MS Excel: полное руководство для новичков

Microsoft Excel — это самый популярный редактор таблиц. Не все пользователи знают, что в программе можно создавать инфографику, работать с формулами, сортировать массивы данных и настраивать сводные отчеты. Рассказываем просто и понятно, как пользоваться базовыми и продвинутыми функциями Excel.

Что такое MS Excel и зачем он нужен

Excel — это известный табличный редактор от компании Microsoft. Программа предназначена для управления данными и подготовки отчетов. В ней можно создавать таблицы, строить диаграммы и графики, а также работать с аналитикой. В Экселе есть мощные инструменты для математических и статистических вычислений.

Возможности Microsoft Office Excel:

• создание простых и сводных таблиц;
• подготовка текстовых отчетов;
• работа с формулами и функциями;
• настройка графиков и диаграмм;
• управление базами данных;
• сортировка массивов информации;
• автоматизация рутины с помощью макросов.

Microsoft Office Excel стал популярным благодаря удобному интерфейсу и широкому функционалу. Программа подходит для решения многих вопросов: от подготовки финансовых отчетов до работы с большими данными. Это полезный инструмент для аналитики и для бытовых задач.

Как настроить интерфейс Excel

В 2024 году актуальная версия программы — Microsoft Office Excel 2019. Документы с таблицами в Экселе принято называть «книгами». Новые файлы содержат один лист. Вы можете добавлять в книгу новые листы, записывать и редактировать информацию.

Рабочее поле выглядит как таблица из ячеек. У каждой строчки есть номер, а у каждой колонки — буквенное обозначение. Имя каждой ячейки складывается из названия столбца и номера строчки. Над рабочим полем расположена строка функций, а выше — панель управления.

В Майкрософт Экселе нет гибкой настройки интерфейса. Пользователь может настраивать только панель быстрого доступа. По умолчанию она находится в верхней левой части экрана. На панель можно вынести функции, которые вы часто будете использовать.

Как настроить панель быстрого доступа:

1. Нажмите на кнопку в виде треугольника на панели.
2. Выберите из короткого списка команды, которые должны быть в меню.
3. Нажмите кнопку «Другие команды», чтобы открыть полный список функций.
4. Используйте кнопку «Выбрать команды из» для навигации по разделам.
5. Выделите желаемую команду левой кнопкой мыши.
6. Нажмите на кнопку «Добавить».

Выбранная функция появится на панели. Повторите действия нужное число раз, чтобы настроить удобное меню. Кнопка «Разместить под лентой» меняет расположение панели быстрого доступа.

Есть другой вариант настройки интерфейса. Эта функция находится на вкладке «‎Файл» в разделе «‎Параметры» и подразделе «‎Панель быстрого доступа».

Источник: ru.freepik.com

Как создать и сохранить новую таблицу

Создать новую книгу можно в разделе меню «‎Главная» или «‎Файл». В программе появится лист, который можно отредактировать. Создать больше листов можно с помощью кнопки «‎+» в нижней части экрана. Это быстрее, чем использовать функцию «‎Вставить лист» в разделе «‎Вставить» на вкладке «Главная».

В Майкрософт Экселе можно просто заполнять листы или создавать отдельные таблицы, которые можно копировать, переносить и связывать с другими документами.

Как настроить выделенную таблицу:

1. Откройте вкладку меню «‎Вставка».
2. Выберите функцию «‎Вставка таблицы».
3. Выделите диапазон ячеек левой кнопкой мыши.
4. Нажмите «‎ОК», чтобы сохранить таблицу.

Функция сохранения книги находится в меню «‎Файл» на вкладке «Главная». Кнопка «Сохранить» перезаписывает активный файл. Кнопка «Сохранить как» дает возможность изменить расширение документа.

Экселевские таблицы можно сохранять в форматах .xlsx, .xlsm, .xlsb, .xltm и .xlam. По умолчанию используется расширение .xlsx.

