Дорожная карта проекта: зачем нужна и как ее составить

Дорожная карта проекта – это документ, который отражает цели, этапы, сроки и участников проекта. Наличие стратегии помогает эффективно распределять ресурсы и приводит к согласованности действий внутри команды. В статье рассказываем, какие элементы входят в схему, чем она отличается от плана мероприятий, как создать, оформить и реализовать.

Что такое дорожная карта и зачем она нужна

Дорожная карта (от английского roadmap) – визуальное руководство по планам и ходу проекта. Этот инструмент позволяет рабочим группам видеть общую картину и координировать усилия, чтобы эффективно выполнить поставленные задачи. К примеру, разработкой сайта занимаются несколько специалистов – дизайнеры, копирайтеры, маркетологи, программисты. Обязанности участников отличаются, но действия каждого соответствуют единой стратегии, которую утверждают в роад мэп в начале проектной деятельности.

Основные задачи:

• Сформулировать цели. Определить общее направление.
• Поставить сроки. Спланировать основные этапы и индивидуальные дедлайны сотрудников.
• Распределить финансы. Рассчитать бюджет.
• Собрать команду. Распределить обязанности.
• Назначить ответственных. Выбрать руководителя для каждого этапа.
• Расставить приоритеты. Решить, какие задачи важнее.
• Проконтролировать прогресс. Отслеживать выполнение задач, анализировать результаты.
• Установить коммуникацию с заинтересованными сторонами. Упрощает донесение информации до инвесторов, клиентов и других участников проекта.
• Улучшить гибкость. Оперативное внесение корректировок в карту помогает быстро адаптироваться к изменениям. Команды должна регулярно просматривать документ.
• Управлять рисками. Определить потенциальные угрозы и разработать стратегию их минимизации.
• Устранить микроменеджмент. Обеспечить прозрачность бизнес-процессов. Любой участник может посмотреть маршрут и узнать, на каком этапе находится реализация задумки.
• Учитывать выводы из прошлых кейсов в будущем. Создает основу для анализа ранних проектов и улучшения будущих инициатив.

В зависимости от сферы бизнеса дорожные карты можно разделить на три вида:

• Маркетинговая. Определяет, как продвигать продукт, какие инструменты использовать и каких метрик нужно добиться.
• Для отдела продаж. Устанавливает KPI, стратегию привлечения клиентов, социальные нормы взаимодействия с потребителями.
• Продуктовая. Формирует процесс разработки и выпуска продукта.

Roadmaps разрабатываются двумя подходами:

• Waterfall. Предполагает строгую последовательность действий. Простыми словами, нельзя перейти к следующему этапу без окончания предыдущего. Это классическая модель, которую сложно адаптировать под непредвиденные обстоятельства. Эффективна на долгосрочную перспективу.
• Agile. Включает несколько циклов, реализуемых параллельно. Это гибкая методология, которая допускает внесение изменений во время итераций и перестройку процессов с учетом потребностей клиентов.

В дорожные схемы входит визуализация данных. Например, таблицы, схемы, графики, диаграммы.

Примеры:

• Стартап по разработке мобильного приложения. Роад мэп может включать исследование рынка, прототипирование, создание минимально жизнеспособного продукта, запуск бета-версии, сбор обратной связи от пользователей, выпуск первой версии приложения.
• Внедрение CRM. Маршрутная карта содержит выбор подходящей системы, интеграцию с существующими данными, обучение сотрудников, тестирование, полный запуск и последующие этапы по улучшению функционала и аналитики.
• Исследовательский проект в области искусственного интеллекта. К основным этапам относятся: формулировка научных вопросов, разработка алгоритмов, сбор и обработка данных, эксперименты, публикация результатов и планы по коммерциализации технологии.
• Развитие инфраструктуры города. Проект может начаться с оценки текущего состояния, затем перейти к планированию расширений, проведению тендеров и строительству.
• Маркетинговая кампания нового продукта. Первый этап карты – определить целевую аудиторию, сформировать имидж бренда, выбрать каналы продвижения, запустить рекламу, проанализировать результаты.

Источник: ru.freepik.com

Как определить цели и задачи

Выполните действия:

1. Соберите информацию о бизнесе. Проанализируйте ключевые показатели.
2. Проведите исследования целевой аудитории проекта. Выясните желания потенциальных клиентов.
3. Решите, что нужно для роста. Поставьте цель с указанием конкретных метрик – объемов продаж, количества подписчиков, новых партнеров.
4. Поставьте задачи для достижения результатов. Разделите проект на этапы.
5. Расставьте приоритеты. Определите, от каких шагов преимущественно зависит успешность кампании.
6. Обозначьте дедлайны.
7. Проконсультируйтесь с сотрудниками, которых планируете назначить исполнителями. Обсудите, все ли этапы учтены, корректно ли выбраны сроки.

Какие компоненты включать в дорожную карту проекта

• Цель. Определите главную задачу.
• Временные отрезки. Укажите месяц и год.
• Формат. Решите, как должна выглядеть карта – в виде таблицы, канбан-доски или других форм визуализации. При выборе опирайтесь на масштаб проекта и взаимосвязь членов команды.
• Акценты. Приоритезация этапов.
• Участники. Назначьте ответственные лица.
• Итоги. Ожидаемые результаты после каждого шага.

К трем главным элементам карты относятся: цель, участники, сроки.

