Метод pomodoro (помидора) в тайм-менеджменте получил свое название из-за кухонного таймера, сделанного в форме томата. Автор техники использовал такой таймер, чтобы отмерять рабочее время и перерывы. Прочитав эту статью, вы научитесь использовать систему pomodoro и сможете выполнять больше задач за день.
В чем заключается метод
Базовый принцип техники очень простой: нужно чередовать короткие периоды работы и отдыха. В классической системе pomodoro рабочий тайм длится 25 минут, а на отдых выделяется 5 минут. Вместе 25 + 5 минут составляют один помидор — единицу измерения времени. После каждых 4 помидоров нужно сделать длинный перерыв на 30 минут.
Длительность периодов можно изменять, соблюдая пропорцию 5 к 1. Для людей, которым важно работать в потоке, подходят увеличенные интервалы: 50 минут труда и 10 минут отдыха. Длинный перерыв по этой системе продолжается 1 час.
Правила планирования по методу pomodoro
Техника помодоро включает 5 принципов планирования рабочего времени:
- В первую очередь нужно выполнять самые приоритетные задачи. Приоритет определяется не сложностью и объемом, а значимостью результатов для достижения цели проекта.
- Один промежуток рабочего времени должен быть посвящен выполнению одной задачи. Не стоит переключаться между делами, пока работает таймер, это ухудшает концентрацию.
- Пока таймер отмеряет 25 минут, нельзя отвлекаться. Почти любое дело можно отложить на это время, если это не чрезвычайная ситуация.
- Не стоит пренебрегать перерывами. Даже если вам кажется, что вы еще не устали, или вы готовы быстро закончить работу над задачей. Чередование труда и отдыха защищает мозг от переутомления. За время перерыва можно решить срочные вопросы, но лучше сменить вид деятельности. Например, встать и пройтись, выпить кофе или послушать музыку.
- Не нужно выполнять любую задачу за 25 минут. Уделяйте задаче столько времени, сколько требуется для ее качественного выполнения. Спешка приводит к ошибкам, на исправление которых нужно дополнительное время
Когда следует использовать систему
Метод pomodoro является универсальным инструментом в тайм-менеджменте. Он подходит для планирования времени в любой сфере деятельности. Техника подходит для всех, кто не понимает, куда уходит время, и хотел бы научиться больше успевать за рабочий день.
Система подходит людям, склонным часто отвлекаться в ходе работы. Наличие таймера помогает удерживать концентрацию длительное время. Многим людям сложно не отвлекаться на телефон, почту и разговоры с коллегами в течение всего дня. Но поддерживать концентрацию ограниченное время они в состоянии. Работа по таймеру помогает научиться удерживать внимание, дольше не отвлекаться и меньше прокрастинировать.
Метод помодоро подходит даже для людей творческих профессий. Многие специалисты, которые попробовали эту технику, отмечают, что работа по графику оказывается более продуктивной, чем творчество по вдохновению.
Как начать работать по системе pomodoro
Для управления задачами по технике помодоро вам понадобится 3 инструмента:
- список дел на сегодня;
- программа для отсчета времени;
- блокнот или файл для подведения итогов.
В начале дня следует оценить затраты времени на выполнение всех запланированных на сегодня задач. Для оценки трудоемкости нужно использовать помидоры (промежутки рабочего времени). В течение дня нужно работать согласно описанным выше принципам.
В конце рабочей смены нужно подвести итоги дня. Требуется отметить, какие задачи вам удалось выполнить, и сколько времени на это понадобилось. После подведения итогов следует составить план работы на завтра.
Приложения для планирования времени
Pomodoro CC — бесплатная браузерная программа с простым интерфейсом. В меню содержится несколько временных интервалов. При выборе интервала сразу начинается обратный отсчет. При обнулении таймера программа подает звуковой сигнал.
Be Focused — удобная программа для управления делами. В меню можно выбрать длительность временного отрезка и число подходов на день. Система будет автоматически предлагать сделать длинный перерыв после 4-х подходов. Программа собирает статистику действий пользователя, что позволяет контролировать эффективность работы.
Forest — программа, которая помогает не отвлекаться на телефон. Пользователь устанавливает продолжительности рабочего времени, и на экране запускается анимация растущего дерева. Если до истечения таймера взять телефон и закрыть программу, то дерево погибнет.
Flat Tomato — программа, которая позволяет вести перечень задач и настраивать рабочий график. Она работает в фоновом режиме и подает сигнал после обнуления временного интервала.
Что делать, если вас отвлекают
Работая в офисе или дома, крайне сложно не отвлекаться. Пока таймер отмеряет рабочее время, вас могут отвлекать коллеги или члены семьи, вам могут звонить или присылать письма, которые требуют срочного ответа.
Эти 4 совета помогут реже отвлекаться:
- Отключите всплывающие уведомления и выключите звук на телефоне.
- При поступлении новой задачи не переключаться сразу на ее выполнение, а добавить дело в план на день или на неделю.
- Если вам нужно ненадолго отвлечься, поставьте таймер на паузу и снова запустите отсчет, когда вернетесь к выполнению задачи.
- Если пришлось отвлечься надолго, обнулите начатый помидор и запустите отсчет рабочего времени с нуля.
После внедрения системы помодоро вы обязательно будете отвлекаться и отклоняться от плана, и это нормально. Нельзя полностью избавиться от отвлекающих факторов, но можно уменьшить их количество и работать продуктивнее.
Метод помидора позволяет организовать рабочий день, оставив время для отдыха. Чередование промежутков работы и отдыха помогает людям дольше не уставать, занимаясь интеллектуальной деятельностью. Планируя день по системе помидора, вы можете отслеживать, куда уходит время, и выполнять больше задач.
