Бизнес-анализ (Business Analysis) — это глубокое изучение процессов внутри компании. Эксперты оценивают работу предприятия со всех сторон, чтобы понять, как сделать его эффективнее. Рассказываем, какую полезную информацию дает исследование, и как правильно его провести.
Что такое бизнес-анализ
Простыми словами, это внимательное изучение всех аспектов бизнеса. Финансовая отчетность и аналитика в интернете дают неполную информацию о процессах, которые происходят в компании. Во время анализа эксперты исследуют числовые и качественные показатели работы организации. Они оценивают состояние бизнес-процессов и производительность отделов, а затем объединяют полученные знания в единую систему.
Владелец бизнеса получает отчет, в котором перечислены сильные и слабые стороны компании. Анализ деятельности организации показывает, где уже есть проблемы, и где они могут появиться. На основе отчета руководители может принимать управленческие решения, как улучшить текущее состояние бизнеса, сэкономить ресурсы и ускорить развитие.
Зачем нужен бизнес-анализ
Исследованиедеятельности компании позволяет:
- Уменьшить текущие расходы предприятия.
- Повысить эффективность отделов и филиалов.
- Разработать новый продукт для клиентов.
- Придумать решение актуальной проблемы.
- Найти ресурсы для окончания проекта в срок.
- Выбрать нишу в бизнес-среде.
- Планировать развитие предприятия.
Источник: ru.freepik.com
Какие цели и задачи бизнес-анализа
Сократить издержки. Анализ расходов показывает, соответствуют ли они рынку, и на чем можно сэкономить. Часто бывает, что поставщик поднимает цену или владелец недвижимости повышает арендную плату, а компания продолжает платить. Во время бизнес-анализа становится очевидно, что некоторые расходы можно сократить: найти другого поставщика или более выгодные условия аренды.
Решить актуальные проблемы. Компании заказывают бизнес-анализ, когда в работе возникают трудности. Исследование показывает суть проблемы и методы решения. Если проектный отдел не успевает выполнять задачи в срок, аналитика может показать, что причина в устаревшей технике.
Рассчитать сроки работы над проектом. Когда организация сталкивается с новым видом задач, ей важно не ошибиться при планировании. Следует проанализировать доступные ресурсы, чтобы рассчитать цену и сроки реализации проекта.
Повысить эффективность работы. В любой компании есть элементы, которые можно улучшить. Анализ помогает подготовить почву для изменений. Он показывает слабые места в деятельности компании и варианты, как оптимизировать работу. Рекомендуется проводить анализ, прежде чем открывать новые отделы или филиалы.
Управлять бизнесом. Когда у руководителей не совпадают мнения о развитии бизнеса, они могут обратиться к аналитикам. Эксперты оценят состояние компании и ее перспективы. Отчет поможет руководителям найти компромисс и выбрать лучший вариант развития.
Какие методы анализа существуют
BPM
BPM (Business Process Management) — это моделирование бизнес-процессов. Методика помогает изобразить работу в виде простой и понятной схемы.
Этапы моделирования:
- Изучите процессы, которые происходят внутри компании.
- Разделите каждый процесс на составные части.
- Найдите разветвления — точки, где процессы могут развиваться альтернативными путями из-за внешних условий.
- Нарисуйте процессы в виде единой схемы и выделите проблемные зоны.
Наглядная схема показывает вероятные проблемы и методы их решения. Опишите инфографику простыми словами и объясните выбранные обозначения. Готовая схема должна быть понятна для сотрудников.
CATWOE
Методология CATWOE помогает выбрать направление развития компании. Она помогает выбрать цели, поставить задачи и описать желаемые результаты.
Этапы моделирования:
- Customers (клиенты) — кто получит пользу от изменений.
- Actors (деятели) — кто отвечает за нововведения на практике.
- Transformation (трансформация) — какие изменения вы планируете внедрить.
- WorldView (обзор) — какие плюсы и минусы нововведений, как они повлияют на компанию.
