Управление проектами, или проектный менеджмент – это комплексная система организации, планирования, разработки продукта, чтобы достичь конкретных целей внутри компании. Работа над проектами подразумевает четкие задачи, сроки исполнения, слаженную команду профессионалов. В статье рассказываем, как управлять проектами.
Почему управление проектами важно
Чтобы определить роль проектного менеджмента в бизнесе, разграничим понятия «процесс» и «проект».
Процесс – непрерывный алгоритм действий для создания продукта. Например, сварить кофе в ресторане.
Проект – индивидуальная задача, на реализацию которой выделяется четкое время, бюджет. Пример – разработка уникальной рецептуры для авторского напитка.
Процессная деятельность – рутина, которая предполагает ежедневное выполнение одинакового набора действий. Для проектной деятельности, напротив, характерны спонтанность, неопределенность, риск. Произойти может разное: выйдут дедлайны, закончится бюджет, изменятся требования, уйдут спонсоры. Координирование – регулярный поиск баланса среди ограничений.
Несмотря на ряд трудностей, project management имеет ключевое преимущество перед процессной практикой – не превращается в рутину. Каждая стратегия уникальна, требует индивидуального подхода к решению разноплановых задач.
Проектный подход в менеджменте – эффективный способ достижения цели компании в условиях постоянно меняющейся внешней среды.
Как выбрать метод
Методология бизнес-процессов способствует росту фирмы благодаря оптимальной организации дел. Под способами понимают инструменты, принципы, которыми пользуется команда. Выбор стратегии зависит от структуры компании, области применения, цели. В менеджменте существует много методик управления: классические, гибкие, основанные на контроле изменений, решении сложных вопросов. Остановимся на двух основных.
В классическом подходе задачи решаются поэтапно. К ним относят модель водопада (waterfall, каскадная модель), в основе которой каждое действие продумано заранее. Требования остаются неизменными на протяжении всего процесса. В этом его слабость. Такой способ актуален для действий с физическими объектами, пользоваться которыми можно только по мере их создания. К примеру, проект строительства многоэтажного дома – заселиться можно после постройки.
Плюсы каскадной стратегии в том, что каждая стадия здесь фиксируется, что позволяет предвидеть развитие ситуации, минимизировать непредсказуемые моменты. Из недостатков – подход работает только если можно обойтись без корректировки вводных данных.
Сильная сторона гибкого метода заключается в быстром реагировании на перемены. Известные модели Scrum, Kanban, XP хорошо справляются с запуском новых продуктов. Благодаря им можно оперативно получить обратную связь, учесть ее в будущем. Гибкая система допускает изменения на разных стадиях. Такой способ применяется в разработке программного обеспечения, цифровых технологий.
Плюсы: скорость – быстрая разработка, обратная связь, внесение правок.
Минусы: под изменения необходимо подстраиваться, менять документацию, оповещать всех сотрудников.
При выборе инструмента важно учитывать:
- Деятельность компании, ее готовность к изменениям
- Масштабы бизнеса
- Бюджет, сроки
- Уровень сложности проекта
- Способности персонала
- Ситуацию на рынке
Какие этапы управления проектом
Сущность проектного управления в теории можно разложить на 4 шага. Рассмотрим этапы ведения проекта от начала до конца, чтобы понять механизм действий
- Инициирование и планирование – основа в управлении проектами. На этом этапе нужно определить идею, содержание, задачи, оценить перспективы. Проработать сценарии развития событий до начала реализации, сформировать отделы.
- Исполнение – реализация плана, ведение коммуникации с исполнителями, заказчиком.
- Мониторинг. Менеджер выполняет контроль реализации проекта, следит за своевременным исполнением задач.
- Завершение подразумевает анализ проделанной работы. Разбираются ошибки, удачные моменты, сравнивается изначальный план, конечный итог.
Для лучших результатов в проектировании используют структурный подход, основанный на принципах:
- Ясность целей
- Регулярный контроль процесса, включающий своевременные правки
- Распределение ресурсов (финансы, время, персонал)
- Вероятность рисков
- Непрерывная связь с командой
- Готовность к изменениям
- Обратная связь
Какие роли у участников проекта
Работа с проектами не была бы возможна без заказчиков, руководства, команды, заинтересованных лиц. Организация исполнения управленческих решений проекта – область ответственности менеджера. Он распределяет обязанности, составляет план, организует управление, держит процесс под контролем.
Исполнители занимаются реализацией, отвечают за выполнение перед руководством проекта. К ним относятся дизайнеры, разработчики, маркетологи.
Заказчики – инициаторы идеи, могут влиять на решения в ходе создания проекта. Заказчиками выступают частные лица, организации.
Пользователи – люди, на которых направлен конечный результат деятельности. Они применяют продукт в жизни, дают обратную связь.
Какие инструменты помогают
Профессиональные программы дают возможность вести проект с комфортом, автоматизируя задачи. Распространенные инструменты:
- Asana. Программа позволяет руководителю отслеживать статус бизнес-проекта, управлять сотрудниками, скачивать отчет.
- Jira. Инструмент помогает создавать задачи, структурировать их. Удобный софт для анализа, оценки сроков.
- Pyrus классифицирует задачи, устанавливает сроки, автоматизирует документооборот. Совместим с CRM-системой.
- Битрикс24 – корпоративный портал для построения сложных бизнес-процессов. Рассчитан на большой объем заказчиков, сделок.
- Wrike содержит готовые шаблоны, чаты, поддерживает работу с документами.
- Todoist – простой сервис для регулирования дел.
Типичные ошибки и как их исправить
Ошибки в алгоритме работы могут возникнуть в результате организационных пробелов. Перечислим популярные:
- Отсутствие руководителя. Сотрудникам нет необходимости держать себя в тонусе, когда никто не следит за процессом.
- Отсутствие коммуникации. Устраивайте регулярные собрания с сотрудниками, чтобы избежать недопониманий, конфликтов.
- Неточное распределение обязанностей. Чтобы несколько исполнителей не выполняли одну работу, подробно прописывайте список дел для каждого сотрудника. Для проверки заполняйте чек-листы.
- Отсутствие методики может привести к тому, что сделка не завершится вовремя. С помощью четкой системы можно эффективно справляться с задачами, оповещать о происходящих событиях персонал.
- Игнорирование рисков может привести к срыву сроков сдачи проекта. Прогнозируйте возможные трудности, чтобы планировать время с запасом.
