Делегирование — передача ответственности и полномочий от руководителя к подчиненным. Полезно для бизнеса, поскольку повышает эффективность работы коллектива, освобождает время директора для решения стратегических задач. В статье перечисляем выгоды делегирования для руководителя, распространенные ошибки и даем пошаговую инструкцию.
Зачем нужно делегирование
Принцип делегирования отличается от стандартного распределения функций, потому что исходит от руководителя. Это внутренний аутсорсинг, который предполагает перекладывание полномочий на сотрудника, обучение нужным навыкам, обратную связь.
Задачи, которые можно делегировать:
- Простые дела, которые не требуют дополнительных умений, занимают много времени. Например, отправка письма по почте, сбор данных в Excel-таблицу, поиск билетов.
- Поручения, которым легко обучить подчиненного. К примеру, провести маркетинговое исследование с интервьюированием клиентов, подготовить презентацию для инвесторов.
- Дела, для реализации которых руководителю не хватает знаний. Например, запуск таргетированной рекламы, разработка сайта, мобильного приложения.
- Дела, которые возникают параллельно со значимыми процессами, но должны быть сделаны. Директор в командировке, пока идет строительство объекта, и коммуникация с подрядчиками необходима.
Преимущества делегирования:
- Освобождает время руководителя для развития компании. Это возможность планировать рост фирмы, искать партнеров, тщательнее изучать финансовые отчеты, находить аспекты, которые стоит улучшить.
- Увеличивает доход. Чем больше у директора времени на масштабирование бизнеса (выпуск новых продуктов, открытие филиалов), тем выше прибыль организации.
- Оптимизирует работу коллектива. Если поручения выполняет не один человек, а целая команда, реализация проектов проходит быстрее.
- Развивает навыки специалистов. Делегирование — плюс для сотрудников, так как предоставляет возможность приобретать новые знания, опыт.
- Повышает самостоятельность команды. В условиях отсутствия руководителя коллектив продолжит работать, сумеет решить вопросы без вышестоящего начальника.
- Создает атмосферу доверия, сотрудничества. Сотрудники чувствуют собственную значимость в компании.
Источник: media.istockphoto.com
Как понять, что у меня с этим проблемы
Критерии, чтобы проверить, требуется ли руководителю делегирование:
- Объем работы. Если количество заданий превышает имеющиеся временные ресурсы, это сигнал к передаче функций сотруднику.
- Нет необходимости в самостоятельном выполнении. Если задачу может сделать кто-то другой, руководителю стоит ее передать команде.
- Компетенция. Когда реализация проекта требует специфических навыков, которыми не обладает руководитель, целесообразно делегировать задачу компетентному работнику.
- Срочность. Если на выполнение задачи есть время, эффективнее использовать его, чтобы обучить команду. В дальнейшем, при повторном возникновении аналогичных дел, коллектив сможет самостоятельно их сделать.
Ошибочные убеждения руководителей:
Неправильно | Правильно |
Чтобы получить качественный результат, лучше выполнить задачу самостоятельно. | Грамотный менеджмент ускоряет рабочие процессы, развивает компетенции команды, демонстрирует реальные возможности коллектива. |
Нет смысла тратить время на обучение, разъяснения, лучше быстрее начать и закончить работу без помощи сотрудников. | Четко обозначенное задание приводит к правильным результатам. Обратная связь после выполнения работы помогает сотрудникам учиться на ошибках и в будущем избегать их. |
Отдавая работу на аутсорсинг, руководитель теряет контроль. | Директор отслеживает реализацию поручения, дает комментарии, вносит правки. Это повышает эффективность труда. Избегайте гиперконтроля. Он замедляет процесс, негативно влияет на самооценку исполнителя. |
Делегирование приводит к чрезмерной загрузке участников команды. | Продуманное рациональное управление способствует равномерному распределению работы между сотрудниками. |
Как правильно делегировать
Шаг 1. Определить задачу
- Выберите конкретное дело, которое хотите делегировать. Например, собрать отзывы клиентов о салоне красоты в одну таблицу.
- Четко сформулируйте задание: желаемый результат, цели, срок, правила работы, алгоритмы. Используйте SMART-подход для постановки цели. Это означает, что она должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной, ограниченной по времени. К примеру, не «выпустить мерч компании», а «разработать дизайн футболок с фирменным стилем фирмы до 1 апреля».
Шаг 2. Выбрать подходящего сотрудника
- Оцените навыки, опыт, квалификацию участников команды.
- Выберите сотрудника, который подходит для выполнения задания. К примеру, если требуется ведение соцсетей компании, понадобится SMM-специалист или маркетолог.
- Обучите исполнителя дополнительным компетенциям при необходимости.
Шаг 3. Поставить задачу сотруднику
- Обсудите поручение лично со специалистом.
- В зависимости от вида взаимодействия внутри компании, обсудите детали. Для авторитарного типа важно ставить цель максимально подробно, для демократического — дать сотруднику возможность самостоятельно определить методы реализации поручения, для либерального — предоставить полную свободу достижения цели.
- Ответьте на возникшие вопросы.
- Убедитесь, что подчиненный понял обязанности, обладает всеми необходимыми ресурсами, чтобы успешно выполнить требования.
Шаг 4. Проконтролировать результаты
- Следите за промежуточными итогами работы. Интересуйтесь, хватает ли у специалиста ресурсов на конкретных этапах.
- После выполнения работы дайте обратную связь сотруднику. Обозначьте ошибки, точки роста, чтобы в будущем итог был лучше.
- Похвалить специалиста за выполненную работу, указать на сильные стороны, обозначить удачные решения.
Источник: dway.pro
Как работать с разными сотрудниками
Формат делегирования отличается в зависимости от опыта специалиста, типа заданий и полномочий.
Поручения бывают:
- Рутинные. Задачи, которые руководитель делает быстро и качественно, поэтому легко может обучить других.
- Непрофильные. Требуют компетенций, которых нет у директора.
Полномочия бывают:
- Линейные. Главная цель — получить результат.
- Аппаратные. Предполагают планирование, выбор способа достижения цели.
Отличия в делегировании разным сотрудникам:
- Новички. Могут медленно работать и не обладать достаточным опытом в сфере. Реализуют линейные и рутинные поручения.
- Продвинутые специалисты. Стабильно выполняют работу, способны перейти на более сложные проекты. Справляются как с линейными, так и с аппаратными задачами.
- Профессионалы. Чаще отвечают за аппаратные и непрофильные поручения. Имеют право на единоличные ответственные решения.
Главное, что нужно знать
- Делегирование — это передача функций от руководителя к подчиненным.
- Научиться делегировать полномочия важно, чтобы освободить время для реализации важных проектов, повысить компетенции команды, улучшить рабочие процессы.
- Неумение делегировать приводит к застою бизнеса, отсутствию стратегии компании, снижению прибыли.
- Передать специалистам можно простые и непрофильные дела.
- Чтобы выявить необходимость делегирования, оцените объем работы, срочность, требуемые компетенции.
- Ставьте задачи, исходя из стиля руководства: авторитарный, демократический, либеральный.
- Давайте обратную связь сотрудникам после выполнения заданий. Это поможет углубить навыки специалиста, избежать аналогичных ошибок в будущем.
- Учитывайте навыки специалиста при выборе исполнителя. Новичкам подходят только линейные и рутинные задачи, более опытные сотрудники могут браться за аппаратные и непрофильные поручения, но при должном контроле и поддержке, а профессионалам можно доверить выполнение сложных и ответственных заданий.
