BPMN: простой путь к пониманию и оптимизации бизнес-процессов

BPMN – это графический язык моделирования, который позволяет описать и визуализировать шаги, ресурсы, участников бизнес-процессов. Помогает компании корректно представлять и анализировать планы, выявлять узкие места и потенциальные улучшения. В статье рассматриваем, из каких элементов состоит BPMN, как строить схему, какие распространенные ошибки существуют.

Что такое BPMN

Для оптимизации бизнес-процессов важно разобрать их на этапы и подробно описать текущее состояние каждого.

Существуют три распространенных метода:

Текстовый. Включает письменные инструкции, регламенты, стандарты. Сложен для понимания.
Табличный. Требует визуализации данных в формате таблицы. Не отображает все нужные сведения.
Схематичный. Состоит из графических способов представления информации. Считается наиболее удобным для восприятия.

К схематическому методу описания бизнес-процессов относятся нотации – стандартизированные символы, правила, которые понятны профессиональным аналитикам и другим сотрудникам.

В зависимости от задач бизнеса бывают:

Блок-схемы. Подходят для представления алгоритмов и ролей процесса.
EPC. Применяются для описания событий.
IDEF0. Отражают логические связи между этапами.
ARIS. Подходят для визуализации архитектуры компании.
BPMN. Используются для детализации бизнес-процессов.

Расшифровка BPMN – Business Process Model and Notation. Это одна из распространенных систем условных обозначений для моделирования бизнес-задач. Создана в 2004 году организацией Business Process Management Initiative (BPMI). В 2011 году – обновлена, расширена и перевыпущена как BPMN 2.0.

Плюсы БПМН в сравнении с другими нотациями:

Универсальность. Подходит, чтобы описывать простые и сложные процессы.
Удобный синтаксис. Схемы интуитивно понятны даже чайникам.
Наглядность. Помогает увидеть лишние действия, проблемные зоны.
Указание исполнителей. Помимо цепочки событий нотация дает возможность отметить участников процесса.
Функция развилки. Позволяет показать, на каком этапе ход действий меняется и от чего это зависит.
Возможность отобразить реальную и планируемую ситуации. Для этого используют диаграммы BPMN 2.0, которые помогают описать процесс в формате «as is» (текущее состояние) и «to be» (ожидаемое).

Источник: ru.freepik.com

Зачем он нужен

Задачи применения BPMN в бизнесе:

Оптимизировать процессы. Помогает визуализировать бизнес-задачи, найти и устранить слабые места, чтобы увеличить прибыль и эффективность. К примеру, улучшить обработку заказов в интернет-магазине, сократив время от оформления до доставки.
Управлять ресурсами. Детальное описание процессов помогает тщательно проработать планы, сократить издержки в будущем.
Анализировать результаты. Отследить, движется ли компания по намеченному маршруту.
Моделировать кросс-функциональные процессы с множеством участников и задач. Например, коммуникация с клиентом. Нотации помогают детально описать, кто и как влияет на продвижение человека по воронке.

Ключевые элементы и символы BPMN

Основные элементы:

Пул. Поле, то есть организация, внутри которой происходят бизнес-процессы. Если в проекте участвуют несколько фирм, их изображают на отдельных областях.
Дорожки. Перечисляют отделы и участников с должностями, ролями, задачами.
Процесс. Включает задачу – конкретное действие, помеченное прямоугольником, и подпроцесс – набор операций. На схеме принято обозначение значком «+». Примеры: провести закупку цветов, собрать букеты, организовать доставку.
Событие. Случившийся факт, который образуется в рамках действия и на схеме обозначается кругом. Бывает стартовым, промежуточным, конечным.
Шлюзы. Демонстрируют соединение потоков управления внутри одного процесса и изображаются в виде ромба.

