Дорожная карта проекта — это документ, который отражает цели, этапы, сроки и участников проекта. Наличие стратегии помогает эффективно распределять ресурсы и приводит к согласованности действий внутри команды. В статье рассказываем, какие элементы входят в схему, чем она отличается от плана мероприятий, как создать, оформить и реализовать.
Что такое дорожная карта и зачем она нужна
Дорожная карта (от английского roadmap) — визуальное руководство по планам и ходу проекта. Этот инструмент позволяет рабочим группам видеть общую картину и координировать усилия, чтобы эффективно выполнить поставленные задачи. К примеру, разработкой сайта занимаются несколько специалистов — дизайнеры, копирайтеры, маркетологи, программисты. Обязанности участников отличаются, но действия каждого соответствуют единой стратегии, которую утверждают в роад мэп в начале проектной деятельности.
Основные задачи:
- Сформулировать цели. Определить общее направление.
- Поставить сроки. Спланировать основные этапы и индивидуальные дедлайны сотрудников.
- Распределить финансы. Рассчитать бюджет.
- Собрать команду. Распределить обязанности.
- Назначить ответственных. Выбрать руководителя для каждого этапа.
- Расставить приоритеты. Решить, какие задачи важнее.
- Проконтролировать прогресс. Отслеживать выполнение задач, анализировать результаты.
- Установить коммуникацию с заинтересованными сторонами. Упрощает донесение информации до инвесторов, клиентов и других участников проекта.
- Улучшить гибкость. Оперативное внесение корректировок в карту помогает быстро адаптироваться к изменениям. Команды должна регулярно просматривать документ.
- Управлять рисками. Определить потенциальные угрозы и разработать стратегию их минимизации.
- Устранить микроменеджмент. Обеспечить прозрачность бизнес-процессов. Любой участник может посмотреть маршрут и узнать, на каком этапе находится реализация задумки.
- Учитывать выводы из прошлых кейсов в будущем. Создает основу для анализа ранних проектов и улучшения будущих инициатив.
В зависимости от сферы бизнеса дорожные карты можно разделить на три вида:
- Маркетинговая. Определяет, как продвигать продукт, какие инструменты использовать и каких метрик нужно добиться.
- Для отдела продаж. Устанавливает KPI, стратегию привлечения клиентов, социальные нормы взаимодействия с потребителями.
- Продуктовая. Формирует процесс разработки и выпуска продукта.
Roadmaps разрабатываются двумя подходами:
- Waterfall. Предполагает строгую последовательность действий. Простыми словами, нельзя перейти к следующему этапу без окончания предыдущего. Это классическая модель, которую сложно адаптировать под непредвиденные обстоятельства. Эффективна на долгосрочную перспективу.
- Agile. Включает несколько циклов, реализуемых параллельно. Это гибкая методология, которая допускает внесение изменений во время итераций и перестройку процессов с учетом потребностей клиентов.
В дорожные схемы входит визуализация данных. Например, таблицы, схемы, графики, диаграммы.
Примеры:
- Стартап по разработке мобильного приложения. Роад мэп может включать исследование рынка, прототипирование, создание минимально жизнеспособного продукта, запуск бета-версии, сбор обратной связи от пользователей, выпуск первой версии приложения.
- Внедрение CRM. Маршрутная карта содержит выбор подходящей системы, интеграцию с существующими данными, обучение сотрудников, тестирование, полный запуск и последующие этапы по улучшению функционала и аналитики.
- Исследовательский проект в области искусственного интеллекта. К основным этапам относятся: формулировка научных вопросов, разработка алгоритмов, сбор и обработка данных, эксперименты, публикация результатов и планы по коммерциализации технологии.
- Развитие инфраструктуры города. Проект может начаться с оценки текущего состояния, затем перейти к планированию расширений, проведению тендеров и строительству.
- Маркетинговая кампания нового продукта. Первый этап карты — определить целевую аудиторию, сформировать имидж бренда, выбрать каналы продвижения, запустить рекламу, проанализировать результаты.
Источник: ru.freepik.com
Как определить цели и задачи
Выполните действия:
- Соберите информацию о бизнесе. Проанализируйте ключевые показатели.
- Проведите исследования целевой аудитории проекта. Выясните желания потенциальных клиентов.
- Решите, что нужно для роста. Поставьте цель с указанием конкретных метрик — объемов продаж, количества подписчиков, новых партнеров.
- Поставьте задачи для достижения результатов. Разделите проект на этапы.
- Расставьте приоритеты. Определите, от каких шагов преимущественно зависит успешность кампании.
- Обозначьте дедлайны.
- Проконсультируйтесь с сотрудниками, которых планируете назначить исполнителями. Обсудите, все ли этапы учтены, корректно ли выбраны сроки.
Какие компоненты включать в дорожную карту проекта
- Цель. Определите главную задачу.
- Временные отрезки. Укажите месяц и год.
- Формат. Решите, как должна выглядеть карта — в виде таблицы, канбан-доски или других форм визуализации. При выборе опирайтесь на масштаб проекта и взаимосвязь членов команды.
- Акценты. Приоритезация этапов.
- Участники. Назначьте ответственные лица.
- Итоги. Ожидаемые результаты после каждого шага.
К трем главным элементам карты относятся: цель, участники, сроки.
Как собрать команду для разработки
- Определите, какие специалисты нужны.
