов и партнеров из разных городов и стран.
• Количество участников почти не ограничено, в отличие от оффлайна.
• Проще приглашать иностранных спикеров и статусных экспертов, которые не тратят свое время на поездки.
• Участвовать может любой человек из любой точки планеты.
• Видеоконференцию организовать дешевле – не нужны затраты на командировки, трансфер, отели, печатную продукцию, кейтеринг и т. д.

Источник: ru.freepik.com

Как выбрать платформу

Платформ для онлайн-конференций много и выбирать их можно по таким параметрам:

• Количество пользователей – один из основных критериев, зависит от масштаба мероприятия. В сервисах обычно четко оговаривается число участников в платных и бесплатных версиях.
• Российская или иностранная площадка – на зарубежных могут возникнуть проблемы с оплатой, русскоязычной техподдержкой. Чтобы не рисковать, лучше использовать российские разработки.
• Платная или бесплатная – бесплатные варианты имеют много ограничений. Для крупной конференции лучше выбрать платный сервис.
• Конфиденциальность – если на конференции используются закрытые данные, нужно шифрование и защищенные протоколы.
• Длительность сессии – стоит учитывать, что у многих платформ есть лимит по таймингу, мероприятия лучше проводить без ограничений по времени, так как постоянно переподключаться будет сложно.
• Функциональность – учитывайте, что вам понадобится: чат, запись, обмен файлами, демонстрация экрана или другие возможности.
• Техническая поддержка – быстрое решение возникающих проблем.

Сравнение основных платформ

Как подготовить конференцию

Время на подготовку конференции зависит от масштаба, оптимально – 2 месяца. Составьте подробный план подготовки с объемом работ и ответственными исполнителями.

Кто нужен в команде:

• Модератор (ведущий). Ведет онлайн-трансляцию, открывает и закрывает сессии, представляет спикеров, объявляет перерывы, заполняет паузы. Отвечает на вопросы участников, следит за чатом, удаляет спам.
• Администратор (координатор). Поддерживает связь со спикерами, работает с платформами, решает текущие вопросы.
• Технический администратор. Подключает оборудование, отвечает за бесперебойную трансляцию, качество изображения и звука.
• Главный организатор. Координирует всю работу конференции, решает форс-мажорные вопросы.

Как пригласить спикеров и участников

Если конференция от компании, желательно использовать не только своих, но и приглашенных спикеров. Сотрудничество с экспертами с опытом придаст мероприятию более высокий статус. При этом спикеры должны уметь вовлекать аудиторию, интересно и эмоционально выступать. Отсутствие ценности информации – ключевая ошибка многих организаторов.

Кто может быть спикером:

• Известные нишевые специалисты – «хедлайнеры», они привлекают аудиторию и обычно выступают не бесплатно.
• Спикеры немедийного уровня, но с высоким уровнем экспертности, которые выступают в обмен на рекламу, чтобы увеличить число своих подписчиков.
• Спикеры из начинающих экспертов, которые готовы заплатить за участие ради раскрутки.

Где искать спикеров

• Найти ключевых экспертов в нише.
• Посмотреть, кто выступал на конференциях у конкурентов.
• Изучить специализированные чаты, социальные сети.
• Обратиться к знакомым экспертам и партнерам.
• Спросить у целевой аудитории, например, в соцсетях, кого они хотели бы видеть в качестве эксперта.
• Пригласить своих клиентов, у которых есть интересный опыт.
• Сделать анкету для потенциальных спикеров на сайте конференции с определенными условиями.
• Поискать на специальных биржах спикеров.

Всем будущим спикерам нужно разослать коммерческое предложение с информацией о мероприятии, их выгодами от участия в вашем мероприятии, условиями выступления, call for papers. С каждым экспертом нужно работать индивидуально: утверждать тему выступления, сообщать о концепции и плане конференции, тайминге, дедлайнах по докладам. Если спикеры из других городов и стран, учитывайте разницу во времени.

До конференции с каждым выступающим нужно провести тестирование сервиса – контрольное подключение к платформе.

Как подготовить контент

При разработке программы учитывайте ЦА и определите концепцию мероприятия. От нее будут зависеть все выступления. Желательно, чтобы все доклады дополняли друга и постепенно раскрывали основную идею.

Выступления не должны быть длинными – оптимально 20 минут, максимум 40. Между выступлениями должны быть перерывы 5–15 минут.

Используйте, кроме докладов, различные способы вовлечения слушателей: игры, конкурсы, розыгрыши, опросы. Подготовьте призы – интересные товары или услуги от партнера. Их можно вручать с помощью рандомайзера или тем, кто правильно ответил на вопрос ведущего, разместил пост с хэштегом конференции и т. д.

Как организовать продвижение

Для конференции необходимо, чтобы люди о ней узнали. Поэтому обязательно нужно сделать отдельный лендинг под мероприятие, с именами спикеров, всей нужной информацией (дата, время, цена участия). В лендинге должна быть форма для регистрации участников.

Способы продвижения:

• Таргетированная реклама.
• Соцсети.
• Email-рассылки.
• Информационная поддержка от спикеров и партнеров.
• Реклама у блогеров.

Как организовать техническую поддержку и тестирование

Прежде чем выбирать сервис, остановитесь на нескольких, которые отвечают нужным вам функциям, проведите тестовые подключения. На бесплатной пробной версии уже можно оценить уровень и скорость техподдержки, технические параметры. Выберите самую стабильную платформу. Желательно, чтобы была возможность записать конференцию и сохранить ее в облаке.

Лучше всего записать конференцию, чтобы ее могли посмотреть люди, не присутствовавшие в онлайне. Ее можно продавать отдельно как полезный контент или выкладывать бесплатно.

На что обратить внимание во время тестирования перед конференцией:

• Интернет должен быть стабильным. На случай форс-мажорного отключения лучше иметь запасной вариант, например, портативный wi-fi-роутер.
• Вся техника должна работать – камеры, проекторы, компьютеры, микрофоны, гарнитуры.
• Платформа должна быть проверена заранее, доступ должен быть оплачен.

Источник: ru.freepik.com

Какие типичные ошибки допускают организаторы

• Неудачное время конференции. Не планируйте конференцию на те даты, в которые  проходит похожее мероприятие. Не стоит организовывать ее в будний день, если целевая аудитория в это время работает.
• Спикеры не оправдали ожиданий аудитории. Внимательно надо отнестись к подбору спикеров – если они не будут интересными, мероприятие не получится даже с хорошей организацией. Доклады каждого выступающего нужно изучить заранее и при необходимости внести коррективы.
• Помехи и перебои со связью. Не проверили связь и звук перед подключением.
• Экономия на модераторе. Без хороших модераторов мероприятие может превратиться в хаос.
• Нет розыгрышей и призов и других активностей. Аудитории может быть скучно.

Главное, что нужно знать

1. Готовить онлайн-конференцию нужно не менее чем за два месяца. Необходимо найти хороших спикеров и продумать концепцию.
2. Важно подобрать хорошую онлайн-площадку, которая подходит по параметрам, проверить ее с помощью тестовых подключений.
3. Конференции нужно продвижение: лендинг, рекламу, информационную поддержку.
4. Перед началом мероприятия надо проверить, как работает связь и оборудование, готовы ли спикеры и модераторы.