Что такое бухгалтерский учет, почему он нужен и как его эффективно вести

Бухгалтерский учет — это основа финансового благополучия любой компании или предприятия. В статье вы узнаете, как правильно вести бухучет в вашей организации и избежать типичных ошибок.

Что такое бухгалтерский учет

Бухгалтерский учёт — это структурированный процесс сбора, анализа и отчетности данных о финансовых операциях и состоянии организации.

Целью бухучета является формирование полной и достоверной информации о деятельности компании и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователям — инвесторам, кредиторам, государственным органам, органам статистики, контрагентам.

Составлением бухгалтерской отчетности занимается специальное штатно-структурное подразделение — бухгалтерия.

Задачи бухгалтерского учета:

• Фиксация всех хозяйственных операций в денежной форме.
• Предоставление данных о текущем финансовом состоянии организации.
• Обеспечение контроля за сохранностью собственности организации.
• Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
• Выявление резервов лучшего использования ресурсов для достижения высоких результатов деятельности компании.

Объектами бухучета являются имущество, обязательства организации и хозяйственные операции, которые осуществляются в процессе ее деятельности.

Зачем он нужен

Бухгалтерский учет необходимым для любого предприятия, независимо от его размера и формы собственности. Он служит основой для принятия управленческих решений, а ещё помогает контролировать финансовые потоки компании.

Предоставление точной и полной информации о финансовом состоянии предприятия позволяет руководству предприятия принимать правильные решения по распределению ресурсов, планированию бюджета, определению стратегии развития бизнеса и т. д.

Кроме того, бухгалтерский учет является обязательным требованием законодательства РФ. Все юридические лица должны вести бухучет в соответствии с установленными нормами и правилами.

Источник: ru.freepik.com

На каких принципах строится бухучет

Бухгалтерский учет строится на следующих принципах:

1. Принцип двойственности. Каждая хозяйственная операция отражается дважды: по дебету одного счета и кредиту другого счета.
2. Принцип непрерывности. Бухгалтерский учет ведется непрерывно с момента создания организации до ее ликвидации.
3. Принцип автономности. Каждая организация ведет свой собственный бухгалтерский учет независимо от других компаний.
4. Принцип периодичности. Бухучет регулярно ведётся и сдается через определенный период времени (месяц, квартал, год).
5. Принцип стоимости. Все активы и обязательства оцениваются по их реальной стоимости.
6. Принцип консерватизма. Бухгалтерский учет должен быть консервативным, то есть отражать наихудшие возможные сценарии развития событий.
7. Принцип последовательности. Методы бухучета являются единообразными и последовательными.

Какие бывают формы

Существует несколько форм бухгалтерского учета, которые отличаются друг от друга способом регистрации хозяйственных операций и формой ведения записей:

• Журнально-ордерная форма. Она предполагает использование журнала-ордера и вспомогательных ведомостей. В журнале регистрируются все хозяйственные операции, а в ведомостях — данные аналитического учета.

Преимущества:

1. Однократность записи: каждая операция записывается в журнал один раз, что исключает возможность дублирования записей.
2. Рациональность: журнала-ордера позволяют группировать однородные операции, что облегчает их анализ и проверку.
3. Оперативность: информация в журналах-ордерах обновляется ежедневно, что позволяет быстро получать данные о состоянии бухгалтерского учета.
4. Надежность: система такой формы учёта обеспечивает высокую степень контроля за правильностью отражения хозяйственных операций.

Недостатки:

1. Сложность: эта форма требует высокой квалификации бухгалтера, так как она включает множество различных видов журналов и ведомостей.
2. Трудоемкость: заполнение журнала-ордера вручную может быть очень трудоемким процессом, особенно если объем операций велик.
3. Ограниченность: такая форма не подходит для крупных предприятий с большим объемом операций, поскольку она не обеспечивает достаточной гибкости и масштабности.
4. Неэффективность: в некоторых случаях журнально-ордерная форма может быть недостаточно эффективной для автоматизации бухгалтерского учета, так как она требует ручного ввода данных.

• Мемориально-ордерная форма. Здесь каждая хозяйственная операция оформляется отдельным бланком с реквизитами.

Преимущества:

1. Простота использования: эта форма удобна для новичков в бухгалтерии, поскольку она не требует глубоких знаний и опыта.
2. Гибкость: позволяет вести учёт по различным видам операций, что делает ее универсальной.
3. Возможность быстрого поиска: каждый мемориальный ордер имеет свой уникальный номер, что облегчает поиск нужной информации.
4. Высокая точность: при использовании данной формы вероятность ошибок минимальна, так как каждая операция регистрируется отдельно.

