Как научиться тайм-менеджменту: 5 шагов к успеху

Трудности с дедлайнами неизбежно возникают, если вовремя не заняться тайм-менеджментом. Самоорганизация и планирование дел помогают выполнять задачи в срок, достигать поставленных целей. В статье рассказываем, как управлять временем, делимся проверенными методиками, инструментами, концепциями.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это система планирования и организации времени, которая помогает достигать личностные и профессиональные цели, экономить ресурсы, улучшать качество жизни.

Джамаис Кашио, футуролог проекта Open Future, обозначил период с 1980-х до 2020 года как VUCA-мир. Он характеризуется изменчивостью, непостоянством, сложностью, неоднозначностью. Чтобы добиться успеха при таких обстоятельствах, люди пытались охватить больше дел, поэтому планировали время исходя из объема задач. 

Пандемия изменила принцип жизни и показала, что секрет благополучия – в умении быстро адаптироваться к происходящему. VUCA-мир сменил BANI, отличающийся хрупкостью, тревожностью, нелинейностью, непостижимостью. На первый план вышла гибкость и навык оперативно перестраивать режим. Это требует эмоциональных усилий, поэтому главный смысл современного тайм-менеджмента – не в том, чтобы успевать как можно больше, а в умении разгружать график, избавляться от ненужных дел, сохранять баланс между личной жизнью и работой.

Существует три вида тайм-менеджмента:

• Социальный. Включает организацию работы команды.
• Личный, или персональный. Предусматривает время для прогулок, отдыха, бытовых дел.
• Профессиональный. Охватывает рабочие процессы, карьерный рост.

Зачем он нужен

Контроль и организация времени помогает:

• Определить цели и расставить приоритеты. Выделить ключевые задачи, выстроить их последовательность.
• Грамотно составить план действий с указанием сроков.
• Сэкономить ресурсы. Избежать лишних трудозатрат.
• Отследить выполнение плана
• Проанализировать результаты работы, скорректировать стратегию при необходимости.
• Сократить стресс от нехватки времени, неопределенности.
• Побороть прокрастинацию.
• Повысить продуктивность, концентрацию внимания.
• Улучшить коммуникацию, взаимодействие с коллегами, клиентами, начальником.

Какие принципы лежат в его основе

Тайм-менеджмент строится на шести принципах:

• Мотивация. Понимание важности грамотного управления временем, осознание того, что правильное использование ресурсов приводит к лучшим результатам.
• Анализ. Фиксирование результатов, отслеживание лишних действий, учет выводов.
• Планирование. Создание графика с указанием сроков, задач, ценностей. Четкое представление о том, что нужно сделать и когда, помогает уменьшить хаос и неуверенность.
• Структурирование. Организация рабочего пространства и информации для увеличения эффективности, уменьшения потерь времени.
• Приоритеты. Умение отделить важные срочные задачи от менее значимых.
• Делегирование. Передача второстепенных дел другим людям, чтобы разгрузить расписание.

5 проверенных методов тайм-менеджмента

Метод девяти дел

Распределите планы на девять дел: одно наиболее значимое, три достаточно важных и пять рутинных. В результате получается понятный список задач в порядке приоритетности. Метод не подходит тем, кто ежедневно работает над несколькими проектами и склонен к многозадачности. 

Метод GTD

Методика Getting Things Done в переводе с английского означает «приведение дел в порядок». Американский бизнес-тренер Дэвид Аллен заметил, что люди часто тратят много времени на мысли о задачах, чем на их реализацию. Чтобы избавить мозг от запоминания планов, нужно собрать дела на так называемое дерево решений и рассмотреть с трех точек зрения:

• Срочность и актуальность.
• Продолжительность.
• Возможность или невозможность делегировать.

