Сотрудник работает с корреспонденцией, оказывает содействие при организации всевозможных встреч, корпоративов, занимается приёмом, обработкой поступающих в офис звонков, сообщений, запросов, выполняет личные поручения руководителя. Часто специалиста путают с секретарём. У них есть общие задачи, но объём и ответственность за них различны. Рабочие должности дифференцируются. Секретари, выполняющие преимущественно приём звонков, осуществляющие контроль документооборота, именуются референтами. Отвечающие за поручения руководителя по координации разноплановых мероприятий, называются офис-менеджерами.
Что входит в обязанности?
Если специалист с соответствующим образованием, опытом работы успешно справляется с возложенными функциями, фронт административных обязанностей постепенно растёт.
Помощник выполняет специфическую, узконаправленную деятельность. Полученный опыт работы считается бесценным для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице. Работа персонала включает положения, находящиеся среди непосредственных компетентностей директора подраздела. Важно знать суть производственного, управленческого, торгового аспекта узкой отрасли. Функции сводятся к:
- выполнению личных поручений руководителя;
- ведению переписок по почте, поддержанию связи с участниками производства по интернету;
- организации, сопровождению при поездках, на деловых мероприятиях, встречах;
- взаимодействию с коллегами, партнёрами, клиентами, поставщиками – оформление заказов, ознакомление с сервисом;
- ведению специфического документооборота агентства, всевозможных отчётов;
- работе в вебинарных комнатах, умению составлять чёткий план, документы по презентации для встреч;
- знанию календаря руководителя, заблаговременной подготовки к деловым поездкам;
- предоставлению по запросу соответствующей информационной базы;
- организации рабочего дня руководителя, расписания, напоминаниям о запланированных встречах, подписании документов, оформлении заказов;
- составлению протоколов проводимых руководителем совещаний;
- обеспечению комфортного рабочего места – забота о микроклимате, чистоте, уюте помещения руководителя;
- поддержанию корпоративного имиджа, соблюдению этических норм, обеспечению достойного сервиса обслуживания;
- осуществлению устного перевода, переработки документов;
- контролю за выполнением работниками поручений руководства;
- отслеживанию наличия используемой канцелярии, сопутствующих материалов, исправности техники;
- взаимодействию со службами производства;
- подготовке презентаций, речи руководителя для встреч, переговоров.
Должность требует опыт работы с офисной техникой, компьютерными программами. Специфика административной работы может отличаться – зависит от деятельности компании. Опыт работы накапливается под началом непосредственного начальника. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений руководителя различного характера, освобождая его время для обдумывания более глобальных задач компании.
Важны стрессоустойчивостью, умение хладнокровно справляться с трудностями. Способность держать под контролем одновременно несколько занятий – неоценимое умение, которое пригодится как в остальных сферах жизни, так и другой работе на разных должностных уровнях. Обязанности личного помощника часто трудно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода внештатным рабочим ситуациям не обойтись.
Выполнять возложенные задачи следует надлежащим образом – своевременно улучшать имеющиеся умения, расширять круг знаний. Сотрудник несёт персональную ответственность за недобросовестность или некомпетентность – материальную, дисциплинарную. К грубым нарушениям относятся: занятие личными делами во время работы, халатность, невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, грубость.
Какое нужно образование?
У требований к вакансии значится высшее образование, для продуктивной работы под началом руководителя требуется диплом бакалавра или магистра. Университеты «Синергия» предлагает освоить такую программу заочно или онлайн. Среди ключевых дисциплин:
- Основы бухгалтерского учёта;
- Тонкости кадрового делопроизводства;
- Основы менеджмента;
- Методология бизнес-процессов;
- Базовая экономика.
Знания из области корпоративной психологии, тайм-менеджмента, конфликтологии, управления кадрами также окажутся полезными для работы. Знание иностранного языка окажется значимым для соискателя на должность. Чаще требуется английский, но в зависимости от национальности компании-партнёра, в приоритет ставится язык определённой страны. Во время прохождения профильных курсов, получения высшего образования, не лишним заняться самообучением, саморазвитием – читать тематически статьи, изучать пособия, мастер-классы, выступления экспертов. Центр по работе с выпускниками поможет составить грамотное резюме, найти подходящие объявления, организовать собеседование в интересующей компании.
Какие профессиональные навыки необходимы?
