BPMN — это графический язык моделирования, который позволяет описать и визуализировать шаги, ресурсы, участников бизнес-процессов. Помогает компании корректно представлять и анализировать планы, выявлять узкие места и потенциальные улучшения. В статье рассматриваем, из каких элементов состоит BPMN, как строить схему, какие распространенные ошибки существуют.
Что такое BPMN
Для оптимизации бизнес-процессов важно разобрать их на этапы и подробно описать текущее состояние каждого.
Существуют три распространенных метода:
- Текстовый. Включает письменные инструкции, регламенты, стандарты. Сложен для понимания.
- Табличный. Требует визуализации данных в формате таблицы. Не отображает все нужные сведения.
- Схематичный. Состоит из графических способов представления информации. Считается наиболее удобным для восприятия.
К схематическому методу описания бизнес-процессов относятся нотации — стандартизированные символы, правила, которые понятны профессиональным аналитикам и другим сотрудникам.
В зависимости от задач бизнеса бывают:
- Блок-схемы. Подходят для представления алгоритмов и ролей процесса.
- EPC. Применяются для описания событий.
- IDEF0. Отражают логические связи между этапами.
- ARIS. Подходят для визуализации архитектуры компании.
- BPMN. Используются для детализации бизнес-процессов.
Расшифровка BPMN — Business Process Model and Notation. Это одна из распространенных систем условных обозначений для моделирования бизнес-задач. Создана в 2004 году организацией Business Process Management Initiative (BPMI). В 2011 году — обновлена, расширена и перевыпущена как BPMN 2.0.
Плюсы БПМН в сравнении с другими нотациями:
- Универсальность. Подходит, чтобы описывать простые и сложные процессы.
- Удобный синтаксис. Схемы интуитивно понятны даже чайникам.
- Наглядность. Помогает увидеть лишние действия, проблемные зоны.
- Указание исполнителей. Помимо цепочки событий нотация дает возможность отметить участников процесса.
- Функция развилки. Позволяет показать, на каком этапе ход действий меняется и от чего это зависит.
- Возможность отобразить реальную и планируемую ситуации. Для этого используют диаграммы BPMN 2.0, которые помогают описать процесс в формате «as is» (текущее состояние) и «to be» (ожидаемое).
Источник: ru.freepik.com
Зачем он нужен
Задачи применения BPMN в бизнесе:
- Оптимизировать процессы. Помогает визуализировать бизнес-задачи, найти и устранить слабые места, чтобы увеличить прибыль и эффективность. К примеру, улучшить обработку заказов в интернет-магазине, сократив время от оформления до доставки.
- Управлять ресурсами. Детальное описание процессов помогает тщательно проработать планы, сократить издержки в будущем.
- Анализировать результаты. Отследить, движется ли компания по намеченному маршруту.
- Моделировать кросс-функциональные процессы с множеством участников и задач. Например, коммуникация с клиентом. Нотации помогают детально описать, кто и как влияет на продвижение человека по воронке.
Ключевые элементы и символы BPMN
Основные элементы:
- Пул. Поле, то есть организация, внутри которой происходят бизнес-процессы. Если в проекте участвуют несколько фирм, их изображают на отдельных областях.
- Дорожки. Перечисляют отделы и участников с должностями, ролями, задачами.
- Процесс. Включает задачу — конкретное действие, помеченное прямоугольником, и подпроцесс — набор операций. На схеме принято обозначение значком «+". Примеры: провести закупку цветов, собрать букеты, организовать доставку.
- Событие. Случившийся факт, который образуется в рамках действия и на схеме обозначается кругом. Бывает стартовым, промежуточным, конечным.
- Шлюзы. Демонстрируют соединение потоков управления внутри одного процесса и изображаются в виде ромба.
Существует три вида шлюзов:
- Параллельный шлюз (обозначение — «И»). Предполагает одновременную реализацию двух и более процессов. Например, собеседование специалиста на вакансию и заполнение листа для оценивания кандидата.
- Эксклюзивный шлюз («ИЛИ»). Означает создание альтернативных потоков, если дальнейшие действия зависят от выполнения конкретного условия. Требует выбора одного из направлений. Если клиент согласится на сделку, нужно перейти к подписанию договора, а если нет — выяснить причину и скорректировать предложение.
