Бюджетирование — это детализированная оценка затрат на реализацию бизнес-идеи, включая расходы на оборудование, персонал, транспортировку, налоги. Составляется, чтобы эффективно управлять финансовыми ресурсами компании, контролировать издержки. В материале рассказываем, из чего складывается бюджет проекта и как не допустить ошибок.
Зачем нужен бюджет проекта
Бюджет проекта — это документ, который охватывает все планируемые расходы, необходимые для достижения поставленных целей, и прогнозирует потенциальную прибыль. Составляется на ограниченный период времени и служит основой для контроля финансового состояния бизнеса.
Бюджет включает расходы, связанные с:
- Оплатой труда сотрудников
- Юридическими услугами
- Логистикой
- Обучением персонала (курсы, конференции, тренинги)
- Закупкой оборудования и материалов
- Арендой помещений
- Маркетингом
- Налогом, страхованием и резервным фондом
Задачи формирования сметы:
- Планировать затраты, чтобы избежать непредвиденных финансовых издержек.
- Контролировать расходы и доходы, чтобы не допустить банкротства, своевременно реагировать на отклонения от нужных показателей и корректировать стратегию/
- Оптимизировать использование финансовых ресурсов, чтобы повысить прибыльность и эффективность компании, снизить затраты.
- Обеспечить прозрачность процессов внутри команды, чтобы заинтересованные стороны были осведомлены о финансовых вложениях.
- Отследить прогресс, чтобы понимать, на каком этапе реализации находится проект и сколько средств вложено.
- Привлечь инвестиции с помощью детализации и обоснования расходов.
- Найти недостатки в планировании, чтобы в будущем составлять смену более корректно.
Шаг 1. Определите цели проекта
Решите, каких результатов хотите достичь и какие задачи требуется выполнить. Обсудите с командой, чтобы ничего не упустить. Убедитесь, что члены руководства смотрят в одну сторону и не противоречат друг другу. Проверьте собранную информацию через сервисы для совместной работы, которые используются в компании — Notion или Monday Workdocs.
Например, при запуске новой косметической линии бренд ставит цель — продать 1000 единиц товара за месяц. Для этого нужно выбрать маркетинговую стратегию, площадки для реализации продукции, оптимизировать затраты на доставку.
Шаг 2. Перечислите затраты
Списком выпишите все издержки достижения целей проекта — заработную плату сотрудников, покупку сырья, затраты на продвижение. Например, при разработке мобильного приложения потребуются услуги программистов, дизайнеров, приобретение лицензии на программное обеспечение.
Источник: freepik.com
Шаг 3. Оцените стоимость для каждого направления задач отдельно
Обозначьте ожидаемые расходы. Существует два способа определения сметы:
- «Сверху вниз». Установить общий бюджет, а затем распределить средства на конкретные задачи.
- «Снизу вверх». Расписать затраты и суммировать.
Для оценки затрат применяют разные методы:
- Аналоговый. Цену определяют, основываясь на затратах похожего проекта. Подходит для компаний, которые занимаются типовыми задачами.
- Параметрический. Стоимость вычисляют с помощью статистики и алгоритмов, выявленных при реализации аналогичных проектов. Результаты более точные.
- Трехточечный. Предполагает расчет бюджета при самом оптимистичном раскладе, затем — при пессимистичном, а после требует вычисления средневзвешенного значения.
Если цель компании — запустить собственный сайт, то нужно оплатить:
- Домен — 1000 рублей в год.
- Услуги дизайнера за лендинг — 10 000 рублей.
- Услуги программиста при необходимости — 2000 рублей в час.
- Функционал конструктора веб-страницы, например, Тильды — 6000 рублей в год.
Шаг 4. Согласуйте бюджет
Обсудите расходы и доходы с теми, кто контролирует проект. Внесите корректировки в случае разногласий.
Не пренебрегайте этим этапом. Изменить смету в ходе реализации сложнее, чем на момент разработки.
Шаг 5. Отслеживайте издержки
Создайте трекер для управления стоимостью проекта, фиксирования каждого шага работы и финансовых затрат. Выделите столбцы для отображения планируемых расходов и фактических. Подойдут такие программы, как 1C, Битрикс24, Excel-таблицы.
Предоставьте доступ к расчетам заинтересованным сотрудникам — аналитику, бухгалтеру, маркетологу.
При несоответствии реальных трат и ожидаемых выясните причину, оптимизируйте расходную часть, скорректируйте план на оставшийся период. Если инициатива о внесении изменений в бюджет исходит от сотрудников, создайте специальную форму для предложений. Обрабатывайте поступающие заявки, анализируйте финансовую ситуацию, чтобы принять взвешенное решение.
Шаг 6. Подведите итоги после завершения работы
Проверьте соответствие заявленной в начале сметы и конечной. Сохраните расчеты в архиве, чтобы иметь к ним доступ в будущем, учесть допущенные ошибки.
Как составлять бюджет для разных проектов
В зависимости от сферы проекта составление сметы расходов отличается. Это связано со спецификой бизнеса и особенностями отрасли. Вот некоторые примеры:
- IT и технологии. К основным затратам относятся издержки на разработку программного обеспечения, аренду серверов, лицензии на программное обеспечение, оплату услуг разработчиков. В IT-бизнесе часто встречаются переменные затраты, такие как обновления, поддержка ПО, время на тестирование продукта.
- Строительство и недвижимость. Отрасль требует затрат на материалы, рабочую силу, технику, обслуживание оборудования, получение лицензий, разрешений. В строительных проектах важно учитывать сезонные факторы, изменения цен на сырье, возможные задержки из-за погодных условий.
- Маркетинг и продвижение. Предполагает оплату услуг SMM-специалистов, копирайтеров, дизайнеров, маркетологов, затраты на рекламные кампании, PR, аналитику. На бюджет влияет эффективность инструментов продвижения, анализ деятельности конкурентов, задачи.
- Производство. Требует закупки сырья, оплаты труда, энергозатрат. В смете важно учитывать стоимость обслуживания, ремонта оборудования, сезонный спрос на производимые товары.
Источник: freepik.com
Типичные ошибки и как их исправить
- Упущения в перечне затрат. Происходит из-за неверного анализа сложности задачи и стоимостной оценки.
- Игнорирование переменных издержек и рисков. Некоторые затраты меняются в ходе реализации. Их нужно предусмотреть в бюджете.
- Недостаточное финансирование резервных фондов. Включите в бюджет запасные средства для покрытия непредвиденных расходов.
- Отсутствие регулярного мониторинга и ревизии финансового плана. Следите за расходами и доходами. Контроль помогает своевременно выявлять отклонения, принимать меры по их коррекции.
- Неучтенные налоговые и юридические обязательства.
- Общие формулировки. Создайте объемный документ с высокой детализацией расчетов, чтобы получить наиболее точные цифры.
- Отсутствие доходной части. Отразите предполагаемую прибыльность.
Что еще важно знать
Чтобы оптимизировать бюджет, придерживайтесь принципа Парето: 20% действий приносят 80% результат и наоборот. Уменьшите издержки на задачи, которые незначительно воздействуют на итоговый успех.
Для расчета бюджета привлекайте исполнителей. Они помогут выявить все затраты, подключатся к работе на стадии подготовки и почувствуют свою ценность.
Один из принципов оценки стоимости задач — независимость. Рассматривайте каждое действие отдельно. На втором этапе можно объединить их в группы, но сначала необходим обособленный расчет всех операций в проекте.
Определяйте риски не интуитивно, а путем анализа экономической ситуации, конкурентных преимуществ, тенденций на рынке.
