+7 495 800–10–018 800 100–00–11

Бизнес-ассистент: обязанности и функции

20.05.2021
Содержание
Одно из главных условий эффективного управления — уметь делегировать задачи. Именно оно лежит в основе появления целой серии должностей, максимально приближенных к управленческим. Среди таких должностей — персональный помощник руководителя, секретарь, референт, делопроизводитель, бизнес-ассистент. По сути, все это команда людей, призванная решать всего одну задачу: обеспечивать эффективность деятельности начальства.

Другой вопрос, что каждый из перечисленных помощников делает свою работу. Причем функции секретаря, например, или персонального помощника многие себе представляют. А какие дела выполняет бизнес-ассистент — обязанности какого характера на него возлагаются?

Поскольку такой специалист сегодня очень востребован, всем, кто планирует строить карьеру в сфере менеджмента, нужно разобраться с «содержанием» его работы. Так, разбираемся с ролью приближенного к руководителю эксперта, его сферой занятости и качествами, необходимыми, чтобы занять привлекательное место рядом с опытным топ-менеджером (у которого есть чему поучиться).

Подать заявку в деканат университета

Кто такой бизнес-ассистент и зачем он нужен

Что можно заключить из самого определения должности:

  • эксперт имеет дело непосредственно с руководителем организации (подразделения, филиала, отделения или отдела);
  • сфера ответственности такого работника — рабочие вопросы, не связанные с обеспечением рабочего места начальника;
  • в переводе с латинского assisto, значит, стоять рядом, то есть ассистент постоянно работает вместе с руководителем, помогая тому решать ряд подзадач в рамках осуществления управления вверенным подразделением.

Роль корпоративного помощника на любом предприятии весьма значима. Без его участия (или при условии его некомпетентности) начальство будет де-факто перегружено рутинными или малозначительными работами, что снизит эффективность менеджмента в целом и приведет к слабым показателям по итогам очередного отчетного периода.

Да, такой работник важен. Что, кстати, в большинстве случаев, отражается на его зарплате. В среднем, если судить по вакансиям, она составляет от 60−80 тыс. рублей в месяц по регионам и порядка 80−100 тыс. рублей в Москве.

Функции и обязанности

Что касается должностных обязанностей, то они прописываются каждым работодателем в штатном расписании. И обязательно озвучиваются на собеседовании при поиске кандидата: наниматель заинтересован в том, чтобы человек понимал объем предстоящей работы.

Если же говорить в общем, то базовый набор функций помощника руководителя по бизнесу можно найти в п. 3.4 Профстандарта, утвержденного приказом Минтруда еще в мае 2015 года (№ 276н). Согласно документу, такой сотрудник обязан:

  • отбирать источники данных по заданным критериям;
  • обрабатывать информацию;
  • формировать отчеты и другие документы, необходимые для подготовки проектов новых приказов, решений, распоряжений;
  • информировать руководителя по итогам рассмотрения запросов и обращений персонала;
  • рассматривать предложения, запросы, жалобы и другие обращения от кадров, контрагентов, контрольных государственных органов;
  • готовить запросы на получение информации в налоговой прокуратуре, МВД и других инстанциях, если это необходимо;
  • организовать решение вопросов, которые не требуют непосредственного участия руководства.

Функции

Отдельно можно выделить еще и функции, которые могут возлагаться (и часто возлагаются) именно на ассистента.

Сюда относится планирование и согласование рабочего графика руководителя, поддержка деловых контактов, проведение переговоров, в некоторых случаях — предварительных бесед с контрагентами. Сегодня, когда условия становятся все жестче (в плане ответственности юридических лиц по части проверки потенциальных партнеров), ассистент может также:

  • вести запись переговоров;
  • составлять протоколы собраний акционеров;
  • сохранять удаленную переписку;
  • формировать доказательную базу (подтверждение честной работы) по запросу налоговиков;
  • посещать различные инстанции, если они требуют разъяснений;
  • организовывать встречу с нотариусом (а иногда и заменять руководителя на заверении бланковых заявлений, если у него есть такие полномочия).

