Заполните форму и наш менеджер свяжется с вами
Как научиться тайм-менеджменту: 5 шагов к успеху
05 августа 2025

Как научиться тайм-менеджменту: 5 шагов к успеху

Как научиться тайм-менеджменту: 5 шагов к успеху

Содержание статьи

    Подобрать программу

    Рекомендованные программы обучения

    Трудности с дедлайнами неизбежно возникают, если вовремя не заняться тайм-менеджментом. Самоорганизация и планирование дел помогают выполнять задачи в срок, достигать поставленных целей. В статье рассказываем, как управлять временем, делимся проверенными методиками, инструментами, концепциями.

    Подберите программу обучения, узнайте проходной балл и начните учиться бесплатно

    Что такое тайм-менеджмент

    Тайм-менеджмент – это система планирования и организации времени, которая помогает достигать личностные и профессиональные цели, экономить ресурсы, улучшать качество жизни.

    Джамаис Кашио, футуролог проекта Open Future, обозначил период с 1980-х до 2020 года как VUCA-мир. Он характеризуется изменчивостью, непостоянством, сложностью, неоднозначностью. Чтобы добиться успеха при таких обстоятельствах, люди пытались охватить больше дел, поэтому планировали время исходя из объема задач.

    Пандемия изменила принцип жизни и показала, что секрет благополучия – в умении быстро адаптироваться к происходящему. VUCA-мир сменил BANI, отличающийся хрупкостью, тревожностью, нелинейностью, непостижимостью. На первый план вышла гибкость и навык оперативно перестраивать режим. Это требует эмоциональных усилий, поэтому главный смысл современного тайм-менеджмента – не в том, чтобы успевать как можно больше, а в умении разгружать график, избавляться от ненужных дел, сохранять баланс между личной жизнью и работой.

    Существует три вида тайм-менеджмента:

    • Социальный. Включает организацию работы команды.
    • Личный, или персональный. Предусматривает время для прогулок, отдыха, бытовых дел.
    • Профессиональный. Охватывает рабочие процессы, карьерный рост.

    Зачем он нужен

    Контроль и организация времени помогает:

    • Определить цели и расставить приоритеты. Выделить ключевые задачи, выстроить их последовательность.
    • Грамотно составить план действий с указанием сроков.
    • Сэкономить ресурсы. Избежать лишних трудозатрат.
    • Отследить выполнение плана
    • Проанализировать результаты работы, скорректировать стратегию при необходимости.
    • Сократить стресс от нехватки времени, неопределенности.
    • Побороть прокрастинацию.
    • Повысить продуктивность, концентрацию внимания.
    • Улучшить коммуникацию, взаимодействие с коллегами, клиентами, начальником.

    Какие принципы лежат в его основе

    Тайм-менеджмент строится на шести принципах:

    • Мотивация. Понимание важности грамотного управления временем, осознание того, что правильное использование ресурсов приводит к лучшим результатам.
    • Анализ. Фиксирование результатов, отслеживание лишних действий, учет выводов.
    • Планирование. Создание графика с указанием сроков, задач, ценностей. Четкое представление о том, что нужно сделать и когда, помогает уменьшить хаос и неуверенность.
    • Структурирование. Организация рабочего пространства и информации для увеличения эффективности, уменьшения потерь времени.
    • Приоритеты. Умение отделить важные срочные задачи от менее значимых.
    • Делегирование. Передача второстепенных дел другим людям, чтобы разгрузить расписание.

    5 проверенных методов тайм-менеджмента

    Метод девяти дел

    Распределите планы на девять дел: одно наиболее значимое, три достаточно важных и пять рутинных. В результате получается понятный список задач в порядке приоритетности. Метод не подходит тем, кто ежедневно работает над несколькими проектами и склонен к многозадачности.

    Метод GTD

    Методика Getting Things Done в переводе с английского означает «приведение дел в порядок». Американский бизнес-тренер Дэвид Аллен заметил, что люди часто тратят много времени на мысли о задачах, чем на их реализацию. Чтобы избавить мозг от запоминания планов, нужно собрать дела на так называемое дерево решений и рассмотреть с трех точек зрения:

    • Срочность и актуальность.
    • Продолжительность.
    • Возможность или невозможность делегировать.

    Аллен выделил пять принципов, без которых техника не сработает:

    • Фиксирование даже мелких задач. Ничего нельзя держать в голове.
    • Упрощение. Систематизируйте информацию удобным способом. Нет смысла переходить на электронные дневники, если нравится записывать планы в блокнот.
    • Поиск решения. Думайте не о самом деле, а о том, как именно его выполнить.
    • Отказ от мультизадачности. Не пытайтесь решить несколько вещей одновременно. Сосредоточьтесь на отдельной задаче.
    • Описание порядка действий. Пример планирования: вместо «продать куртку», напишите конкретные шаги – «сфотографировать, добавить текст, зарегистрироваться на специальной площадке, опубликовать объявление».

