Матрица RACI – инструмент управления, который помогает определить роли, полномочия участников проекта. Он позволяет улучшить коммуникацию, четко обозначить задачи, повысить эффективность, избежать конфликтов. В статье рассказываем, зачем составлять матрицу ответственности, как она применяется в бизнесе и какие подводные камни стоит учесть.
Зачем нужна матрица RACI
Матрица РАСИ, или матрица ответственности, – это организационная диаграмма, чтобы оптимально распределить обязанности между сотрудниками компании.
Позволяет эффективно строить бизнес-процессы:
Определить роли. Помогает разграничить полномочия участников проекта, избежать «размытия ответственности», когда в команде непонятно, кто выполняет задачу, а кто контролирует процесс, оценивает результат.
- Улучшить коммуникацию. Методика RACI позволяет усовершенствовать способы взаимодействия между подразделениями предприятия, определить, к кому обратиться за конкретной информацией, кто должен донести ее до коллектива.
- Предотвратить проблемы, риски. Помогает избежать недопонимания, конфликты, минимизирует неясности.
- Ускорить принятие решений. Усиливает прозрачность в компании, отображает, кто именно выносит окончательное решение.
- Повысить эффективность управления. Упрощает контроль выполнения задач, обеспечивает продуктивное использование времени, труда сотрудников.
- Упорядочить информацию. Методика позволяет собрать все нужные сведения о полномочиях в одном месте. Сотрудникам не придется искать требования в чатах, на электронной почте.
Этот инструмент эффективно использовать в начале проекта, тогда в процессе сотрудники не смогут переложить обязанности друг на друга.
Из чего состоит матрица
RACI matrix представляет собой таблицу, где в строках перечислены исполнители, в столбцах – задачи, а на пересечениях указаны буквы, которые отражают роли сотрудников в проекте.
Расшифровка аббревиатуры RACI:
- R-responsible. Специалист, который целиком ответственен за выполнение поручения. Если задача объемная, назначают несколько исполнителей или разделяют проект на подзадачу, что более эффективно.
- A-accountable. Несет ответственность за своевременную реализацию. Контролирует ход работы, но не выполняет ее самостоятельно. Обычно A-сотрудники ставят задачи перед R-исполнителями.
- C-consult. Проводит консультации по вопросам, в которых обладает компетенцией. Рекомендует, как лучше реализовать задачу, эффективнее распределить ресурсы, решить трудности.
- I-informed. Отслеживает процесс реализации задачи, так как ее выполнение влияет на работу I-исполнителей.
В некоторых проектах ролей больше, чем предлагает стандартная модель RACI. Тогда появляются добавочные буквы. Например, в расшифровке матрицы RASCI встречается S-support – помощь одного сотрудника другому. Есть и другое дополнение – RACI-VS, где V-verifier – верификатор, а S-signatory – подписывающий. Эти специалисты оценивают, насколько итог соответствует первоначальным требованиям.
Матрицу РАСКИ, РА-ВС и другие стоит использовать в крайних случаях. Переизбыток ролей усложняют работу.
Как создается матрица RACI
Для построения ролевой матрицы нужно:
- Шаг 1: Перечислить конкретные задачи, которые нужно выполнить в рамках проекта. Например, проанализировать целевую аудиторию, сравнить цены конкурентов, провести продуктовое исследование.
- Шаг 2: Выписать по вертикали таблицы имена, должности исполнителей. Например, маркетолог, SMM, копирайтер, дизайнер.
- Шаг 3: Выбрать наиболее подходящую модель, определиться с ролями. Если одного сотрудника на какую-либо задачу не хватает, можно выбрать RASCI, чтобы назначить помощника.
- Шаг 4: Прописать роли в каждой ячейке таблицы. Например, дизайнер станет R-участником в создании фирменного стиля компании, копирайтер – S-участником, чтобы помочь SMM-специалисту писать посты.
- Шаг 5: Согласовать распределение ролей по RACI с руководителем проекта. Чтобы избежать перестановки задач, дополнительных затрат времени, на старте важно согласовать исполнителей и обязанности с начальством.
- Шаг 6: Распространить таблицу среди сотрудников. Отправить на рабочую электронную почту, корпоративный чат.
Как применять матрицу RACI в бизнесе
Построим матрицу ответственности в базовой модели RACI и рассмотрим распределение ролей в проекте на примере отдела продаж.
Шаг 1: Поставить главную цель проекта. Например, внедрение новой CRM-системы.
Шаг 2: Перечислить исполнителей – руководитель отдела продаж, IT-специалист, кадровый сотрудник, эксперт на аутсорсе, маркетолог.
Шаг 3: Выделить этапы проекта и задачи:
- Определить требования к CRM
- Настроить систему
- Обучить персонал
Шаг 4: Назначить роли и проинформировать сотрудников:
- Определить требования к CRM:
- Responsible: руководитель отдела продаж
- Accountable: руководитель отдела продаж
- Consulted: эксперт на аутсорсе
- Informed: IT-специалист
- Настроить систему:
- Responsible: IT-специалист
- Accountable: руководитель отдела продаж
- Consulted: эксперт на аутсорсе
- Informed: кадровый сотрудник
- Обучить персонал:
- Responsible: кадровый сотрудник
- Accountable: руководитель отдела продаж
- Consulted: руководитель отдела продаж
- Informed: маркетолог
Шаг 5: Проверить таблицу на наличие ошибок
Какие есть подводные камни
Ограничения матрицы:
- Концентрация на деталях. RACI matrix – это инструмент, который не дает полной картины о количестве задействованных в проекте сотрудников. Можно понять, кто ответственен за роль, но сколько именно специалистов работают над задачей – нет.
- Масштаб. Чтобы матрица оставалась функциональной, оперативно информировала о поручениях, она не должна быть перегружена мелкими поручениями.
- Неопределенность C-роли. Модель RACI не указывает, будет консультант подключаться к проекту по запросу или самостоятельно. Нет лица, которое бы контролировало деятельность C-участника.
При составлении диаграммы RACI стоит учесть:
- Составляя список задач, сначала выделите этапы проекта, затем разделите их на подпункты. Это поможет не пропустить важные требования.
- Когда в задаче больше одного R-участника, следует создавать модель РАСИ с дополнительными участниками, чтобы ее польза сохранялась. Иначе может возникнуть путаница и составление таблицы будет бессмысленным. Для задачи нужен только один ответственный, чтобы все члены команды знали, к кому обращаться.
- Важно, чтобы роль C-консультанта не переходила в роль R-исполнителя. Специалист, обладающий нужной компетенцией, дает советы по выполнению работы, но не берет реализацию на себя.
- Этапы проекта эффективнее перечислять с помощью глаголов. Например, опубликовать статью, проанализировать статистику, внести правки.
- Перечислять исполнителей удобнее по должности, чем по имени. Это ускорит понимание таблицы.
- Разрабатывать matrix нужно группой 4–10 человек. Один человек может допустить ошибки при распределении ролей. Слишком большое количество людей затянет процесс.
- Лучше не просто оповестить сотрудников об их функциональных обязанностях, а уточнить, согласны ли они с утвержденной ролью.