Аллен выделил пять принципов, без которых техника не сработает:

• Фиксирование даже мелких задач. Ничего нельзя держать в голове.
• Упрощение. Систематизируйте информацию удобным способом. Нет смысла переходить на электронные дневники, если нравится записывать планы в блокнот.
• Поиск решения. Думайте не о самом деле, а о том, как именно его выполнить.
• Отказ от мультизадачности. Не пытайтесь решить несколько вещей одновременно. Сосредоточьтесь на отдельной задаче.
• Описание порядка действий. Пример планирования: вместо «продать куртку», напишите конкретные шаги – «сфотографировать, добавить текст, зарегистрироваться на специальной площадке, опубликовать объявление».

Чтобы записать задачи по методике GTD, требуется много времени и усилий. К концу дня может скопиться длинный список дел, что усложняет восприятие информации.

Метод ZTD

Zen To Done – способ тайм-менеджмента в стиле дзен. Автор блога Zen Habits Лео Бабаута посчитал метод GTD громоздким и предложил придерживаться 10 привычек для управления временем:

• Фиксировать всю поступающую информацию: планы, идеи, вопросы.
• Мгновенно анализировать.
• Приоритизировать список по срочности и значимости.
• Выделять из общего перечня короткие алгоритмы действий.
• Ставить реалистичные сроки.
• Избегать мультизадачности.
• Следовать режиму дня.
• Постоянно сокращать список задач.
• Анализировать результативность.
• Заниматься тем, что нравится.

Метод Канбан

Подходит для организации процесса в команде, но не эффективен при долгосрочном планировании. Изначально метод использовался компаниями для управления производством, а сегодня применяется для реализации проектов.

Задачи заносят в таблицу по трем категориям: «Запланировано», «В работе, «Сделано». Каждому делу назначают ответственного и срок. В любой момент можно увидеть, на каком этапе выполнения находится поручение. Это помогает оперативно отслеживать результаты, находить проблемы.

Метод Глеба Архангельского

Игровой способ организовать время, который требует постоянной актуализации данных. Бизнес-тренер Глеб Архангельский предложил разделить задачи на два вида:

• «Лягушки». Неприятные дела, которые хочется отложить. К примеру, уборка, серьезный разговор.
• «Слоны». Важные объемные задачи, которые кажутся невыполнимыми – курсовая работа, обучение вождению. 

Идея в том, что за день «съесть лягушку», то есть выполнить мелкое задание, и «разрезать слона на бифштексы» – разделить сложное дело на несколько небольших шагов.

Какие есть техники планирования временем

• Матрица Эйзенхауэра. Разделите дела на 4 основные группы: срочные и важные, важные и несрочные, срочные, но неважные, неважные и несрочные. Это поможет приоритизировать задачи корректно и ничего не упустить.
• Pomodoro. Метод помидора нужен для фокусировки внимания, соблюдения баланса между работой и отдыхом. Запустите таймер на 25 минут и работайте, пока он не прозвенит. Сделайте 5-минутный перерыв и снова вернитесь к делу. Повторите так 4 раза, полчаса отдохните, начните заново. В итоге получается два часа непрерывной работы и не более 20 минут отдыха. Соблюдение тайминга улучшает продуктивность. 
• Интеллект-карты. Помогают визуально представить задачи. В центре бумаги напишите цель. С помощью линий разделите ее на мелкие подпункты. Рисунок напомнит генеалогическое древо и поможет структурировать планы.
• SMART. Подходит для корректной формулировки задач. Ставьте задачи исходя из пяти критериев: конкретность, измеримость, достижимость, адекватность, ограниченность.
• Держать папку «Входящие» пустой. Регулярно читайте письма, чтобы не пропустить важные сообщения и не перегружать почту.

Какие есть инструменты

• Таск-трекеры. Подходят для личного и командного распределения задач. К примеру, WEEEK, Strive, Shtab.
• Таймеры для техник с фиксацией времени – Focus To-Do, Forest.
• Планировщик, который настраивается под разные способы планирования – Todoist.
• Таск-менеджер, который преобразует письма из электронной почты в задачи – SingularityApp.
• Яндекс.Документы. Возможность коллективной работы в таблице Excel.
• Полезная литература. К примеру, «Управляй временем!»,  «Прокрастинация. Первая помощь», «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».