Отдельный список функций может быть связан с конкретным профилем компании, в которой работает помощник руководителя. В сервисных организациях, например, он часто занимается еще и поиском (проработкой возражений) новых клиентов. А на предприятиях, которые относятся к категории опасных объектов, ассистент может следить за соблюдением правил техники безопасности и заполнением соответствующей документации по регламенту.

Какими качествами должен обладать хороший ассистент

Набор обязательств, предписанных к исполнению штатным расписанием для ассистента, может отличаться в зависимости от профиля, размеров и укомплектованности персоналом работодателей. То же касается перечня функций, которые исполняются де-факто.

А вот требования, которые наниматель к нему предъявляет при приеме на работу, обычно одни и тот же. В частностях они, конечно, отличаются, но общих моментов больше.

Минимальный набор обязательных качеств

Так, в большинстве случаев помощник руководителя должен:

  • иметь высшее образование;
  • быть абсолютно преданным бренду, компании, начальнику;
  • иметь хорошо развитое чувство такта и уметь производить приятное впечатление на окружающих;
  • быть сообразительным;
  • быть ответственным и исполнительным.

Диплом

Требования к профессиональной подготовке — это те самые частности, которые отличают вакансии от разных организаций. В некоторых случаях от претендента нужен диплом бакалавра или магистра по одному из направлений менеджмента (управление проектами, персоналом, финансами). Часто на работу в такой должности принимают людей с квалификацией:

  • бухгалтера;
  • экономиста;
  • логиста;
  • менеджера предприятий и организаций;
  • маркетолога;
  • корпоративного психолога.

Иногда требуется, чтобы образование было профильным (напрямую связанным с видом деятельности компании). В помощники руководителя на горнодобывающих, например, предприятиях, берут выпускников программ экономики или менеджмента в горном деле. В юридические бюро — выпускников юрфака. В образовательные заведения — педагогов с магистерским дипломом или бывших студентов факультета управления в образовательной сфере.

Управленческие и коммуникативные навыки

5 ключевых управленческих умений, которые если и не требуются, то точно пригодятся ассистенту руководителя по корпоративным вопросам: расстановка приоритеты, делегирование заданий, формирование команды, управление ресурсами и мотивация сотрудников. Для эффективного общения полезны презентационные, письменные, переговорные навыки, внимательность, знание иностранного языка и эмоциональный интеллект.

Работа с компьютером

В век IT нельзя оказаться на высоком посту без владения профессиональным софтом. Бизнес-ассистент руководителя, скорее всего, будет иметь с таким ПО дело чаще, чем начальник. Потому ему нужно хорошо разбираться в сетевом этикете, сервисах удаленного сообщения и контроля производительности работников. Важно уметь искать, фильтровать и обрабатывать данные, в том числе, с помощью специализированных программ, которыми пользуется компания.

Адрес поступления:

Москва, Ленинградский пр-т. д. 80, корп. Г (м. Сокол)
Москва, ул. Измайловский вал, д. 2, корп. 1 (м. Семеновская)

Телефон: 8 (800) 100 00 11

E-mail: pk@s-university.ru

График работы приёмной комиссии:
Пн — Пт: 09.00−20.00;
Сб — Вс: 10.00−17.00.

Марианна Головина

Эксперт в теме "Высшее образование"

Училась: Московский финансово-промышленный университет "Синергия", факультет интернет-маркетинга

Работает: Учебно-методический отдел

В «Синергии» отвечает за:

организацию проведения методических экспериментов, внедрение в учебный процесс методических достижений и новых технологий обучения.

Или позвоните по телефонам
+7 495 800–10–018 800 100–00–11
Позвонить

Подобрать программу и поступить

Вы действительно хотите прервать оформление заявки на консультацию?

Если у вас возникли вопросы, перейдите в WhatsApp, и задайте вопрос специалисту приемной комиссии:

Перейти в мессенджер
Приемная
комиссия Синергии
Скачать
Университет Синергия
Университет Университет Синергия
г. Москва, просп. Ленинградский, д. 80 корп.Е, Ж, Г
+7 495 800–10–018 800 100–00–11
Общая:
Приёмная комиссия ежедневно с 11:00 до 19:00
DMCA.com Protection Status