Бизнес-ассистент: обязанности и функции

Другой вопрос, что каждый из перечисленных помощников делает свою работу. Причем функции секретаря, например, или персонального помощника многие себе представляют. А какие дела выполняет бизнес-ассистент – обязанности какого характера на него возлагаются?

Поскольку такой специалист сегодня очень востребован, всем, кто планирует строить карьеру в сфере менеджмента, нужно разобраться с «содержанием» его работы. Так, разбираемся с ролью приближенного к руководителю эксперта, его сферой занятости и качествами, необходимыми, чтобы занять привлекательное место рядом с опытным топ-менеджером (у которого есть чему поучиться).

Кто такой бизнес-ассистент и зачем он нужен

Что можно заключить из самого определения должности:

• эксперт имеет дело непосредственно с руководителем организации (подразделения, филиала, отделения или отдела);
• сфера ответственности такого работника – рабочие вопросы, не связанные с обеспечением рабочего места начальника;
• в переводе с латинского assisto, значит, стоять рядом, то есть ассистент постоянно работает вместе с руководителем, помогая тому решать ряд подзадач в рамках осуществления управления вверенным подразделением.

Роль корпоративного помощника на любом предприятии весьма значима. Без его участия (или при условии его некомпетентности) начальство будет де-факто перегружено рутинными или малозначительными работами, что снизит эффетивность менеджмента в целом и приведет к слабым показателям по итогам очередного отчетного периода.

Да, такой работник важен. Что, кстати, в большинстве случаев, отражается на его зарплате. В среднем, если судить по вакансиям, она составляет от 60–80 тыс. рублей в месяц по регионам и порядка 80–100 тыс. рублей в Москве.

Функции и обязанности

Что касается должностных обязанностей, то они прописываются каждым работодателем в штатном расписании. И обязательно озвучиваются на собеседовании при поиске кандидата: наниматель заинтересован в том, чтобы человек понимал объем предстоящей работы.

Если же говорить в общем, то базовый набор функций помощника руководителя по бизнесу можно найти в п. 3.4 Профстандарта, утвержденного приказом Минтруда еще в мае 2015 года (№ 276н). Согласно документу, такой сотрудник обязан:

• отбирать источники данных по заданным критериям;
• обрабатывать информацию;
• формировать отчеты и другие документы, необходимые для подготовки проектов новых приказов, решений, распоряжений;
• информировать руководителя по итогам рассмотрения запросов и обращений персонала;
• рассматривать предложения, запросы, жалобы и другие обращения от кадров, контрагентов, контрольных государственных органов;
• готовить запросы на получение информации в налоговой прокуратуре, МВД и других инстанциях, если это необходимо;
• организовать решение вопросов, которые не требуют непосредственного участия руководства.

Функции

Отдельно можно выделить еще и функции, которые могут возлагаться (и часто возлагаются) именно на ассистента.

Сюда относится планирование и согласование рабочего графика руководителя, поддержка деловых контактов, проведение переговоров, в некоторых случаях – предварительных бесед с контрагентами. Сегодня, когда условия становятся все жестче (в плане ответственности юридических лиц по части проверки потенциальных партнеров), ассистент может также:

• вести запись переговоров;
• составлять протоколы собраний акционеров;
• сохранять удаленную переписку;
• формировать доказательную базу (подтверждение честной работы) по запросу налоговиков;
• посещать различные инстанции, если они требуют разъяснений;
• организовывать встречу с нотариусом (а иногда и заменять руководителя на заверении бланковых заявлений, если у него есть такие полномочия).

Отдельный список функций может быть связан с конкретным профилем компании, в которой работает помощник руководителя. В сервисных организациях, например, он часто занимается еще и поиском (проработкой возражений) новых клиентов. А на предприятиях, которые относятся к категории опасных объектов, ассистент может следить за соблюдением правил техники безопасности и заполнением соответствующей документации по регламенту.

Какими качествами должен обладать хороший ассистент

Набор обязательств, предписанных к исполнению штатным расписанием для ассистента, может отличаться в зависимости от профиля, размеров и укомплектованности персоналом работодателей. То же касается перечня функций, которые исполняются де-факто.

А вот требования, которые наниматель к нему предъявляет при приеме на работу, обычно одни и тот же. В частностях они, конечно, отличаются, но общих моментов больше.

Минимальный набор обязательных качеств

Так, в большинстве случаев помощник руководителя должен:

• иметь высшее образование;
• быть абсолютно преданным бренду, компании, начальнику;
• иметь хорошо развитое чувство такта и уметь производить приятное впечатление на окружающих;
• быть сообразительным;
• быть ответственным и исполнительным.

Диплом

Требования к профессиональной подготовке – это те самые частности, которые отличают вакансии от разных организаций. В некоторых случаях от претендента нужен диплом бакалавра или магистра по одному из направлений менеджмента (управление проектами, персоналом, финансами). Часто на работу в такой должности принимают людей с квалификацией:

• бухгалтера;
• экономиста;
• логиста;
• менеджера предприятий и организаций;
• маркетолога;
• корпоративного психолога.

Иногда требуется, чтобы образование было профильным (напрямую связанным с видом деятельности компании). В помощники руководителя на горнодобывающих, например, предприятиях, берут выпускников программ экономики или менеджмента в горном деле. В юридические бюро – выпускников юрфака. В образовательные заведения – педагогов с магистерским дипломом или бывших студентов факультета управления в образовательной сфере.

Управленческие и коммуникативные навыки

5 ключевых управленческих умений, которые если и не требуются, то точно пригодятся ассистенту руководителя по корпоративным вопросам: расстановка приоритеты, делегирование заданий, формирование команды, управление ресурсами и мотивация сотрудников. Для эффективного общения полезны презентационные, письменные, переговорные навыки, внимательность, знание иностранного языка и эмоциональный интеллект.

Работа с компьютером

В век IT нельзя оказаться на высоком посту без владения профессиональным софтом. Бизнес-ассистент руководителя, скорее всего, будет иметь с таким ПО дело чаще, чем начальник. Потому ему нужно хорошо разбираться в сетевом этикете, сервисах удаленного сообщения и контроля производительности работников. Важно уметь искать, фильтровать и обрабатывать данные, в том числе, с помощью специализированных программ, которыми пользуется компания.