Фильтр в Excel – инструмент, с помощью которого обрабатывают большой объем данных. Благодаря ему упрощается поиск нужных строк, столбцов в программе. В статье рассмотрим, как пользоваться функцией и правильно сортировать данные, чтобы справляться с анализом больших объемов информации.
Зачем нужны фильтры
Функция "Фильтр" в программе MS Excel играет ключевую роль в обработке, анализе данных. С ее помощью можно:
- Выбирать конкретные строки по числам или тексту на основе заданных критериев. Например, установить список клиентов по конкретному городу, чтобы увидеть только тех, кто проживает в нужной местности.
- Анализировать информацию, охватить ее с разных сторон. Например, фильтровать продажи по выбранному времени, категории товаров.
- Обнаружить дубликаты. Эта функция пригодится, если в таблице повторяются записи. Инструмент помогает убрать лишнюю информацию: удалить, скрыть запись.
- Сортировать данные по различным критериям. Например, составить выборку из списка сотрудников (по алфавиту, от большей зарплаты к меньшей).
- Не тратить время на просмотр целой таблицы.
Какие бывают фильтры
Программа эксель включает 3 вида фильтров. Каждый тип выполняет ряд задач.
Автофильтр обеспечивает быстрый доступ к информации разного характера автоматическим способом. Осуществляет выборку по заданным критериям. Автофильтр содержит несколько установок:
- “По значению в ячейке”. Пользователь выбирает строку данных на основе их конкретных значений в определенном столбце. Например, нужно отфильтровать таблицу заказов, чтобы увидеть только одну сумму продаж.
- “Числовые” содержат детальные настройки: “равно”, “больше”, “меньше”, “выше среднего”, “ниже среднего”, “между”, “первые 10”.
- “Текстовый” позволяет вставить фильтр по определенному слову, фразе.
- “По дате” отображает информацию на основе указанной даты, времени. Например, функция будет полезна, когда пользователь знает в какой период совершалось действие. Варианты команд: “завтра”, “на следующей неделе”, “в прошлом месяце”.
- “По цвету ” определяет строку по цвету ячейки, шрифта, заливки.
- “Настраиваемый фильтр” присутствует в каждой вышеперечисленной функции. С его помощью выполняют два условия отбора одновременно – команда “И” (And), либо одно условие – команда “ИЛИ” (Оr).
Расширенный фильтр предназначен для выполнения сложных задач, множественных операций. Он предоставляет пользователю дополнительные варианты: выбрать несколько значений сразу, объединять информацию благодаря логическим операторам, сравнивать значения, копировать и перемещать результат в другие части листа. Благодаря расширенной функции можно провести отбор по нескольким столбцам с большим количеством сложных условий.
При выборе этой функции появляется окно с возможностью настройки диапазона условий варианта для каждого столбца данных. Пользователи могут добавить, удалить, комбинировать условия, а также выполнить другие действия с отфильтрованными данными в этом окне.
Эта функция полезна, когда требуется гибкое решение, где стандартный автофильтр не справляется. Она позволяет пользователям детально настроить условия фильтрации в соответствии с конкретными потребностями. Анализировать объемные данные с расширенным инструментом удобнее, чем с обычным.
Чаще всего в экселе работают с вертикальными таблицы, но для некоторых данных используют горизонтальные. Это не самый удобный способ для организации данных. Для структурирования информации понадобится сводная таблица. В нее встроена функция горизонтальной фильтрации.
Для построения такой таблицы важно соблюдать несколько условий:
- Строку заголовка создать однострочной (без пустых, объединенных ячеек).
- Нельзя допускать повторы наименований строк, столбцов
- В области значений указывают числа
Как сделать фильтр
Рассмотрим пошаговый разбор, как применить фильтрацию на примере.
Шаг 1. Откройте таблицу. Выделите нужную ячейку.
Шаг 2. Нажмите в главном меню (верхний правый угол) вкладку “Сортировка и фильтр”. Либо найдите в меню вкладку “Данные”.
Шаг 3. Нажмите кнопку “Фильтр”.
Шаг 4. В наименовании ячеек появились кнопки в виде “стрелок”. Нажмите на нужную вкладку, чтобы закрепить фильтр. В примере используется наименование “товар”.
Шаг 5. В открывшимся окне важно поставить галочки на нужных строках. Либо убирать их, если нужно скрыть данные. В примере оставляем пункты по колонке “товар”: “апельсин”, “банан”, “груша”, яблоко”. Нажимаем кнопку “ок”. В результате отображаются только выбранные ячейки.
Во вкладке “товара” появился дополнительный символ, отображающий применение фильтрации.
Частые ошибки: Невнимательность. Пользователь случайно выбирает лишнюю ячейку, редактирует не тот раздел. Для исправления необходимо отменить неправильное действие, чтобы оно не повлияло на результат.
Чтобы изменить ошибочные данные, нужно зайти в меню “Сортировка и фильтр”. Снять галочку в открывшемся окне “Фильтр". Либо включить кнопку, расположенную на строку ниже – “Очистить”.
Главное, что нужно знать
- Фильтр в Excel – это инструмент, который отображает только указанные данные в таблице, исключая лишнюю информацию. Фильтры экономят время пользователей, помогают продуктивно работать с большим потоком информации.
- Существуют разные типы фильтров: по значениям, цветам ячеек, тексту. Нужный фильтр выбирают из списка для каждого столбца.
- Эксель позволяет применять несколько фильтров одновременно для отображения конкретных данных.
- Важно проверять результаты фильтрации, своевременно отключать фильтр.