Как собрать команду для разработки

1. Определите, какие специалисты нужны.
2. Назначьте сотрудников с достаточными компетенциями и опытом.
3. Поручите рекрутеру запустить подбор, если в компании нет работника с требуемыми знаниями.
4. В дорожной карте укажите отделы и должность ответственных. Заполнение фамилий излишне. Это вызывает путаницу при замене эксперта.

Какие инструменты использовать

Чтобы координировать действия команды, используйте инструменты:

• Диаграмма Ганта. Включает таблицу с графиком задач, KPI для каждого участника. Используйте сервисы GanttPro, Kaiten.
• Таск-менеджеры. Применяют для построения целей, дедлайнов и хранения рабочих материалов.
• Ресурсы для мозгового штурма и подготовки мудбордов. Например, Miro, Trello, Figma.
• Мессенджеры для коммуникации коллектива – Telegram, Discord.
• Сервисы для видеоконференций – Zoom, Goggle Meet.
• Формы для получения обратной связи – Google Forms, Askbox.

Как составить план мероприятий по проекту

Дорожную карту часто путают с планом. Оба документа передают структуру проекта. Разница в том, что roadmap – обобщенный обзор процессов с визуализацией маршрута и сроков, а план – детализированное расписание конкретных действий и инструкций для достижения результата.

Правила составления:

1. Определите общий срок проекта.
2. Разделите цель на задачи и подзадачи.
3. Обсудите с исполнителями, какое время займет реализация.
4. Учтите форс-мажорные обстоятельства.
5. Сопоставьте временные отрезки, обозначенные ответственными сотрудниками и возможные риски.
6. Укажите сроки. Пример оформления – с 1 мая по 1 сентября 2024 года.

Как правильно визуализировать дорожную карту

Способы оформления roadmap:

• Нарисовать вручную на бумаге. Трудозатратно по времени и неудобно для корректировки больших проектов.
• Сформировать электронные таблицы Excel или «Google Таблицы». Интерфейс понятен даже новичку. Отдавайте предпочтение онлайн-сервисам, чтобы оперативно вносить изменения и предоставлять мгновенный доступ сотрудникам.
• Сделать презентацию. Макет карты можно построить в PowerPoint, Keynote или Google Slides.
• Применить специальные сервисы. WEEEK помогает создать канбан-доску с дедлайнами и распределением задач. Roadmunk предлагает 38 готовых шаблонов в зависимости от сфер предприятия. Jira Software позволяет моделировать разные сценарии запуска. Visme дает расширенный функционал для создания дорожных карт в десктопном и мобильном приложении. Aha! предлагает интеграцию с другими сервисами.

При выборе подходящего метода визуализации опирайтесь на масштаб проекта, взаимосвязь исполнителей и формат коммуникации. Для удаленной команды требуются онлайн-сервисы. Для офиса может подойти обычная магнитно-маркерная доска.

Как следить за выполнением задач

1. Отслеживайте реализацию целей с помощью таск-менеджеров. Ежедневно смотрите за ходом проекта. Это поможет вовремя заметить проблему и помочь исполнителю ее разрешить.
2. Контролируйте сроки. Если сотрудник не справляется к нужной дате, обсудите изменение дедлайна. Проинформируйте других членов команды о корректировках.
3. Сравнивайте ожидаемые результаты и фактические. Обращайте внимание на числовые показатели.

Как управлять рисками при реализации дорожной карты

• Определите, с чем может столкнуться команда в ходе реализации стратегии.
• Предупредите коллектив о возможных сбоях и угрозах.
• Обсудите, как избежать негативных последствий. Например, чтобы не потерять клиентов, менеджеры по продажам должны придерживаться скриптов, сохранять вежливость и эмоциональную связь с потребителем.
• Найдите несколько путей достижения главной цели. Оцените преимущества и недостатки. Выберите наиболее рентабельный способ.

Источник: ru.freepik.com

Типичные ошибки и как их исправить

• Чрезмерная детализация. Не прописывайте мелкие задачи. Отразите общий план, связь между этапами и сотрудниками.
• Отсутствие обновлений. Дорожная схема меняется вместе с обстоятельствами. Раз в две недели проверяйте актуальность данных и вносите правки.
• Нехватка встреч с командой. Регулярно проводите совещания, чтобы придерживаться одной цели, избегать недопониманий и помогать друг другу решать возникающие проблемы.
• Отсутствие контроля промежуточных результатов. Установите контрольные точки, чтобы делать паузы и оценивать итоги.

Главное, что нужно знать

1. Простыми словами, дорожная карта проекта – это стратегический документ, который содержит цели, этапы, сроки и состав участников проекта.
2. Roadmap помогает сформулировать задачи, поставить дедлайны, распределить ресурсы, собрать команду, обозначить приоритеты, управлять рисками, выстроить общение между исполнителями, отследить результаты.
3. Чтобы составить карту, нужно собрать информацию об организации, определить стратегию развития, сформулировать KPI, нанять компетентных специалистов, определить сроки, визуализировать ход работы, контролировать выполнение.
4. Инструменты для работы с дорожной картой: диаграмма Ганта, таск-менеджеры, таблицы Excel или «Google Таблицы», PowerPoint, Keynote, Google Slides, специальные сервисы – WEEEK, Roadmunk, Jira Software, Visme, Aha!.
5. К распространенным ошибкам относится излишняя детализация, отсутствие обновлений карты, недостаточная коммуникация с командой, нехватка контроля промежуточных результатов.