- Owner (владелец) — кому принадлежит бизнес или кто заинтересован решать проблемы.
- Environment (окружающая среда) — какие внешние факторы могут помешать переменам.
Методология CATWOE помогает ставить цели проекта, учитывая требования и ограничения. Она позволяет отделить главные задачи от второстепенных и назначить менеджеров, ответственных за реализацию проекта.
MoSCoW
Методология MoSCoW помогает расставить приоритеты. Это полезный инструмент для компаний, которые планируют масштабные нововведения или не справляются с потоком задач. Он делит все дела на 4 вида по степени важности.
Классификация задач:
- Must (обязаны). Срочные дела, от которых зависит существование бизнеса.
- Should (должны). Важные дела, которые можно ненадолго отложить.
- Could (можем). Задачи, решение которых принесет пользу. Но если отложить их надолго, кризиса не произойдет.
- Would (хотим). Полезные нововведения, без которых можно обойтись.
Методология помогает вывести бизнес из кризиса. Чтобы не допустить закрытия компании, можно составить список задач, разделить их на 4 категории и составить план с учетом приоритетов.
PESTLE
Модель PESTLE описывает внешние факторы, от которых зависит текущее состояние компании и перспективы бизнеса. Она называет 6 видов процессов, происходящих в стране.
Классификация внешних факторов:
- Political (политические). Ситуация в стране, субсидии или ограничения от государства.
- Economical (экономические). Ключевая ставка, процент инфляции, минимальная оплата труда, цены на энергоресурсы.
- Social-culture (социологические). Покупательная способность населения.
- Technological (технологические). Прогресс, инновации и тренды.
- Legal (юридические). Законы, которые регламентируют бизнес.
- Environmental (экологические). Окружающая среда и климатические особенности.
Методология PESTLE помогает избежать кризиса из-за внешних причин. Предварительная оценка условий работы помогает бизнесу справляться с трудностями и использовать привилегии, которые дает государство. Анализировать обстановку в стране по модели PESTLE полезно перед запуском нового проекта.
SWOT
Методология SWOT показывает сильные и слабые стороны компании. Модель описывает 4 грани бизнеса:
- Strengths (сильные стороны). Конкурентные преимущества организации.
- Weaknesses (слабые стороны). Что ослабляет позиции на рынке, в чем компания уступает конкурентам.
- Opportunities (возможности). Точки роста предприятия.
- Threats (угрозы). Реальные или вероятные проблемы
SWOT — универсальный инструмент для исследования. Проводить анализ можно перед запуском нового направления, в кризисных ситуациях или обычных условиях.
5 Why
Модель «5 почему» показывает глубокие причины проблем. Цепочка из пяти одинаковых вопросов помогает понять, что привело компанию к кризису. Ответы на вопросы «почему» служат стартовой точкой для решения проблемы. Модель помогает исправлять ошибки, которые мешают развитию бизнеса.
Источник: ru.freepik.com
Сколько времени нужно на бизнес-анализ
Как долго проводится аналитика, зависит от масштабов компании. Экспертам нужно время, чтобы оценить бизнес-показатели по направлениям и филиалам.
Примеры сроков работы аналитика:
- Оценка мобильного приложения с простым интерфейсом: 40 часов.
- Проверка интернет-магазина, маркетплейса или сайта с услугами: 100−120 часов.
- Экспертиза деятельности компании в CRM или ERP-системе: 120 часов.
- Оценка масштабного проекта или работы филиала: от 160 часов.
Что показывают результаты анализа
Результаты процедуры зависят от поставленных целей. Эксперты могут анализировать отдельные аспекты работы компании или текущее состояние бизнеса.
Результаты аналитики показывают:
- Финансовое состояние предприятия.
- Структуру расходов компании.
- Состояние активов и пассивов на балансе.
- KPI — ключевые показатели эффективности сотрудников.
- Слабые места в организации бизнес-процессов.
- Ошибки в отчетности, инструкциях и других документах.
- Причины возникновения проблем и методы решения.
- Перспективы роста и развития компании.