Недостатки:

1. Необходимость ручного ввода данных: для ведения учета требуется много времени и усилий, так как все операции должны быть занесены в мемориальные ордера вручную.
2. Отсутствие автоматической проверки: нет возможности автоматически проверить правильность записей, что может привести к ошибкам.
3. Ограниченная функциональность: такая форма бухгалтерского учета не позволяет проводить сложные аналитические расчеты и строить отчёты.
4. Сложность внедрения новых технологий: мемориально-ордерная форма не приспособлена к автоматизации бухгалтерского учета, что затрудняет внедрение новых технологий.

• Автоматизированная форма. В этой форме все хозяйственные операции регистрируются в компьютере с помощью специальных программ.

Преимущества:

1. Экономия времени: автоматизация процессов позволяет значительно ускорить обработку данных и снизить временные затраты на выполнение рутинных задач.
2. Снижение вероятности ошибок: автоматическое заполнение форм и проверка данных снижают вероятность ошибок.
3. Улучшенная аналитика: автоматизированные системы могут генерировать отчеты и аналитические данные, помогающие лучше понять финансовое состояние компании.
4. Соответствие стандартам: система сама следит за соблюдением требований законодательства и стандартов бухгалтерского учета.

Недостатки:

1. Стоимость: внедрение и поддержка автоматизированных систем требуют значительных инвестиций.
2. Обучение: сотрудникам может потребоваться дополнительное обучение для работы с новыми системами.
3. Зависимость от технологий: если система выходит из строя или возникают проблемы с программным обеспечением, это может привести к остановке работы всей бухгалтерии.

• Система «Главная книга». Здесь все хозяйственные операции регистрируются в главной книге, которая состоит из нескольких разделов.

Преимущества:

1. Организация данных: система «Главная книга» позволяет упорядочить и организовать данные о финансовом состоянии компании.
2. Анализ данных: с помощью данной системы можно проводить анализ финансовых показателей организации, что помогает принимать управленческие решения.
3. Соответствие законодательству: система «Главная книга» соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского учета.
4. Удобство использования: простота использования системы, специальные знания для работы с ней не требуются.

Недостатки:

1. Ограниченность функционала: система не представляет возможности для проведения сложных финансовых расчетов и анализа.
2. Необходимость ручного ввода данных: для работы с «Главной книгой» нужно вводить данные вручную, что занимает много времени.
3. Ограниченность данных: доступ к данным в системе «Главная книга» может быть ограничен, что затрудняет работу с ними.
4. Невозможность интеграции с другими системами: такая система не может быть интегрирована с другими системами бухгалтерского учета, что ограничивает ее функциональность.

Как его вести

1. Определите систему налогообложения вашего предприятия. Существуют различные системы налогообложения: общая система налогообложения (ОСНО), упрощенная система налогообложения (УСН), единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН).
2. Подготовьте документы для регистрации в налоговых органах. Вам понадобятся учредительные документы, заявление о постановке на учет в качестве налогоплательщика, свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
3. Соблюдайте учетную политику предприятия. Она определяет правила ведения бухгалтерского учета в вашей организации.
4. Проводите постоянный финансовый учет.
5. Составьте бухгалтерскую отчетность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
6. Соблюдайте сроки. Вовремя предоставляйте отчётности в налоговые и другие контролирующие органы.
7. Проверяйте документы на наличие ошибок в оформлении или подсчетах.
8. Консультируйтесь со специалистами. Обращайтесь к профессиональным бухгалтерам или юристам, если у вас есть вопросы или сомнения относительно ведения бухгалтерского учета.

Как организовать бухучет на предприятии

Организация бухгалтерского учета на предприятии состоит из нескольких этапов:

1. Определение структуры бухгалтерии. Необходимость определить количество сотрудников, их должности и обязанности. Рекомендуется иметь главного бухгалтера, который будет нести ответственность за всю бухгалтерию, и несколько помощников, каждый из которых будет заниматься отдельными участками бухгалтерии.
2. Разработка учетной политики. Учетная политика определяет принципы и методы бухгалтерского учета, которые будут использоваться на предприятии. Она должна учитывать специфику деятельности предприятия и требования законодательства.
3. Составление плана счетов. План счетов — это список всех счетов, которые будут использоваться в бухгалтерии. Он должен включать в себя счета для учета активов и обязательств, капитала, доходов и расходов.
4. Разработка формы первичных документов. Первичные документы — это документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. Например, договоры, акты выполненных работ, накладные. Формы первичных документов должны соответствовать требованиям законодательства.
5. Организация хранения документов. Все первичные документы должны храниться в течение определенного срока, установленного законодательством. Для этого нужно создать архив и обеспечить его безопасность.
6. Проведение инвентаризации. Инвентаризация — это проверка наличия и состояния имущества предприятия. Она проводится периодически и позволяет выявить недостачи или излишки товаров, материалов и других ценностей.
7. Ведение учета доходов и расходов. Учет доходов и расходов является одной из главных задач бухгалтерии. Необходимо своевременно регистрировать все доходы и расходы предприятия, чтобы иметь полную картину его финансового состояния.
8. Составление бухгалтерской отчетности. Бухгалтерским отчетностью называется документ, содержащий информацию о финансовом состоянии компании. Она составляется на основе данных бухгалтерского учета и представляется в налоговую службу или другие заинтересованные стороны.
9. Контроль качества работы бухгалтерии. Для этого можно использовать различные методы контроля, такие как аудит, проверка документов и т. д.
10. Постоянное совершенствование системы бухгалтерского учета вашего предприятия. Бухгалтерский учёт — это динамичный процесс, который требует постоянного развития и улучшения. Нужно следить за изменениями в законодательстве, обновлять программное обеспечение для автоматизации процессов составления бухгалтерских отчетностей и применять новые методы работы.

Источник: ru.freepik.com

Как применять его на практике

Для наглядности в качестве примера продемонстрируем бухгалтерский учет в компании розничной торговли ООО «Маргарита».

Сначала необходимо составить план счетов, который будет использоваться при ведении бухгалтерского учета:

• Счет 01 — Основные средства.
• Счет 02 — Амортизация основных средств.
• Счет 04 — Нематериальные активы.
• Счет 05 — Амортизация нематериальных активов.
• Счет 10 — Материалы.
• Счет 20 — Основное производство.
• Счет 26 — Общехозяйственные расходы.
• Счет 41 — Товары.
• Счет 44 — Расходы на продажу.
• Счёт 50 — Касса.
• Счёт 51 — Расчетный счёт.
• Счёт 60 — Расчеты с поставщиками и подрядчиками.
• Счёт 62 — Расчеты с покупателями и заказчиками.
• Счёт 68 — Расчеты по налогам и сборам.
• Счёт 69 — Расчеты по социальному страхованию и обеспечению.
• Счёт 70 — Расчеты с персоналом по оплате труда.
• Счёт 71 — Расчеты с подотчетными лицами.
• Счёт 76 — Расчеты с разными дебиторами и кредиторами.
• Счёт 80 — Уставный капитал.
• Счёт 84 — Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток).
• Счёт 90 — Пропажи.
• Счёт 91 — Прочие доходы и расходы.
• Счёт 99 — Прибыли и убытки.

После этого нужно отразить в бухгалтерском учете все хозяйственные операции, совершенные организацией за отчётный период. Для этого следует открыть соответствующие субсчета.

Например, для счета 50 открываются следующие субсчета:

• Субсчет 50.1 — Касса организации.
• Субсчет 50.2 — Текущий счет в банке.
• Субсчет 50.3 — Специальные счета в банке.

Далее необходимо провести инвентаризацию имущества и обязательств организации. Инвентаризация проводится путем подсчета остатков товаров на складе и в торговом зале, а также путем проверки наличия денежных средств в кассе и на расчетном счете. По результатам инвентаризации создаются инвентаризационные описи.

Затем следует составить бухгалтерские проводки по всем хозяйственным операциям, совершенным организацией за отчетный период. Бухгалтерские проводки представляют собой записи на счетах бухгалтерского учета, которые отражают изменение состояния имущества и обязательств организации. Проводки составляются на основании первичных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции.

После составления проводок необходимо закрыть счета бухгалтерского учета. Закрытие счетов производится путем переноса сальдо со счетов в дебет или кредит других счетов. Например, счет 90 закрывается путем переноса сальдо со счета 90 в кредит счета 99.

Типичные ошибки и как их исправить

Главное, что нужно знать

1. Бухгалтерский учет — это процесс сбора, анализа и отчетности данных о финансовом состоянии компании.
2. Бухучет позволяет руководству делать выводы и предпринимать правильные действия для роста эффективности бизнеса.
3. Бухгалтерский учет строится на 7 принципах: двойственность, непрерывность, автономность, периодичность, стоимость, консерватизм и последовательность.
4. Формами бухучета являются журнально-ордерная, мемориально-ордерная, автоматизированная и система «Главная книга». Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки.
5. При организации и ведении бухгалтерского учета на собственном предприятии не совершайте типичных ошибок, которые могут стать помехой для его успешной и эффективной работы.