    Чтобы записать задачи по методике GTD, требуется много времени и усилий. К концу дня может скопиться длинный список дел, что усложняет восприятие информации.

    Метод ZTD

    Zen To Done – способ тайм-менеджмента в стиле дзен. Автор блога Zen Habits Лео Бабаута посчитал метод GTD громоздким и предложил придерживаться 10 привычек для управления временем:

    • Фиксировать всю поступающую информацию: планы, идеи, вопросы.
    • Мгновенно анализировать.
    • Приоритизировать список по срочности и значимости.
    • Выделять из общего перечня короткие алгоритмы действий.
    • Ставить реалистичные сроки.
    • Избегать мультизадачности.
    • Следовать режиму дня.
    • Постоянно сокращать список задач.
    • Анализировать результативность.
    • Заниматься тем, что нравится.

    Подберите программу обучения, узнайте проходной балл и начните учиться бесплатно

    Метод Канбан

    Подходит для организации процесса в команде, но не эффективен при долгосрочном планировании. Изначально метод использовался компаниями для управления производством, а сегодня применяется для реализации проектов.

    Задачи заносят в таблицу по трем категориям: «Запланировано», «В работе, «Сделано». Каждому делу назначают ответственного и срок. В любой момент можно увидеть, на каком этапе выполнения находится поручение. Это помогает оперативно отслеживать результаты, находить проблемы.

    Метод Глеба Архангельского

    Игровой способ организовать время, который требует постоянной актуализации данных. Бизнес-тренер Глеб Архангельский предложил разделить задачи на два вида:

    • «Лягушки». Неприятные дела, которые хочется отложить. К примеру, уборка, серьезный разговор.
    • «Слоны». Важные объемные задачи, которые кажутся невыполнимыми – курсовая работа, обучение вождению.

    Идея в том, что за день «съесть лягушку», то есть выполнить мелкое задание, и «разрезать слона на бифштексы» – разделить сложное дело на несколько небольших шагов.

    Какие есть техники планирования временем

    • Матрица Эйзенхауэра. Разделите дела на 4 основные группы: срочные и важные, важные и несрочные, срочные, но неважные, неважные и несрочные. Это поможет приоритизировать задачи корректно и ничего не упустить.
    • Pomodoro. Метод помидора нужен для фокусировки внимания, соблюдения баланса между работой и отдыхом. Запустите таймер на 25 минут и работайте, пока он не прозвенит. Сделайте 5-минутный перерыв и снова вернитесь к делу. Повторите так 4 раза, полчаса отдохните, начните заново. В итоге получается два часа непрерывной работы и не более 20 минут отдыха. Соблюдение тайминга улучшает продуктивность.
    • Интеллект-карты. Помогают визуально представить задачи. В центре бумаги напишите цель. С помощью линий разделите ее на мелкие подпункты. Рисунок напомнит генеалогическое древо и поможет структурировать планы.
    • SMART. Подходит для корректной формулировки задач. Ставьте задачи исходя из пяти критериев: конкретность, измеримость, достижимость, адекватность, ограниченность.
    • Держать папку «Входящие» пустой. Регулярно читайте письма, чтобы не пропустить важные сообщения и не перегружать почту.

    Какие есть инструменты

    • Таск-трекеры. Подходят для личного и командного распределения задач. К примеру, WEEEK, Strive, Shtab.
    • Таймеры для техник с фиксацией времени – Focus To-Do, Forest.
    • Планировщик, который настраивается под разные способы планирования – Todoist.
    • Таск-менеджер, который преобразует письма из электронной почты в задачи – SingularityApp.
    • Яндекс.Документы. Возможность коллективной работы в таблице Excel.
    • Полезная литература. К примеру, «Управляй временем!», «Прокрастинация. Первая помощь», «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса».

    Как применять методы тайм-менеджмента в жизни

    Пошаговая инструкция, чтобы все успевать:

    1. Проанализируйте текущую ситуацию. Заведите дневник, отмечайте задачи, длительность, отвлечения. Определите, что мешает эффективно организовывать время.
    2. Поставьте цели и определите приоритеты. Решите, чего хотите достичь в жизни, работе, личных отношениях. Определите, какие задачи важнее.
    3. Выберите наиболее подходящий метод тайм-менеджмента. Попробуйте разные техники, инструменты.
    4. Внедряйте методы постепенно. Начните с простых шагов и усложняйте систему.
    5. Отслеживайте прогресс. Анализируйте результаты, вносите коррективы в планы, методы.