- Назначьте сотрудников с достаточными компетенциями и опытом.
- Поручите рекрутеру запустить подбор, если в компании нет работника с требуемыми знаниями.
- В дорожной карте укажите отделы и должность ответственных. Заполнение фамилий излишне. Это вызывает путаницу при замене эксперта.
Какие инструменты использовать
Чтобы координировать действия команды, используйте инструменты:
- Диаграмма Ганта. Включает таблицу с графиком задач, KPI для каждого участника. Используйте сервисы GanttPro, Kaiten.
- Таск-менеджеры. Применяют для построения целей, дедлайнов и хранения рабочих материалов.
- Ресурсы для мозгового штурма и подготовки мудбордов. Например, Miro, Trello, Figma.
- Мессенджеры для коммуникации коллектива — Telegram, Discord.
- Сервисы для видеоконференций — Zoom, Goggle Meet.
- Формы для получения обратной связи — Google Forms, Askbox.
Как составить план мероприятий по проекту
Дорожную карту часто путают с планом. Оба документа передают структуру проекта. Разница в том, что roadmap — обобщенный обзор процессов с визуализацией маршрута и сроков, а план — детализированное расписание конкретных действий и инструкций для достижения результата.
Правила составления:
- Определите общий срок проекта.
- Разделите цель на задачи и подзадачи.
- Обсудите с исполнителями, какое время займет реализация.
- Учтите форс-мажорные обстоятельства.
- Сопоставьте временные отрезки, обозначенные ответственными сотрудниками и возможные риски.
- Укажите сроки. Пример оформления — с 1 мая по 1 сентября 2024 года.
Как правильно визуализировать дорожную карту
Способы оформления roadmap:
- Нарисовать вручную на бумаге. Трудозатратно по времени и неудобно для корректировки больших проектов.
- Сформировать электронные таблицы Excel или «Google Таблицы». Интерфейс понятен даже новичку. Отдавайте предпочтение онлайн-сервисам, чтобы оперативно вносить изменения и предоставлять мгновенный доступ сотрудникам.
- Сделать презентацию. Макет карты можно построить в PowerPoint, Keynote или Google Slides.
- Применить специальные сервисы. WEEEK помогает создать канбан-доску с дедлайнами и распределением задач. Roadmunk предлагает 38 готовых шаблонов в зависимости от сфер предприятия. Jira Software позволяет моделировать разные сценарии запуска. Visme дает расширенный функционал для создания дорожных карт в десктопном и мобильном приложении. Aha! предлагает интеграцию с другими сервисами.
При выборе подходящего метода визуализации опирайтесь на масштаб проекта, взаимосвязь исполнителей и формат коммуникации. Для удаленной команды требуются онлайн-сервисы. Для офиса может подойти обычная магнитно-маркерная доска.
Как следить за выполнением задач
- Отслеживайте реализацию целей с помощью таск-менеджеров. Ежедневно смотрите за ходом проекта. Это поможет вовремя заметить проблему и помочь исполнителю ее разрешить.
- Контролируйте сроки. Если сотрудник не справляется к нужной дате, обсудите изменение дедлайна. Проинформируйте других членов команды о корректировках.
- Сравнивайте ожидаемые результаты и фактические. Обращайте внимание на числовые показатели.
Как управлять рисками при реализации дорожной карты
- Определите, с чем может столкнуться команда в ходе реализации стратегии.
- Предупредите коллектив о возможных сбоях и угрозах.
- Обсудите, как избежать негативных последствий. Например, чтобы не потерять клиентов, менеджеры по продажам должны придерживаться скриптов, сохранять вежливость и эмоциональную связь с потребителем.
- Найдите несколько путей достижения главной цели. Оцените преимущества и недостатки. Выберите наиболее рентабельный способ.
Источник: ru.freepik.com
Типичные ошибки и как их исправить
- Чрезмерная детализация. Не прописывайте мелкие задачи. Отразите общий план, связь между этапами и сотрудниками.
- Отсутствие обновлений. Дорожная схема меняется вместе с обстоятельствами. Раз в две недели проверяйте актуальность данных и вносите правки.
- Нехватка встреч с командой. Регулярно проводите совещания, чтобы придерживаться одной цели, избегать недопониманий и помогать друг другу решать возникающие проблемы.
- Отсутствие контроля промежуточных результатов. Установите контрольные точки, чтобы делать паузы и оценивать итоги.
Главное, что нужно знать
- Простыми словами, дорожная карта проекта — это стратегический документ, который содержит цели, этапы, сроки и состав участников проекта.
- Roadmap помогает сформулировать задачи, поставить дедлайны, распределить ресурсы, собрать команду, обозначить приоритеты, управлять рисками, выстроить общение между исполнителями, отследить результаты.
- Чтобы составить карту, нужно собрать информацию об организации, определить стратегию развития, сформулировать KPI, нанять компетентных специалистов, определить сроки, визуализировать ход работы, контролировать выполнение.
- Инструменты для работы с дорожной картой: диаграмма Ганта, таск-менеджеры, таблицы Excel или «Google Таблицы», PowerPoint, Keynote, Google Slides, специальные сервисы — WEEEK, Roadmunk, Jira Software, Visme, Aha!
- К распространенным ошибкам относится излишняя детализация, отсутствие обновлений карты, недостаточная коммуникация с командой, нехватка контроля промежуточных результатов.
