По названию большинства должностей несложно догадаться, чем занимаются люди, которые на них находятся. Бухгалтер, например, ведет бухгалтерию – его пул задач четко определен. То же с кадровиками или сотрудниками маркетингового отдела. А какие выполняет помощник руководителя обязанности? Кто он в компании, насколько престижен его пост и стоит ли стремиться занять такое место?

Кто такой помощник руководителя, какая у него роль в компании

Помощник или ассистент топ-менеджера – должность, которая имеется не во всякой организации. Это привилегия средних и более или менее крупных предприятий, что само по себе говорит в ее пользу.

Не стоит путать такого специалиста с секретарем или делопроизводителем. Он может выполнять функции того и другого, но на этом его задачи не ограничиваются.

Роль помощника руководителя на предприятии в целом понятна из названия. Его миссия – организовать работу своего начальника. То есть обеспечить его необходимыми:

канцелярскими принадлежностями;
информацией о планах;
данными по текущему состоянию дел;
материалами, которые требуются для реализации поставленных целей;
в некоторых случаях – даже питанием, потому как у гендиректора может банально не быть времени на заказ столика в кафе на обед или организацию деловых переговоров в ресторане.

Толковый помощник руководителя – это де-факто его правая рука. Он может играть роль секретаря, психолога, делопроизводителя, отчасти – кадровика, социолога, event-менеджера. Набор определяется индивидуально для конкретной фирмы, в которой работает специалист.

Какие функции в компании выполняет помощник руководителя

Обязанности ассистента определяются штатным расписанием. В перечень может входить:

организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (рабочее место, канцелярия и т. д.);
прием входящей корреспонденции;
подготовка документов на подпись начальнику;
распределение документооборота по соответствующим отделам;
подготовка материалов, необходимых для работы руководителя;
контроль продвижения актуальных проектов по согласованному плану;
сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;
выполнение служебных поручений начальства;
составление писем, отчетов, запросов по отделам предприятия, а также ответов и коммерческих предложений;
подготовка заседаний, селекторов, собраний разного уровня (включая подбор места, техническое обеспечение, уведомление участников и т. д.);
контроль исполнения распоряжений персоналом;
прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководству;
формирование дел и их сдача в архив;
проведение встреч и телефонных переговоров;
ведение контрольно-регистрационной картотеки и многое другое.

На самом деле список может быть очень длинным, но тем, кто задумывается над занятием должности персонального ассистента руководителя не стоит пугаться. Во-первых, любое штатное расписание рассчитано на возможности человека. Во-вторых, необязательно весь функционал ляжет на плечи одного специалиста. В крупных сетевых корпорациях, где нагрузка на управленческий состав довольно высокая, нанимают целый штат ассистентов, между которыми распределяются обязанности, согласно их профессиональной подготовке.

Требования к знаниям и образованию

К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.

Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.

Что должен знать такой специалист:

основы бухгалтерского дела;
кадровое делопроизводство;
основы менеджмента;
методологию бизнес-процессов;
базовую экономику.

Очень полезными будут также знания в области корпоративной психологии, тайм-менеджмента, конфликтологии, управления кадрами. В некоторых случаях имеет большое значение свободное владение иностранными языками (да, такой специалист может работать еще и в статусе переводчика на переговорах, если он трудоустроен в международной организации).

Обязательно владение специальным софтом для автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, для эффективной работы нужно разбираться и в специфике деятельности работодателя (а также отрасли, в которой он функционирует, корпоративном законодательстве, налогообложении).

Навыки помощника руководителя

Для успешной работы помощнику руководителя нужно обладать многими навыками. Хорошая новость: большинство из них в себе можно развить. Сюда относятся:

проактивность (умение мыслить на шаг вперед и просчитывать альтернативные сценарии развития событий, проще говоря, у ассистента всегда должен быть запасной план);
креативность;
любознательность;
эмоциональный интеллект;
самодисциплина;
внимательность;
хорошая память;
стрессоустойчивость;
коммуникабельность;
развитая дикция и хорошо поставленная речь.

Важные личные качества

По данным многочисленных опросов, 5 самых важных личных качеств хорошего помощника, за которого держится любой руководитель (в том числе, повышая зарплату и защищая перед вышестоящим начальством, поручая интересные проекты) выглядят так:

на первом месте – преданность интересам компании и конкретному шефу;
исполнительность;
конфиденциальность (способность хранить важную информацию);
смекалка;
трудоголизм.

Начальство ценит своих помощников и за опрятный внешний вид, и за ловкость (иногда придется и стол сервировать, нельзя, чтобы напитки оказались на модном пиджаке приглашенного гостя). Дополнительные баллы в глазах работодателя получают и люди, умеющие произвести впечатление.

Перспективы карьеры

Для кого-то такая должность – это хороший старт управленческой карьеры. Действительно, будучи правой рукой опытного топ-менеджера, можно очень быстро научиться и правильному поведению с подчиненными, и быстрому принятию ответственных решений, и многое еще чему.

Кто-то рассматривает такой пост, как проходной. Но здесь есть нюанс, который считается одновременно и плюсом, и минусом. Секрет в том, что любой начальник за хорошего ассистента будет держаться. Далеко не каждый согласится его рекомендовать на повышение. Это минус.

Плюс – льготы и перспективы, которые сулит статус незаменимого человека для топ-менеджера. На посту помощника можно заниматься отчасти и руководительской работой. При этом ответственность несет директор, который доверяет различные серьезные задания своему протеже.

Кроме того, видя способности сотрудника, даже при очень большой его ценности настоящие руководители все же дают зеленый свет его карьере. Важно установить добрые межличностные отношения.

Что до первых шагов к месту ближайшего к руководителю сотрудника, то здесь проще начинать с малого. Например, претендовать на должность помощника главы департамента, отделения, отдела. Занять такой пост проще. Часто на него берут людей, чтобы присмотреться к их способностям, и возможно, очень скоро повысить.