    Какие советы помогут улучшить управление временем

    Основные правила:

    • Организуйте время с опорой на внутренние биоритмы. Определите время, когда чувствуете наибольшую продуктивность и сосредоточенность.
    • Стремитесь к последовательности. Мозгу сложно контролировать несколько дел одновременно. Многозадачность приводит к потере фокуса, замедляет рабочий процесс, снижает уровень производительности.
    • Разделяйте большие задача на несколько мелких. Это поможет не пугаться объема, избежать отторжения, демотивации.
    • Будьте готовы делегировать рутинные задачи. К примеру, погулять с собакой может сотрудник специальной службы, доставить продукты может курьер. Экономия времени на подобные задачи освобождает ресурсы для более важных.
    • Устраните отвлекающие факторы. Создайте условия для концентрации. Например, выключите уведомления в телефоне на время работы.
    • Устанавливайте реалистичные цели. Не пытайтесь сделать слишком много за один раз.
    • Отдыхайте. Регулярно занимайтесь любимыми делами, следите за качеством сна.

    Типичные ошибки и как их исправить

    • Непонимание целей. Отсутствие четкого представления о том, чего хотите достичь. Это приводит к хаосу и неэффективному расходу времени. Сформулируйте краткосрочные и долгосрочные задачи, составьте план действий.
    • Неправильная приоритизация. Научитесь определять важные задачи с помощью методов тайм-менеджмента, например, матрицы Эйзенхауэра.
    • Прокрастинация. Откладывание значимых дел на потом приводит к стрессу, чувству вины, снижению продуктивности. Научитесь бороться с прокрастинацией.
    • Неорганизованная рабочая среда. Отсутствие комфортных условий приводит к отвлечениям, снижению концентрации, ухудшению продуктивности.
    • Недостаток отдыха. Перенапряжение и отсутствие регулярного расслабления приводит к усталости, снижению концентрации, проблемам со здоровьем. Грамотный тайм-менеджер включает в график перерывы, занимается физическими упражнениями и отвлекается от работы на выходных.
    • Нежелание использовать современные технологии. Попробуйте отойти от блокнота и вести заметки на электронных носителях. Изучите функционал специальных приложений. Возможно, онлайн-планировщики окажутся удобнее тетради.
    • Отсутствие запасных часов в расписании. Рекомендуемый резерв времени для непредвиденных дел – 20-40% от дня.

    Главное, что нужно знать

    1. Тайм-менеджмент – это система планирования и организации времени. Помогает определить цели и расставить приоритеты, составить план действий, сэкономить ресурсы, сократить стресс от нехватки времени, побороть прокрастинацию, повысить продуктивность.
    2. В основе управления временем лежат шесть принципов: мотивация, анализ, планирование, структурирование, приоритетность, делегирование.
    3. 5 лучших методов: метод девяти дел, GTD, ZTD, Канбан, метод Глеба Архангельского.

    Чтобы применить в жизни, проанализируйте текущую ситуацию, найдите проблемные зоны, поставьте цели, определите приоритеты, попробуйте разные приемы тайм-менеджмента, выберите наиболее подходящий, внедряйте его постепенно, отслеживайте прогресс.

    Рекомендованные программы обучения

    «Специалист торгового дела (Предпринимательство)», колледж«Общая экономика», бакалавриат«Проектный менеджмент», магистратура«Менеджмент в гостиничном и ресторанном бизнесе», бакалавриат«Кадровый менеджмент», бакалавриат«HR-менеджмент», магистратура«Финансы», аспирантура«Финансы», магистратура«Стратегический менеджмент», магистратура«Гражданское право», бакалавриат

    Адреса поступления

    ЦФО
    г. Москва, Ленинградский пр-т, д. 80Б, корп. 5
    Сокол
    +7 495 800–10–01 8 800 100–00–11

    Это интересно

    Подберите программу обучения, узнайте проходной балл и начните учиться бесплатно
    Оставьте заявку, и мы откроем бесплатный доступ к вводной части обучения
    1 минута и 6 вопросов,
    чтобы узнать подходящую
    профессию
    Пройдите тест, чтобы узнать, на кого вам лучше учиться
    Подобрать программу
    }

    Подобрать программу и поступить

    Заполните форму и наш менеджер свяжется с вами
    Подберите программу обучения и начните учиться бесплатно
    Добро пожаловать
    Мы готовы ответить на Ваши вопросы
    Позвонить
    Уважаемый посетитель
    Если у вас есть вопрос, предложение или жалоба, пожалуйста, заполните короткую форму и изложите суть обращения в текстовом поле ниже. Мы обязательно с ним ознакомимся и в  30 - дневный срок ответим на указанный вами адрес электронной почты.
    30 дней
    * все поля обязательны для заполнения
    Jivo
    DMCA.com Protection Status