Как применять методы тайм-менеджмента в жизни

Пошаговая инструкция, чтобы все успевать:

1. Проанализируйте текущую ситуацию. Заведите дневник, отмечайте задачи, длительность, отвлечения. Определите, что мешает эффективно организовывать время.
2. Поставьте цели и определите приоритеты. Решите, чего хотите достичь в жизни, работе, личных отношениях. Определите, какие задачи важнее.
3. Выберите наиболее подходящий метод тайм-менеджмента. Попробуйте разные техники, инструменты. 
4. Внедряйте методы постепенно. Начните с простых шагов и усложняйте систему.
5. Отслеживайте прогресс. Анализируйте результаты, вносите коррективы в планы, методы.

Какие советы помогут улучшить управление временем

Основные правила:

• Организуйте время с опорой на внутренние биоритмы. Определите время, когда чувствуете наибольшую продуктивность и сосредоточенность. 
• Стремитесь к последовательности. Мозгу сложно контролировать несколько дел одновременно. Многозадачность приводит к потере фокуса, замедляет рабочий процесс, снижает уровень производительности. 
• Разделяйте большие задача на несколько мелких. Это поможет не пугаться объема, избежать отторжения, демотивации.
• Будьте готовы делегировать рутинные задачи. К примеру, погулять с собакой может сотрудник специальной службы, доставить продукты может курьер. Экономия времени на подобные задачи освобождает ресурсы для более важных.
• Устраните отвлекающие факторы. Создайте условия для концентрации. Например, выключите уведомления в телефоне на время работы.
• Устанавливайте реалистичные цели. Не пытайтесь сделать слишком много за один раз.
• Отдыхайте. Регулярно занимайтесь любимыми делами, следите за качеством сна.

Типичные ошибки и как их исправить

• Непонимание целей. Отсутствие четкого представления о том, чего хотите достичь. Это приводит к хаосу и неэффективному расходу времени. Сформулируйте краткосрочные и долгосрочные задачи, составьте план действий.
• Неправильная приоритизация. Научитесь определять важные задачи с помощью методов тайм-менеджмента, например, матрицы Эйзенхауэра.
• Прокрастинация. Откладывание значимых дел на потом приводит к стрессу, чувству вины, снижению продуктивности. Научитесь бороться с прокрастинацией. 
• Неорганизованная рабочая среда. Отсутствие комфортных условий приводит к отвлечениям, снижению концентрации, ухудшению продуктивности.
• Недостаток отдыха. Перенапряжение и отсутствие регулярного расслабления приводит к усталости, снижению концентрации, проблемам со здоровьем. Грамотный тайм-менеджер включает в график перерывы, занимается физическими упражнениями и отвлекается от работы на выходных.
• Нежелание использовать современные технологии. Попробуйте отойти от блокнота и вести заметки на электронных носителях. Изучите функционал специальных приложений. Возможно, онлайн-планировщики окажутся удобнее тетради.
• Отсутствие запасных часов в расписании. Рекомендуемый резерв времени для непредвиденных дел – 20-40% от дня.

Главное, что нужно знать

1. Тайм-менеджмент – это система планирования и организации времени. Помогает определить цели и расставить приоритеты, составить план действий, сэкономить ресурсы, сократить стресс от нехватки времени, побороть прокрастинацию, повысить продуктивность.
2. В основе управления временем лежат шесть принципов: мотивация, анализ, планирование, структурирование, приоритетность, делегирование. 
3. 5 лучших методов: метод девяти дел, GTD, ZTD, Канбан, метод Глеба Архангельского. 

Чтобы применить в жизни, проанализируйте текущую ситуацию, найдите проблемные зоны, поставьте цели, определите приоритеты, попробуйте разные приемы тайм-менеджмента, выберите наиболее подходящий, внедряйте его постепенно, отслеживайте прогресс.