Обязанности и функции помощника руководителя

Обязанности и функции помощника руководителя

Обновлено 21.05.2024
Содержание

По названию большинства должностей несложно догадаться, чем занимаются люди, которые на них находятся. Бухгалтер, например, ведет бухгалтерию – его пул задач четко определен. То же с кадровиками или сотрудниками маркетингового отдела. А какие выполняет помощник руководителя обязанности? Кто он в компании, насколько престижен его пост и стоит ли стремиться занять такое место?

Подай заявку на обучение

Кто такой помощник руководителя, какая у него роль в компании

Помощник или ассистент топ-менеджера – должность, которая имеется не во всякой организации. Это привилегия средних и более или менее крупных предприятий, что само по себе говорит в ее пользу.

Не стоит путать такого специалиста с секретарем или делопроизводителем. Он может выполнять функции того и другого, но на этом его задачи не ограничиваются.

Роль помощника руководителя на предприятии в целом понятна из названия. Его миссия – организовать работу своего начальника. То есть обеспечить его необходимыми:

  • канцелярскими принадлежностями;
  • информацией о планах;
  • данными по текущему состоянию дел;
  • материалами, которые требуются для реализации поставленных целей;
  • в некоторых случаях – даже питанием, потому как у гендиректора может банально не быть времени на заказ столика в кафе на обед или организацию деловых переговоров в ресторане.

Толковый помощник руководителя – это де-факто его правая рука. Он может играть роль секретаря, психолога, делопроизводителя, отчасти – кадровика, социолога, event-менеджера. Набор определяется индивидуально для конкретной фирмы, в которой работает специалист.

Какие функции в компании выполняет помощник руководителя

Обязанности ассистента определяются штатным расписанием. В перечень может входить:

  • организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (рабочее место, канцелярия и т. д.);
  • прием входящей корреспонденции;
  • подготовка документов на подпись начальнику;
  • распределение документооборота по соответствующим отделам;
  • подготовка материалов, необходимых для работы руководителя;
  • контроль продвижения актуальных проектов по согласованному плану;
  • сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;
  • выполнение служебных поручений начальства;
  • составление писем, отчетов, запросов по отделам предприятия, а также ответов и коммерческих предложений;
  • подготовка заседаний, селекторов, собраний разного уровня (включая подбор места, техническое обеспечение, уведомление участников и т. д.);
  • контроль исполнения распоряжений персоналом;
  • прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководству;
  • формирование дел и их сдача в архив;
  • проведение встреч и телефонных переговоров;
  • ведение контрольно-регистрационной картотеки и многое другое.

На самом деле список может быть очень длинным, но тем, кто задумывается над занятием должности персонального ассистента руководителя не стоит пугаться. Во-первых, любое штатное расписание рассчитано на возможности человека. Во-вторых, необязательно весь функционал ляжет на плечи одного специалиста. В крупных сетевых корпорациях, где нагрузка на управленческий состав довольно высокая, нанимают целый штат ассистентов, между которыми распределяются обязанности, согласно их профессиональной подготовке.

Требования к знаниям и образованию

К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.

Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.

Что должен знать такой специалист:

  • основы бухгалтерского дела;
  • кадровое делопроизводство;
  • основы менеджмента;
  • методологию бизнес-процессов;
  • базовую экономику.

Очень полезными будут также знания в области корпоративной психологии, тайм-менеджмента, конфликтологии, управления кадрами. В некоторых случаях имеет большое значение свободное владение иностранными языками (да, такой специалист может работать еще и в статусе переводчика на переговорах, если он трудоустроен в международной организации).

Обязательно владение специальным софтом для автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, для эффективной работы нужно разбираться и в специфике деятельности работодателя (а также отрасли, в которой он функционирует, корпоративном законодательстве, налогообложении).

Навыки помощника руководителя

Для успешной работы помощнику руководителя нужно обладать многими навыками. Хорошая новость: большинство из них в себе можно развить. Сюда относятся:

  • проактивность (умение мыслить на шаг вперед и просчитывать альтернативные сценарии развития событий, проще говоря, у ассистента всегда должен быть запасной план);
  • креативность;
  • любознательность;
  • эмоциональный интеллект;
  • самодисциплина;
  • внимательность;
  • хорошая память;
  • стрессоустойчивость;
  • коммуникабельность;
  • развитая дикция и хорошо поставленная речь.