Как вводить и редактировать данные в таблице

Чтобы ввести данные, сначала выберите ячейку левой кнопкой мыши. Активное поле выделяется рамкой. Вносить информацию можно напрямую в ячейку или в строку формул, которая находится в верхней части экрана. Переключаться между ячейками можно с помощью мыши или стрелок на клавиатуре.

После смены активного поля информация сохраняется на листе. Чтобы отредактировать данные, можно вернуться к ячейке, два раза нажав на нее левой кнопкой мыши. Изменить информацию в таблице можно и через строку формул. На вкладке меню «Главная» есть инструмент, с помощью которого можно объединить несколько ячеек.

В Майкрософт Экселе есть автоматическое заполнение таблиц. Вы можете выделить диапазон и растянуть его по листу. Для подстановки данных используйте квадрат в левом правом углу рамки. Тексты и неупорядоченные числа будут скопированы несколько раз в пределах зоны выделения. Если в диапазоне есть даты, дни недели, время, числа по возрастанию, при растягивании границ последовательность будет продолжена.

Как форматировать таблицы

Вы можете менять ширину колонок и высоту строчек, передвигая их границы левой кнопкой мыши. Чтобы ввести параметры таблицы в пикселях, нажмите правую кнопку мыши и выберите функцию «Ширина столбца (высота строки)».

Инструменты для форматирования таблиц находятся на вкладке меню «‎Главная». Здесь можно:

• Работать с буфером обмена.
• Установить шрифт и размер символов.
• Выбрать начертание символов (полужирный, курсив, с подчеркиванием).
• Выравнивать ячейки по ширине, по левому или правому краю.
• Сокращать числа до нужного знака после запятой.
• Сортировать данные по критериям.

Изменить параметры готовой таблицы можно на вкладке «‎Конструктор». Здесь же находится блок «‎Экспресс-стили». В нем содержатся функции для изменения цветовой палитры таблицы и других элементов дизайна. Вы можете выбрать один из базовых стилей или создать уникальный вариант.

Как закрепить ячейки в таблице:

1. Откройте вкладку меню «Вид».
2. Нажмите на кнопку «Окно».
3. Выберите функцию «Закрепить верхнюю строку» или «Закрепить области».

Подготовить таблицу для печати можно на вкладке «‎Разметка страницы». Здесь можно установить область для печати, изменить размер и ориентацию листа.

Какие формулы и функции использовать

Функции в Microsoft Excel используются для проведения расчетов. Это формулы, которые созданы разработчиками и добавлены в меню. Стандартные функции проводят расчеты и другие операции на основе диапазона значений.

Чтобы вставить формулу в ячейку, напечатайте ее название. Имена функций в Экселе начинаются с символа «=». Когда вы начнете вводить название, программа предложит несколько вариантов. В интерфейсе есть подсказки, формулы описаны простыми словами.

Есть и другой способ, как можно вставить функцию. Выделите нужную ячейку и нажмите на значок fx справа от поля ввода. В интерфейсе программы откроется диалоговое окно «‎Вставка функции», где можно выбрать нужную формулу.

Если формула соответствует диапазону чисел, результат появится в ячейке. Если где-то допущена ошибка, вы увидите надпись «#ДЕЛ/0!». В этом случае проверьте название формулы и выделение диапазона.

Простые формулы для начинающих пользователей:

Как создавать графики и диаграммы

Обучение работе в Microsoft Excel включает создание инфографики. Это удобный инструмент для визуализации отчетов. Чтобы нарисовать график или диаграмму, понадобится исходная таблица с числами.

Как научиться работать с инфографикой:

1. Откройте исходную таблицу.
2. Выберите диапазон значений для диаграммы.
3. Проверьте, что нужные числа выделены серым цветом.
4. Откройте вкладку меню «Вставка».
5. Выберите, как должна выглядеть инфографика, в блоке «Диаграммы».
6. Если нужного шаблона нет в коротком списке, откройте раздел «Все диаграммы».
7. Дважды кликните по модели, чтобы вставить инфографику на страницу.