- Другие бизнес-показатели, актуальные для руководства.
В отчетах аналитиков присутствуют цифры и тезисы. В числах выражается количество времени и денег для модернизации работы. Тезисы описывают методы решения проблем и новые процессы, которые можно внедрить для развития бизнеса.
Маркетинг
Фитнес-клуб запустил рекламу в «Яндекс. Директе», чтобы продавать абонементы. После начала кампании прирост новых клиентов остался на прежнем уровне. Чтобы понять причину проблемы, менеджер использовал метод «5 почему».
Пример аналитики:
- Почему новая реклама не увеличивает продажи? Потому что пользователи не переходят по ссылкам в объявлениях.
- Почему? Потому что объявления не привлекают внимание.
- Почему? Потому что тексты невыразительные, они не отвечают на потенциальные вопросы и не содержат призыва к действию.
- Почему? Потому что объявления писал сотрудник, который не разбирается в маркетинге и не понимает, как работает «Яндекс. Директ».
- Почему? Потому что у фитнес-клуба нет денег на профессионального директолога.
Простая схема из пяти вопросов показывает, почему у бизнеса возникли проблемы. Она выявляет глубокие причины кризиса, связанные с управленческими решениями.
Разработка софта
Разработчики приложения для тайм-менеджмента запустили обновление. Но пользователи стали редко его скачивать, а некоторые его удалили. Аналитики получили задачу: понять, что случилось. Эксперты поработали в приложении, изучили отзывы и опросили пользователей.
Пример аналитики:
- Обновление требует много ресурсов, что ухудшает производительность.
- У пользователей с длинными списками задач приложение начало тормозить и вылетать без сохранения.
- Эти люди начали удалять приложение и писать негативные отзывы.
- Другие пользователи прочитали отзывы и не стали загружать софт.
Аналитики предоставили отчет разработчикам, и они устранили проблему с производительностью в следующем обновлении. Число загрузок приложения вернулось на прежний уровень, а процент отказов снизился.
Источник: ru.freepik.com
Типичные ошибки и как их исправить
Не проанализировали менеджмент. Часто в фокусе внимания аналитиков находятся числа: KPI и финансовые показатели. Но комплексная проверка должна включать оценку работы директоров, менеджеров и руководителей проектов. Проблемы в бизнесе часто возникают из-за неграмотного управления. Проверяйте всех руководителей, даже человека, который заказывает аналитику.
Не поставили цели. Если проводить бизнес-анализ без конкретных задач, процедура растянется на несколько месяцев, а результаты будут непонятными. Составьте список, какие аспекты работы вы хотите проанализировать и по каким критериям. Так вы быстро получите измеримый результат, полезный для бизнеса.
Не объяснили цели сотрудникам. Для анализа часто используются опросы работников. Но если специалисты не понимают важность задачи, они дают неполные ответы. Объясняйте сотрудникам, зачем вы проводите опросы, и как они повлияют на условия работы и состояние бизнеса.
Не проверили информацию. Помните, что в финансовой отчетности и CRM-системе могут быть ошибки. Сверяйте данные из разных источников и разговаривайте с сотрудниками, чтобы сделать правильные выводы.
Не сделали результаты открытыми. Часто аналитики отчитываются только перед руководством компании. Информацию получают только топ-менеджеры, но результаты анализа могут оказаться полезными для специалистов. Лучше публиковать отчетность в открытом доступе.
Главное, что нужно знать
- Бизнес-анализ — это глубокая экспертиза деятельности компании. Она включает проверку бухгалтерской отчетности, схемы управления бизнесом, производительности работников и других критериев.
- Результаты анализа показывают, как можно сэкономить бюджет компании и рабочее время сотрудников, и какие процессы следует модернизировать. Экспертиза помогает определить причины проблем и избежать вероятных рисков.
- Проводить анализ рекомендуется перед запуском новых продуктов и направлений работы, в кризисных ситуациях и обычных условиях. Анализировать бизнес важно, чтобы избежать рисков и найти точки роста.