Существует три вида шлюзов:

Параллельный шлюз (обозначение – «И»). Предполагает одновременную реализацию двух и более процессов. Например, собеседование специалиста на вакансию и заполнение листа для оценивания кандидата.
Эксклюзивный шлюз («ИЛИ»). Означает создание альтернативных потоков, если дальнейшие действия зависят от выполнения конкретного условия. Требует выбора одного из направлений. Если клиент согласится на сделку, нужно перейти к подписанию договора, а если нет – выяснить причину и скорректировать предложение.
Неэксклюзивный шлюз («И/ИЛИ»). Указывает, что процесс может пойти по нескольким направлениям – по всем сразу или по отдельным. Например, клиент может указать разные контактные данные: номер телефона, ник в мессенджере, электронную почту, и будущее взаимодействие состоится по любому из каналов связи.

Объект данных. Показывает, какие инструменты необходимы для процесса – электронная подпись, бумажный документ, номер расчетного счета, аннотации.
Потоки. Изображены в виде стрелок, которые указывают на порядок выполнения действий.

Как применять BPMN для оптимизации бизнес-процессов

Правила построения:

Изучите текущую ситуации в бизнесе и смоделируйте целевые процессы. Найдите места, которые можно улучшить.
Изучите нотацию BPMN. Разберитесь с задачами методологии и определите, как она должна повлиять на процессы внутри компании: принести прибыль, улучшить производительность труда, повысить качество.
Назначьте ответственных за реализацию проекта и попросите собрать все сопутствующие документы – регламенты, стандарты, планы.
Определите участников процесса – их должности, функции, подразделения.
Установите границы бизнес-процесса – стартовое и конечное события.
Пропишите промежуточные события. Учтите детали, которые помогут достигнуть цели. Обратитесь к участникам процесса за подробностями, чтобы не упустить важные этапы.
Выберите инструмент для визуализации бизнес-процессов. Например, бесплатные онлайн-сервисы Diagrams.net., BPMN.Studio.

Примеры успешного применения BPMN

Автоматизация оформления отпусков. На корпоративном сайте создают особый блок, в который каждый сотрудник добавляет информацию о себе, получает шаблон заявления на отпуск, подписывает, отправляет в отдел кадров и бухгалтерию, где анализируют заявки, формируют приказы и рассчитывают оклад.
Согласование договора с юристом. На диаграмме проекта отображена вилка, от которой зависит решение о заключении сделки. Менеджер отправляет документ юристу и только в случае согласования направляет обратно клиенту.
Регистрация пассажира на рейс. Сотрудники аэропорта знают последовательность действий благодаря методике БПМН: проводят регистрацию, если все данные указаны верно, или же отказывают в посадке при нахождении несоответствий.
Организация производства. Процессный подход необходим на заводе. Нотации BPMN применяются, чтобы соблюдать нормы, стандарты изготовления товаров, следовать технике безопасности, устанавливать правила закупок.

Источник: ru.freepik.com

Типичные ошибки и как их исправить

Указание имен вместо ролей на схеме. При построении диаграммы пишите должность и задачи, а не ФИО. Это избавит от необходимости постоянно актуализировать данные.
Отсутствие цели. Перед описанием действий, объектов, дорожек, поставьте стартовое и конечное событие. Иначе BPMN потеряет эффективность.
Лишние разветвления. Избегайте чрезмерного количества вилок. Это усложнит понимание.
Недостаток или переизбыток подпроцессов. Пропишите необходимые детали для достижения целей. Не указывайте слишком много действий. Это навредит информативности диаграммы.
Отсутствие обратной связи и анализа. При реализации схемы выясняйте у сотрудников, есть ли слабые места, которые мешают эффективности. Изучите числовые показатели процессов, чтобы вовремя заметить и устранить ошибки.

Главное, что нужно знать

BPMN – одна из самых распространенных графических моделей для описания бизнес-процессов, включая задачи, действия, участников, инструменты, связи между исполнителями.
Помогает бизнесу оптимизировать процессы, управлять ресурсами, анализировать результаты компании, формировать кросс-функциональные проекты с множеством участников и задач.
К основным элементам относятся: пулы, дорожки, процессы, события, шлюзы, объекты, потоки.

Чтобы применить нотацию BPMN в компании, изучите методологию, определите, какую задачу бизнеса она должна решить, назначьте ответственных, соберите необходимые регламенты и стандарты, выберите участников, установите стартовое и конечное события, пропишите промежуточные действия и визуализируйте схему с помощью специальных инструментов.