Онбординг — это процесс ведения нового сотрудника в компанию и адаптации к работе и коллективу. Правильно организованная процедура помогает человеку быстрее освоиться на новом рабочем месте и снижает риск увольнения. Рассмотрим, как проводится онбординг персонала, какие этапы включает и как его организовать.
Зачем нужен онбординг
Онбординг — это действия компании, которые помогают сотрудникам адаптироваться на новом рабочем месте. Onbording в переводе с английского означает «посадка на борт».
Говоря простыми словами, онбординг — это подготовка нового сотрудника к любым задачам, которые ему предстоит выполнять в процессе работы. Во время этой процедуры новичок узнает всю необходимую информацию о деятельности организации, о товарах или услугах, которые она производит и предлагает, изучает правила, регламенты, знакомится с корпоративной культурой и коллегами.
Задача онбординга — вызвать расположение у сотрудника, чтобы он захотел остаться работать в компании, а не ушел искать другое место после окончания испытательного срока. Серьезные фирмы дорожат своими работниками, поэтому стараются не допускать текучки кадров. Процедуру адаптации нового персонала организует и контролирует HR-отдел компании или онбординг-менеджер.
В некоторых компаниях эта процедура является простой формальностью и особой пользы не приносит. Но есть организации, которые делают ее по-настоящему интересной и полезной. Поэтапно вовлекая нового работника в профессиональную и социальную среду, компания показывает, что он важен для нее. Работники, которые хорошо адаптировались к новому месту, увольняются гораздо реже.
Виды онбординга
Есть два вида онбординга — формальный и неформальный.
Формальный онбординг имеет специально подобранный набор процедур. Назначаются лица, которые будут его проводить, каждый этап процесса документируется. Между сотрудниками распределяются роли, кто за что отвечает. Например, наставник знакомит новичка с проектами и задачами, над которыми предстоит работать, менеджер по персоналу проводит беседу перед аттестацией, а руководитель — аттестацию.
Неформальный онбординг не имеет четкого регламента и стандартов. Новичка просто знакомят с компанией, рабочим местом, сотрудниками, рассказывают ему о его задачах, посвящают в корпоративную культуру. Такая процедура распространена в небольших организациях.
Для оценки результатов онбординга используют следующие метрики:
- Время выхода нового кадра на самостоятельную работу.
- Текучка сотрудников.
- Степень удовлетворенности работников процессом адаптации.
Для учета этих показателей HR-отдел проводит анкетирование сотрудников, фиксирует, сколько каждый из них проработал в компании, как часто и быстро увольняются работники
Источник: freepik.com
Этапы онбординга
Процесс введения нового сотрудника в компанию включает в себя несколько этапов.
Этап 1. Впечатление (до выхода на работу)
Процедура начинается еще до момента принятия нового работника. Многие соискатели принимают приглашение на работу, но затем отказываются от него. Чтобы этого не произошло, компания должна показать человеку свою заинтересованность. Для этого сотрудник HR-отдела отправляет ему приветственное письмо, в котором сообщает о желании компании побыстрее познакомиться с ним. В письме указывается дата и время выхода новичка на работу. Можно указать информацию о дресс-коде и другие моменты, которые будут полезны сотруднику.
Некоторые компании дарят принятым на работу соискателям так называемый Welcome-бокс — коробку с подарком. Это может быть футболка или кружка с корпоративным логотипом, набор канцелярских принадлежностей
Этап 2. Привлечение (первый рабочий день)
К первому рабочему дню новичка должно быть готово его рабочее место, а сотрудники предупреждены о его приходе. В первый день нужно провести новичку экскурсию по офису, показать кабинет, где он будет работать, познакомить с коллегами и руководством. Также необходимо рассказать об услугах, которые ему будут доступны, например кофе и обед, бензин, корпоративная сим-карта
Нужно проследить, чтобы на рабочем месте новичка лежали офисные принадлежности, была настроена техника (компьютер, принтер) и установлены все необходимые программы. Также ему надо выдать униформу, бейджик (если они положены) и сообщить логины и пароли от учетных записей.
Чтобы новичку было легче адаптироваться, можно назначить ему наставка. Наставника выбирают среди сотрудников. Задача наставника — отвечать на все вопросы нового работника, знакомить с коллегами и корпоративной культурой.
Этап 3. Ознакомление (первая рабочая неделя)
В течение первой рабочей недели необходимо ознакомить нового кадра с документами, должностным инструкциями, рабочими материалами, показать корпоративный сайт и добавить сотрудника в чат, где решаются все рабочие вопросы. В конце недели HR-менеджер должен встретиться с новичком и узнать, как идет процесс адаптации.
Этап 4. Введение в должность (вторая рабочая неделя)
На второй неделе новый кадр осваивает свои профессиональные обязанности. Эйчар или наставник должен контролировать его работу, помогать, предоставлять доступ к обучающим материалам. Контроль должен быть ненавязчивым, без всякого давления. Сотрудник не должен чувствовать себя так, будто за ним пристально наблюдают, а должен ощущать мягкую поддержку.
Этап 5. Интеграция (третья и четвертая рабочая неделя)
На этом этапе необходимо помочь сотруднику влиться в коллектив и наладить отношения с сотрудниками. Эйчар должен периодически проводить адаптационные встречи и узнавать, все ли хорошо у нового кадра.
Источник: freepik.com
Этап 6. Погружение (с четвертой недели до конца второго месяца)
На этом этапе сотрудник проходит обучение на практике. Крупные компании для этой цели используют так называемые иммерсивные методы. К ним относятся:
- Ролевые игры. Используются для обучения менеджеров по продажам, сотрудников службы технической поддержки, колл-центров
и т. д. - Бизнес-симуляции. Имитация реальных ситуаций и поиск решений. Этот метод используется для обучения юристов, консультантов.
- Виртуальная реальность. Подходит для обучения работе на сложном оборудовании.
К концу второго месяца новичок должен полностью освоить рабочий процесс и свободно чувствовать себя в коллективе.
Этап 7. Автономность (с третьего месяца)
С этого момента сотрудник уже может начать работать самостоятельно, без помощи наставника и коллег. Однако это не означает прекращение поддержки. Компания должна поддерживать его развитие и обучение на протяжении всего срока, который он будет работать.
Как правильно организовать онбординг
Чтобы процедура введения нового сотрудника в компанию была эффективной, она должна включать в себя следующие моменты:
- Ознакомление с рабочим местом, обзор корпоративных правил и регламентов, а также продуктов или услуг, которые производит компания, знакомство с коллегами и начальством.
- Обучение и развитие всех необходимых сотруднику рабочих навыков.
- Назначение наставника, который будет помогать новичку адаптироваться, поддержка со стороны более опытных коллег.
- Посещение корпоративных мероприятий и собраний, позволяющих работнику быстрее влиться в коллектив.
- Поддержание обратной связи и оценка процесса адаптации, чтобы работник понимал, насколько хорошо он продвигается в решении поставленных задач.
- Анализ показателей работы сотрудников, прошедших онбординг, чтобы понять его эффективность.