- Неэксклюзивный шлюз («И/ИЛИ»). Указывает, что процесс может пойти по нескольким направлениям — по всем сразу или по отдельным. Например, клиент может указать разные контактные данные: номер телефона, ник в мессенджере, электронную почту, и будущее взаимодействие состоится по любому из каналов связи.
- Объект данных. Показывает, какие инструменты необходимы для процесса — электронная подпись, бумажный документ, номер расчетного счета, аннотации.
- Потоки. Изображены в виде стрелок, которые указывают на порядок выполнения действий.
Как применять BPMN для оптимизации бизнес-процессов
Правила построения:
- Изучите текущую ситуации в бизнесе и смоделируйте целевые процессы. Найдите места, которые можно улучшить.
- Изучите нотацию BPMN. Разберитесь с задачами методологии и определите, как она должна повлиять на процессы внутри компании: принести прибыль, улучшить производительность труда, повысить качество.
- Назначьте ответственных за реализацию проекта и попросите собрать все сопутствующие документы — регламенты, стандарты, планы.
- Определите участников процесса — их должности, функции, подразделения.
- Установите границы бизнес-процесса — стартовое и конечное события.
- Пропишите промежуточные события. Учтите детали, которые помогут достигнуть цели. Обратитесь к участникам процесса за подробностями, чтобы не упустить важные этапы.
- Выберите инструмент для визуализации бизнес-процессов. Например, бесплатные онлайн-сервисы Diagrams.net., BPMN.Studio.
Примеры успешного применения BPMN
- Автоматизация оформления отпусков. На корпоративном сайте создают особый блок, в который каждый сотрудник добавляет информацию о себе, получает шаблон заявления на отпуск, подписывает, отправляет в отдел кадров и бухгалтерию, где анализируют заявки, формируют приказы и рассчитывают оклад.
- Согласование договора с юристом. На диаграмме проекта отображена вилка, от которой зависит решение о заключении сделки. Менеджер отправляет документ юристу и только в случае согласования направляет обратно клиенту.
- Регистрация пассажира на рейс. Сотрудники аэропорта знают последовательность действий благодаря методике БПМН: проводят регистрацию, если все данные указаны верно, или же отказывают в посадке при нахождении несоответствий.
- Организация производства. Процессный подход необходим на заводе. Нотации BPMN применяются, чтобы соблюдать нормы, стандарты изготовления товаров, следовать технике безопасности, устанавливать правила закупок.
Источник: ru.freepik.com
Типичные ошибки и как их исправить
- Указание имен вместо ролей на схеме. При построении диаграммы пишите должность и задачи, а не ФИО. Это избавит от необходимости постоянно актуализировать данные.
- Отсутствие цели. Перед описанием действий, объектов, дорожек, поставьте стартовое и конечное событие. Иначе BPMN потеряет эффективность.
- Лишние разветвления. Избегайте чрезмерного количества вилок. Это усложнит понимание.
- Недостаток или переизбыток подпроцессов. Пропишите необходимые детали для достижения целей. Не указывайте слишком много действий. Это навредит информативности диаграммы.
- Отсутствие обратной связи и анализа. При реализации схемы выясняйте у сотрудников, есть ли слабые места, которые мешают эффективности. Изучите числовые показатели процессов, чтобы вовремя заметить и устранить ошибки.
Главное, что нужно знать
- BPMN — одна из самых распространенных графических моделей для описания бизнес-процессов, включая задачи, действия, участников, инструменты, связи между исполнителями.
- Помогает бизнесу оптимизировать процессы, управлять ресурсами, анализировать результаты компании, формировать кросс-функциональные проекты с множеством участников и задач.
- К основным элементам относятся: пулы, дорожки, процессы, события, шлюзы, объекты, потоки.
Чтобы применить нотацию BPMN в компании, изучите методологию, определите, какую задачу бизнеса она должна решить, назначьте ответственных, соберите необходимые регламенты и стандарты, выберите участников, установите стартовое и конечное события, пропишите промежуточные действия и визуализируйте схему с помощью специальных инструментов.