Важные личные качества

По данным многочисленных опросов, 5 самых важных личных качеств хорошего помощника, за которого держится любой руководитель (в том числе, повышая зарплату и защищая перед вышестоящим начальством, поручая интересные проекты) выглядят так:

  • на первом месте – преданность интересам компании и конкретному шефу;
  • исполнительность;
  • конфиденциальность (способность хранить важную информацию);
  • смекалка;
  • трудоголизм.

Начальство ценит своих помощников и за опрятный внешний вид, и за ловкость (иногда придется и стол сервировать, нельзя, чтобы напитки оказались на модном пиджаке приглашенного гостя). Дополнительные баллы в глазах работодателя получают и люди, умеющие произвести впечатление.

Перспективы карьеры

Для кого-то такая должность – это хороший старт управленческой карьеры. Действительно, будучи правой рукой опытного топ-менеджера, можно очень быстро научиться и правильному поведению с подчиненными, и быстрому принятию ответственных решений, и многое еще чему.

Кто-то рассматривает такой пост, как проходной. Но здесь есть нюанс, который считается одновременно и плюсом, и минусом. Секрет в том, что любой начальник за хорошего ассистента будет держаться. Далеко не каждый согласится его рекомендовать на повышение. Это минус.

Плюс – льготы и перспективы, которые сулит статус незаменимого человека для топ-менеджера. На посту помощника можно заниматься отчасти и руководительской работой. При этом ответственность несет директор, который доверяет различные серьезные задания своему протеже.

Кроме того, видя способности сотрудника, даже при очень большой его ценности настоящие руководители все же дают зеленый свет его карьере. Важно установить добрые межличностные отношения.

Что до первых шагов к месту ближайшего к руководителю сотрудника, то здесь проще начинать с малого. Например, претендовать на должность помощника главы департамента, отделения, отдела. Занять такой пост проще. Часто на него берут людей, чтобы присмотреться к их способностям, и возможно, очень скоро повысить.

Рекомендованные программы обучения
Обучись кадровому менеджменту на бакалавриате онлайн Поступи на "Финансовый менеджмент" на бакалавриат онлайн Общий менеджмент - бакалавриат очно

Адреса поступления:

г. Москва, Ленинградский пр-кт, д. 80, корпуса Г, Ж

Телефон (круглосуточно)
+7 495 800–10–01 8 800 100–00–11
Время работы

пн.– пт, с 11:00 до 19:00

alt

Всё для учебы доступно онлайн

Расписание, зачётку и домашние задания смотрите в приложении
Подберите программу обучения

ответьте на пять вопросов и узнайте, где будете учиться

Подобрать программу
Образование для карьеры
К каким профессиям вы более склонны?
Техническим Гуманитарным Творческим Медицинским
Какой у вас уровень образования?
Без образования Школа 9-11 класс Колледж Бакалавриат Магистратура Аспирантура
Какой формат обучения вам подходит?
Очно Заочно Онлайн По выходным дням
Интересует ли вас кредит на образование по ставке 3% в год?
Да Нет

Мы подобрали для вас программу обучения

Заполните форму, чтобы узнать больше о программе и наших предложениях

Политика конфиденциальности

Ваша конфиденциальность очень важна для нас. Мы хотим, чтобы Ваша работа в Интернет по возможности была максимально приятной и полезной, и Вы совершенно спокойно использовали широчайший спектр информации, инструментов и возможностей, которые предлагает Интернет. Персональные данные, собранные при регистрации (или в любое другое время) преимущественно используется для подготовки Продуктов или Услуг в соответствии с Вашими потребностями. Ваша информация не будет передана или продана третьим сторонам. Однако мы можем частично раскрывать личную информацию в особых случаях, описанных в данной Политике конфиденциальности.

Рамки Политики конфиденциальности

Настоящая Политика конфиденциальности (далее — «Политика») применяется к информации, полученной через данный сайт, иные сайты, виджеты и другие используемые интерактивные средства, на которых есть ссылка на данную Политику (далее — «Сайт») от пользователей Сайта (далее — «Пользователи»).

