Фильтр в Excel — инструмент, с помощью которого обрабатывают большой объем данных. Благодаря ему упрощается поиск нужных строк, столбцов в программе. В статье рассмотрим, как пользоваться функцией и правильно сортировать данные, чтобы справляться с анализом больших объемов информации.
Зачем нужны фильтры
Функция «Фильтр» в программе MS Excel играет ключевую роль в обработке, анализе данных. С ее помощью можно:
- Выбирать конкретные строки по числам или тексту на основе заданных критериев. Например, установить список клиентов по конкретному городу, чтобы увидеть только тех, кто проживает в нужной местности.
- Анализировать информацию, охватить ее с разных сторон. Например, фильтровать продажи по выбранному времени, категории товаров.
- Обнаружить дубликаты. Эта функция пригодится, если в таблице повторяются записи. Инструмент помогает убрать лишнюю информацию: удалить, скрыть запись.
- Сортировать данные по различным критериям. Например, составить выборку из списка сотрудников (по алфавиту, от большей зарплаты к меньшей).
- Не тратить время на просмотр целой таблицы.
Какие бывают фильтры
Программа эксель включает 3 вида фильтров. Каждый тип выполняет ряд задач.
Автофильтр обеспечивает быстрый доступ к информации разного характера автоматическим способом. Осуществляет выборку по заданным критериям. Автофильтр содержит несколько установок:
- «По значению в ячейке». Пользователь выбирает строку данных на основе их конкретных значений в определенном столбце. Например, нужно отфильтровать таблицу заказов, чтобы увидеть только одну сумму продаж.
- «Числовые» содержат детальные настройки: «равно», «больше», «меньше», «выше среднего», «ниже среднего», «между», «первые 10».
- «Текстовый» позволяет вставить фильтр по определенному слову, фразе.
- «По дате» отображает информацию на основе указанной даты, времени. Например, функция будет полезна, когда пользователь знает в какой период совершалось действие. Варианты команд: «завтра», «на следующей неделе», «в прошлом месяце».
- «По цвету «определяет строку по цвету ячейки, шрифта, заливки.
- «Настраиваемый фильтр» присутствует в каждой вышеперечисленной функции. С его помощью выполняют два условия отбора одновременно — команда «И» (And), либо одно условие — команда «ИЛИ» (Оr).
Расширенный фильтр предназначен для выполнения сложных задач, множественных операций. Он предоставляет пользователю дополнительные варианты: выбрать несколько значений сразу, объединять информацию благодаря логическим операторам, сравнивать значения, копировать и перемещать результат в другие части листа. Благодаря расширенной функции можно провести отбор по нескольким столбцам с большим количеством сложных условий.
При выборе этой функции появляется окно с возможностью настройки диапазона условий варианта для каждого столбца данных. Пользователи могут добавить, удалить, комбинировать условия, а также выполнить другие действия с отфильтрованными данными в этом окне.
Эта функция полезна, когда требуется гибкое решение, где стандартный автофильтр не справляется. Она позволяет пользователям детально настроить условия фильтрации в соответствии с конкретными потребностями. Анализировать объемные данные с расширенным инструментом удобнее, чем с обычным.
Чаще всего в экселе работают с вертикальными таблицы, но для некоторых данных используют горизонтальные. Это не самый удобный способ для организации данных. Для структурирования информации понадобится сводная таблица. В нее встроена функция горизонтальной фильтрации.
Для построения такой таблицы важно соблюдать несколько условий:
- Строку заголовка создать однострочной (без пустых, объединенных ячеек).
- Нельзя допускать повторы наименований строк, столбцов
- В области значений указывают числа
Как сделать фильтр
Рассмотрим пошаговый разбор, как применить фильтрацию на примере.
Шаг 1. Откройте таблицу. Выделите нужную ячейку.
Шаг 2. Нажмите в главном меню (верхний правый угол) вкладку «Сортировка и фильтр». Либо найдите в меню вкладку «Данные».
Шаг 3. Нажмите кнопку «Фильтр».
Шаг 4. В наименовании ячеек появились кнопки в виде «стрелок». Нажмите на нужную вкладку, чтобы закрепить фильтр. В примере используется наименование «товар».
Шаг 5. В открывшимся окне важно поставить галочки на нужных строках. Либо убирать их, если нужно скрыть данные. В примере оставляем пункты по колонке «товар»: «апельсин», «банан», «груша», яблоко». Нажимаем кнопку «ок». В результате отображаются только выбранные ячейки.
Во вкладке «товара» появился дополнительный символ, отображающий применение фильтрации.
Частые ошибки: Невнимательность. Пользователь случайно выбирает лишнюю ячейку, редактирует не тот раздел. Для исправления необходимо отменить неправильное действие, чтобы оно не повлияло на результат.
Чтобы изменить ошибочные данные, нужно зайти в меню «Сортировка и фильтр». Снять галочку в открывшемся окне «Фильтр». Либо включить кнопку, расположенную на строку ниже — «Очистить».
Главное, что нужно знать
- Фильтр в Excel — это инструмент, который отображает только указанные данные в таблице, исключая лишнюю информацию. Фильтры экономят время пользователей, помогают продуктивно работать с большим потоком информации.
- Существуют разные типы фильтров: по значениям, цветам ячеек, тексту. Нужный фильтр выбирают из списка для каждого столбца.
- Эксель позволяет применять несколько фильтров одновременно для отображения конкретных данных.
- Важно проверять результаты фильтрации, своевременно отключать фильтр.