Левой кнопкой мыши можно передвинуть диаграмму или график, изменить размеры объекта. Если дважды кликнуть на название, можно его отредактировать. Клик правой кнопкой мыши по графику открывает дополнительные настройки. Можно выбрать новые шрифты, добавить информацию на диаграмму или удалить элементы.

Для некоторых типов графиков и диаграмм доступно изменение стилей. Настройки внешнего вида инфографики находятся в разделе «Конструктор»

Как сортировать и фильтровать данные

Сортировка данных упрощает работу с информацией. Эта функция размещает строчки и столбцы в нужном порядке. Например, список клиентов компании можно отсортировать по сумме заказов, по фамилиям или дате последней покупки.

Как отсортировать таблицу по одному критерию:

1. Выделите любую ячейку из столбца, по которому будет проведена сортировка.
2. Откройте вкладку «Главная» на панели управления.
3. Выберите функцию «Сортировка и фильтр».
4. Укажите вариант сортировки. Примеры: «по возрастанию», «от старых к новым», «от А до Я».
5. Сохраните настройки.

Как сортировать таблицы по нескольким критериям:

1. Выделите любую ячейку в рабочей области.
2. Откройте вкладку «Данные» на панели управления.
3. Нажмите на кнопку «Сортировка».
4. Выберите критерии для фильтрации с помощью кнопки «+».
5. Сохраните список.

Как использовать сводные таблицы

Сводная таблица — это файл, в который передается информация из нескольких простых таблиц. Полезная функция предназначена для подготовки отчетов и работы с документами. Рассказываем подробно, как создать сводную таблицу.

Требования к исходным документам:

• У каждого столбца есть название.
• В рабочей зоне нет пустых ячеек.
• Единый формат данных в столбцах.

Пошаговая инструкция по настройке:

1. Откройте раздел «Вставка» в главном меню.
2. Выберите тип содержимого: «Сводная таблица».
3. Укажите диапазон для копирования из исходников.
4. Выберите лист, куда будет перенесена информация.
5. Подтвердите выбор кнопкой «Ок».
6. Выберите название для нового листа.

Слева на листе выделена область, где появится информация после настройки. Справа находится панель управления «Поля сводной таблицы». В верхней части панели есть блок, где перечислены названия возможных полей. Данные скопированы из названий колонок в исходных таблицах.

В нижней части панели управления есть 4 области:

• «Значения» — это функция для расчетов. Используйте ее, чтобы провести вычисления по исходным цифрам и подставить результаты в сводную таблицу.
• «Строки» и «Столбцы» — это варианты расположения полей. Вы можете выбрать один из двух форматов для переноса информации: по строкам или по колонкам.
• «Фильтры» — это инструмент для настройки сводной таблицы. С его помощью вы можете скрывать поля в отчете.

Создать сводную таблицу можно двумя способами:

• Отметьте галочками поля для копирования. Excel переносит информацию на новый лист в автоматическом режиме. Случайный выбор места переноса осложняет работу с таблицей.
• Выберите поле из списка и вручную перетяните его в нужную область. Повторите с каждым диапазоном значений. Благодаря ручной настройке полей таблица легко читается.

Как автоматизировать задачи с помощью макросов

Макрос — это несколько действий, которые автоматически выполняются по команде. В Microsoft Excel удобно пользоваться макросами, чтобы упростить рутинные задачи. Научиться записывать и вызывать алгоритмы может даже новичок.

Макросы в Excel сохраняются как код на языке Visual Basic for Applications. Для записи алгоритмов не придется программировать. Чтобы создать макрос, достаточно выполнить рутинные действия в специальном режиме. Excel сохранит последовательность шагов и будет повторять ее по команде. Шаблон будет автоматически записан на языке VBA.

Активация вкладки «Разработчик»

Функционал для записи макросов находится в закрытом разделе «Разработчик». Разблокировать его вы можете самостоятельно. Как это сделать, зависит от операционной системы:

Настройка и запись макроса

Работа с алгоритмами доступна в файлах с расширением «Книга Excel с поддержкой макросов». Сохраните книгу в нужном формате, прежде чем записывать шаблон.