Нижеследующие правила описывают, как Университет «Синергия» обращается с любой информацией, относящейся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (далее — «Персональные данные»), для целей оказания услуг с использованием Сайта.

Пользователи включают в себя всех физических лиц, которые подключаются к Сайту и используют Сайт.

Пользователи прямо соглашаются на обработку своих Персональных данных, как это описано в настоящей Политике. Обработка означает любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с Персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение Персональных данных.

Настоящая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на Сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.

Контролирующие и обрабатывающие лица

Пользователи соглашаются с тем, что:

  • Пользуясь Сайтом, и принимая условия использования, опубликованные на Сайте, пользователь заявляет о своем однозначном согласии с обработкой его Персональных данных способами, описанными в настоящей Политике.
  • Обработка Персональных данных Пользователей осуществляется Оператором персональных данных — Университет «Синергия» (ИНН: 7729152149, ОГРН: 1037700232558).

С какой целью собираются эти данные

Имя используется для обращения лично к вам, а ваш e-mail для отправки вам писем рассылок, новостей тренинга, полезных материалов, коммерческих предложений. Вы можете отказаться от получения писем рассылки и удалить из базы данных свои контактные данные в любой момент, кликнув на ссылку для отписки, присутствующую в каждом письме.

Сбор Персональных данных

При регистрации на Сайте Пользователи подтверждают свое согласие с условиями настоящей Политики и свое согласие на обработку своих Персональных данных в соответствии с условиями настоящей Политики, кроме того они соглашаются на обработку своих Персональных данных на серверах Университета «Синергия», расположенных на территории Российской Федерации.

Обработка Персональных данных осуществляется не дольше, чем этого требуют цели обработки Персональных данных, изложенные в настоящей Политике (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Университет «Синергия» может обрабатывать следующие Персональные данные:

  • «Как к Вам обращаться» в форме обратной связи, в случае если посетитель указывает свои полные ФИО или только часть;
  • Электронный адрес;
  • Номер телефона;
  • Также на сайте происходит сбор и обработка обезличенных данных о посетителях (в т. ч. файлов «cookie») с помощью сервисов интернет-статистики (Яндекс Метрика и других).
  • Вышеперечисленные данные далее по тексту Политики объединены общим понятием Персональные данные.

Как эти данные используются

На сайте используются куки (Cookies) и данные о посетителях сервисов (Яндекс Метрика и других). При помощи этих данных собирается информация о действиях посетителей на сайте с целью улучшения его содержания, улучшения функциональных возможностей сайта и, как следствие, создания качественного контента и сервисов для посетителей. Вы можете в любой момент изменить настройки своего браузера так, чтобы браузер блокировал все файлы cookie или оповещал об отправке этих файлов. Учтите при этом, что некоторые функции и сервисы не смогут работать должным образом.

Как эти данные защищаются

Для защиты Вашей личной информации мы используем разнообразные административные, управленческие и технические меры безопасности. Наша Компания придерживается различных международных стандартов контроля, направленных на операции с личной информацией, которые включают определенные меры контроля по защите информации, собранной в Интернет. Наших сотрудников обучают понимать и выполнять эти меры контроля, они ознакомлены с нашим Уведомлением о конфиденциальности, нормами и инструкциями. Тем не менее, несмотря на то, что мы стремимся обезопасить Вашу личную информацию, Вы тоже должны принимать меры, чтобы защитить ее. Мы настоятельно рекомендуем Вам принимать все возможные меры предосторожности во время пребывания в Интернете. Организованные нами услуги и веб-сайты предусматривают меры по защите от утечки, несанкционированного использования и изменения информации, которую мы контролируем. Несмотря на то, что мы делаем все возможное, чтобы обеспечить целостность и безопасность своей сети и систем, мы не можем гарантировать, что наши меры безопасности предотвратят незаконный доступ к этой информации хакеров сторонних организаций.

В случае изменения данной политики конфиденциальности вы сможете прочитать об этих изменениях на этой странице или, в особых случаях, получить уведомление на свой e-mail.

Политика в отношении обработки персональных данных.pdf

В случае изменения данной политики конфиденциальности вы сможете прочитать об этих изменениях на этой странице или, в особых случаях, получить уведомление на свой e-mail.

Заявка Позвонить

Подобрать программу и поступить

DMCA.com Protection Status