Для успешной работы важны определённые навыки. К ним относятся:
- умение обрабатывать информацию всевозможных форматов – анализ, выделение основополагающих, второстепенных аспектов, структурированная переработка;
- понимание документации;
- грамотный русский – отсутствие в речи, письме орфографических, пунктуационных, стилистических, иных ошибок;
- знание иностранного (чаще английский);
- умение просчитывать альтернативные сценарии развития событий;
- креативный подход к достижению результата;
- развитый эмоциональный интеллект – способность контролировать собственные чувства, а также влиять на эмоции, распознавать оптимальные моменты для реализации методов их регулирования ситуации;
- оперативное освоение, структурирование календаря директора;
- планирование времени с учётом сроков достижения поставленных задач, сведение к минимуму рисков, способных замедлить темп работы;
- ведение социальных сетей, курирование сайтов (администрирование порталов на популярных платформах, поиски, взаимодействие с фрилансерами) – ведение тематического канала, подходящего контента, определение интересов целевой аудитории, умение грамотно, лаконично, доступно публиковать информацию, оценить результаты;
- навык выстраивать продуктивные коммуникации с клиентами или коллегами, доступно формулировать мысли, избегать конфликтных ситуаций.
Спектр интересов руководителя крупной организации может обуславливать неоднозначные запросы, требующие оперативное предоставление актуальных сведений. Кандидат должен быть готовым разбираться в незнакомых темах, быстро осуществлять поиск, выделять главное и структурировать суть в доступный для понимания формат. При этом работа может носить как очный, так и онлайн характер.
Требуемые личные качества
Помимо навыков, к работнику предъявляется ряд требований к личным качествам. Среди них:
- любознательность, стремление к саморазвитию;
- самодисциплина, исполнительность;
- внимательность, ответственность;
- амбициозность;
- готовность к оказанию помощи;
- стремление завершить начатое дело;
- стрессоустойчивость, трудоголизм.
Наравне с перечисленными личными качествами важна и преданность интересам компании, конфиденциальной информации. Важен и опрятный внешний вид, умение произвести соответствующее впечатление с первых минут общения.
Актуальность профессии
Специализация получает всё большее признание на рынке. Профессия включает разнообразный, широкий, многогранный функционал. Для высококлассного работника нет ничего нерешаемого. Универсального кандидата будут рады видеть в любой организации. Предприниматели разных масштабов нуждаются в дополнительной поддержке и помощи при планировании и реализации положений из календаря руководителя. Отдельно ценится уже имеющийся опыт работы.
Плюсы и минусы профессии
Должность помощника руководителя имеет достоинства и недостатки. Среди плюсов выделяют:
- опыт работы с преуспевающим руководителем, что оказывается полезным для беспрепятственного продвижения по карьерной лестнице в дальнейшем;
- участие в деловых встречах, перспективные знакомства, обучение тактики ведения переговоров, совещаний;
- совершенствование качеств, навыков и умений;
- усвоение логики и принципов принятия стратегических решений по контракту, поставке, договору на основе действий руководителя;
- усвоение принципов продуктивного разрешения конфликтных ситуациях, их предотвращения;
- развитие социального интеллекта – мастерство установления контакта, вне зависимости от возраста, занимаемого статуса, набора личностных черт человека;
- неограниченные возможности проявить себя, продемонстрировать внутренний потенциал, добиться признания руководителя.
Находясь на непосредственном попечении у руководителя, подопечный получает неограниченные перспективы для дальнейшего карьерного роста, одновременно с этим развивается в разных областях знаний. Приложенный труд оказывается оправдан на практике, стимулирует самосовершенствование, работоспособность, выносливость.
Помимо достоинств, специализация обладает и некоторыми недостатками. Сложных задач в работе не избежать. Преимущественно они связаны с ненормированным графиком, который вынуждает быть мобильным, много времени проводить на ногах, пренебрегать планами, жертвовать свободным временем. Особые требования предъявляются и к внешнему виду – молодой возраст, отсутствие татуировок, пирсингов и других вызывающих деталей, приятная внешность.
Средняя заработная плата специалиста
Нет настолько многогранной должности, как помощник руководителя, реализующейся как очно, так и онлайн. График выматывающий, но получаемый во время работы опыт бесценен.
Средняя месячная оплата оказываемых услуг составляет от 30 до 35 тысяч рублей при наличии высшего образования. При работе в офлайн-режиме к этому прибавляется официальное трудоустройство, 40-часовая рабочая неделя и оплачиваемый отпуск. Уровень заработной платы может обсуждаться индивидуально и будет зависеть от наличных компетенций, опыта работы.
Грамотные ассистенты с высшим образованием, а, тем более, опытом работы, ценятся в офисе, всячески поощряются за выполненную административную работу – премии, лояльность начальника к просьбам, предоставление дополнительных льгот. Амбициозный сотрудник в силах улучшить работоспособность отдельного подразделения, обеспечить рост прибыли предприятия. На практике подручный руководителя крупной организации — лицо компании, ценный кадр, держащий под контролем рабочие процессы, отвечающий за решение организационных вопросов, поручений.
