Профессия секретарь-референт, или личный секретарь – не только надежный помощник, но и глаза, уши и руки любого руководителя. В то время, как начальник занимается своей прямой деятельностью, функция секретя – обеспечивать организационную и управленческую работу. Первые представители профессии появились еще в древности, причем у них было всего две задачи: давать советы хозяину и хранить все его секреты. Иными словами, секретаря можно назвать душой любой компании или организации. Что должен уметь секретарь, чтобы стать квалифицированным специалистом и незаменимым сотрудником для начальства?
Требования к образованию
Секретарь должен выполнять следующие обязанности:
- Работа с посетителями, телефонными звонками, корпоративной почтой;
- ведение внутренней документации компании;
- организация рабочего дня руководителя;
- решение хозяйственных вопросов (заказ канцтоваров);
- оказание мелких услуг сотрудникам (бронирование билетов, гостиниц и т.д.).
Образование у специалиста данного профиля может быть средним, но среди руководителей крупных компаний востребованы специалисты с высшим образованием. Обучение секретарей проводится на специальных курсах, но освоить данную профессию и найти достойную работу могут те, кто получил гуманитарное или торговое образование.
Университет «Синергия» предлагает желающим работать в данной сфере деятельности следующие специальности: менеджмент, перевод и переводоведение, банковское дело, государственное и муниципальное управление. Они дают возможность получить базовые знания и навыки, необходимые для работы секретарем – работа на ПК, делопроизводство, организационная психология.
Дополнительные профессиональные навыки
В крупных организациях и госструктурах к секретарям выдвигаются особые требования, в числе которых знание иностранных языков и делового этикета. Сотрудники компаний, которые работают на международном уровне, занимаются не только делопроизводством и приемом посетителей, но и организацией конференций, деловых встреч, фуршетов и т.д., поэтому дополнительные навыки часто являются основополагающими при устройстве на работу.
Необходимые личностные качества
Так как секретарь принимает клиентов, партнеров и посетителей компании, одно из основных его качеств – приятная, презентабельная внешность (касается как женщин, так и мужчин), доброжелательность и терпимость, высокий культурный уровень. Речь должна быть грамотной, хорошо поставленной, дикция – правильной и четкой. Представители данной профессии должны быть пунктуальными, стрессоустойчивыми, коммуникабельными, иметь организаторские способности. Немаловажную роль играет готовность к ненормированному рабочему графику и навыки психолога – умение найти подход к любому человеку, выслушать его и сохранить услышанное в секрете.
Актуальность и перспективы данной профессии
Личный секретарь есть у каждого уважающего себя руководителя разных сфер деятельности, поэтому профессия считается одной из наиболее востребованных и актуальных. В небольшую компанию может устроиться человек без опыта работы – необходимо только знание ПК и делопроизводство. Заработная плата новичка составляет 10-15 тыс. рублей, опытных специалистов – от 25 тыс.
Возможность карьерного роста зависит от величины и специфики работы компании. В небольших фирмах сотрудник может рассчитывать только на расширение круга обязанностей, а в крупных компаниях продвижение по карьерной лестнице вполне реально – от секретаря руководителя низшего звена до помощника генерального директора. В любом случае навыки и знания, которые получает секретарь, открывают массу возможностей для последующего развития.