Рассказываем пошагово, как создать макрос в Excel:

1. Откройте вкладку «Разработчик».
2. Выберите функцию «Записать макрос».
3. Введите название и описание шаблона.
4. Укажите место сохранения алгоритма.
5. Выберите клавиши для активации макроса.
6. Нажмите кнопку «ОК», чтобы начать запись.

Выполните рутинные действия в том порядке, в котором они должны быть записаны в алгоритме.

Пример макроса для форматирования таблицы:

• Выделить границы рабочей зоны.
• Залить ячейки в шапке желтым цветом.
• Выделить заголовки строчек и столбцов полужирным.
• Выровнять содержимое ячеек по центру.

После окончания работы нужно остановить запись. Сделать это можно двумя способами: выбрать функцию «Остановить запись» на вкладке «Разработчик» или нажать кнопку в нижнем левом углу.

Какие горячие клавиши использовать

Выучите функциональные клавиши, чтобы быстрее работать в Экселе:

Как работать с большими объемами данных

Microsoft Office Excel 2019 ограничивает максимальный размер таблицы. В книге может быть 1 048 576 строк и 16 384 колонки, итого 2 147 483 648 ячеек. Этого количества достаточно для офисных задач. Но при работе с большими данными лимиты создают трудности.

Чтобы снять ограничение на размер таблицы, включите Power Pivot. Это встроенное расширение для Microsoft Office Excel версии 2019. В нем можно анализировать большие объемы информации, насколько хватает мощности процессора. Power Pivot быстро обрабатывает файлы с миллионами строчек и качественно сжимает документы.

Подключить Power Pivot можно на вкладке «Разработчик». Как ее разблокировать, мы рассказали в разделе про макросы.

Как включить дополнительный функционал:

1. Выберите функцию «Настройки COM» в меню «Разработчик».
2. Выберите расширение Microsoft Power Pivot из списка.
3. Нажмите кнопку «ОК» для активации вкладки.

Функции Power Pivot появятся на панели инструментов в верхней части интерфейса.

Источник: ru.freepik.com

Как совместно работать над таблицами

Версия Excel для Microsoft 365 поддерживает совместное редактирование документов. Полезная функция упрощает командную работу. После установки нужной версии вы сможете редактировать таблицы вместе с коллегами. Вы будете видеть правки от других пользователей в режиме онлайн.

Как организовать совместную работу:

1. Установите версию Excel для Microsoft 365.
2. Авторизуйтесь в учетной записи Microsoft 365.
3. Создайте книгу с расширением .xlsx, .xlsm, .xlsb или измените формат готового файла.
4. Сохраните документ в OneDrive для бизнеса или в библиотеке SharePoint Online.
5. Откройте файл в новой вкладке браузера.
6. Выберите функцию «Открыть в классическом приложении».
7. Если в интерфейсе есть желтая полоса, нажмите кнопку «Включить редактирование».
8. Выберите функцию «Поделиться» в верхнем правом углу.
9. Укажите адреса электронной почты коллег, которым вы хотите открыть доступ.
10. Нажмите кнопку «Отправить».

Коллеги получат электронные письма со ссылкой на Excel файл. Вы сможете редактировать права доступа в настройках документа.

Главное, что нужно знать

• Microsoft Excel — это не только табличный редактор, но и мощный инструмент для работы с данными и подготовки аналитики. Программа используется для решения бизнес-задач во всех сферах экономики.
• К базовым функциям Excel относится создание, заполнение и редактирование таблиц. На следующем этапе пользователи учатся работать с формулами, графиками и диаграммами, сортировать данные по критериям. К продвинутым функциям относится создание сводных таблиц, настройка макросов, управление большими данными в Power Pivot.
• Получить базовые знания и навыки для работы в Excel можно самостоятельно. В интернете есть много бесплатных гайдов по этой программе. Быстро научиться пользоваться Экселем можно на курсах компьютерной грамотности.