Excel – главный помощник при работе с большим объемом цифровых данных. Он существенно облегчает задачи, связанные с анализом, подсчетом, сортировкой информации. В статье рассмотрим, как сделать сортировку в excel для упорядочивания табличных материалов.
Какие есть методы сортировки
Существует несколько методов сортировки данных, которые помогут успешно управлять информацией, быстро находить нужные материалы в экселе:
- Алфавитный – популярный способ организации текста. Структурирует содержимое по алфавитному порядку или по названию. Чтобы легко найти информацию, нужно выстроить список по алфавиту, затем ввести ключевые слова. Например, список фамилий.
- Числовой. Данные располагают по порядку возрастания чисел, убывания. Метод поможет быстро обнаружить материалы, записанные от меньшего к большему числу, и наоборот. Информация группируется по дате. Пользователи выставляют данные по нескольким категориям: дате рождения, хронологии событий, указывают и месяц, и год. Этот способ поможет найти информацию по временному отрезку.
- На базе заготовленных списков или по разным признакам (цвет ячеек, шрифта, по значкам).
- Автоматическая сортировка подходит для поиска наибольших, наименьших значений диапазона таблицы или ячеек. Например: “7 самых высоких оценок”.
Ms excel оснащен двумя главными инструментами сортировки: быстрая, настраиваемая. Группировать можно по одному столбцу, нескольким столбцам одновременно. Пошагово рассмотрим, как использовать эти функции.
Быстрая сортировка
Метод подойдет для моментальной группировки данных в столбцы по алфавиту, возрастанию, убыванию чисел, цвету.
- Выделите нужный столбец. Нажмите левую кнопку мыши.
- Выберите в списке редактирования “Сортировка и фильтр” (правый верхний угол экрана).
- Укажите нужный столбец. В примере указан первый столбец – “продукты”.
- Нажмите нужную сортировку. Например, “от а до я”. Данные перестроятся по алфавиту.
- Сверьте результат. На примере видно, как “продукты” перестроились по названию. Вместо “груши” на первой строке отображаются “апельсины”.
- Учитывайте, что вместе с изменением информации в клетках – настройки размещения сбиваются. Необходимо заново выполнить порядок действий с новыми данными.
Чтобы выставить сортировку по числам, проделайте аналогичный путь:
- Выделите столбец с нужными цифрами.
- Выберите “Сортировка и фильтр”.
- Нажмите кнопку “Сортировка от максимального к минимальному”, как в примере.
- Сверьте итог. Наибольшее значение должно оказаться вверху столбца.
Типичные ошибки: пользователь выделил не все значения, либо затронул ненужную информацию. В первом случае необходимо расширить диапазон, добавить недостающие данные. Во втором нужно нажать сочетание клавиш “Ctrl + Z”, чтобы отменить лишнее действие.
Настраиваемая сортировка
Настраиваемый (многомерный) способ позволяет задать индивидуальные значения. Применяется в случаях, когда нужно объединить информацию по нескольким критериям.
- Выделите нужный столбец.
- В списке “Редактирование” выберите “Сортировка и фильтр”.
- Нажмите пункт “Настраиваемая сортировка”.
- Введите необходимые данные в появившейся таблице.
- В пункте “Сортировать по” выберите подходящий столбец.
- Перейдите к следующему пункту. Укажите сортировку по: значению, цвету ячейки, цвету шрифта, значка ячейки”.
- Затем определите “Порядок”: “по возрастанию, по убыванию, настраиваемый список”.
- Подтвердите настройки кнопкой “Ок”. Нажмите “Отмена”, если выполнили неверные действия”
Типичные ошибки: пользователь внес новые данные, настройки сбились. Необходимо повторить проделанную операцию, если осуществлялась коррекция данных в ячейках.
Чтобы охватить несколько столбцов сразу, совершите добавочные действия:
- Выберите раздел “Настраиваемая сортировка”
- В открывшейся таблице щелкните мышкой по окну “Добавить уровень”, чтобы указать следующий параметр
- В графе “Затем по” внесите нужные значения
- Чтобы продублировать информацию, нажмите вставку “копировать уровень”. Функция автоматически перенесет последние данные в новую строку.
Типичные ошибки: Удалите уровень, если случайно добавили лишний
Главное, что нужно знать
- Есть разные способы сортировки: текстовые значения по алфавиту, числа от больших, меньших значений. Эти методы помогают ориентироваться в таблице, расположить данные по возрастанию или убыванию, быстро находить нужную информацию.
- Для эффективного управления информацией нужно выбрать подходящий способ ее организации под конкретную задачу.
- Самостоятельно задавать действия можно благодаря функции “Настраиваемая сортировка”: регулировать процесс, вносить индивидуальные параметры. Например, добавлять, удалять, копировать уровни.
- Важно следить за неизменностью формата данных после сортировки. Внести соответствующие корректировки по необходимости.
- В программе Excel выделяются несколько строк, столбцов одновременно и по отдельности.
